5 kluczowych powodów, dla których warto zainwestować w system ERP

Systemy ERP przydatne są z wielu powodów. Ich głównym zadaniem jest ułatwienie zarządzania firmami, których działanie opiera się na współpracy kilku działów. Popularność tego rozwiązania rośnie, głównie ze względu na możliwość łatwego wdrożenia i szybkiego zwrotu z inwestycji w oprogramowanie. W naszym artykule przedstawimy pięć najważniejszych powodów, dla których warto wprowadzić system ERP.

Czym jest system ERP?

Podstawa działania systemów ERP nie jest nowa, ponieważ już od lat wprowadzane były systemy umożliwiające koordynowanie pracy wielu działów w firmach produkcyjnych. Przewagą tego konkretnego rozwiązania było zintegrowanie całej firmy w jednym systemie. Dobrze zaprojektowany system ERP pozwala na zarządzanie działami takimi jak:

• Magazyn,
• Produkcja,
• Kontrola jakości,
• Księgowość,
• Dystrybucja.

Dzięki temu z poziomu jednego terminala można kontrolować cały proces, a poszczególne działy mają bieżący dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów. Zalety tego rozwiązania są zauważalne dla każdej firmy.

Dlaczego ważna jest automatyzacja procesów?

Klasyczne prowadzenie firmy produkcyjnej wiąże się z generowaniem dużej ilości dokumentów i dostarczaniem ich do wszystkich działów, przez co niezbędne są liczne kopie oraz konieczność ich skutecznej archiwizacji. System ERP automatyzuje ten proces i sprawia, że ryzyko wystąpienia błędów jest dużo mniejsze. Zmniejsza się też ryzyko błędu wynikającego z czynnika ludzkiego, ponieważ wszystkie dane i dokumenty wprowadzane są raz zgodnie z przyjętą procedurą. W ten sposób automatycznie sprawdzana jest poprawność wprowadzonych danych, do których dostęp ma każdy uprawniony dział firmy. Zautomatyzowane są również wszystkie czynności powtarzalne, dzięki czemu trudniej jest przeoczyć konkretne zadania, niezbędne do wykonania z określoną regularnością.

Czy system ERP usprawnia działanie magazynu?

Zarządzanie stanami magazynowymi jest zadaniem wymagającym, ponieważ cały czas trzeba dbać o posiadanie odpowiednich produktów na stanie, bez jednoczesnego przechowywania zbędnych nadwyżek, ponieważ wiąże się to ze wzrostem kosztów. System ERP umożliwia bieżącą kontrolę stanów magazynowych i ułatwia składanie zamówień na poszczególne produkty. Możliwe jest też zautomatyzowanie procesu zamówień, dzięki czemu system sam będzie generował stosowne dokumenty, by utrzymać właściwe ilości produktów niezbędnych do utrzymania ciągłości produkcji. Bardzo łatwo też wprowadzać można bieżące zmiany związane ze zwiększeniem lub zmniejszeniem produkcji, zależnie od sytuacji rynkowej. Daje to możliwość szybszej reakcji i optymalnego wykorzystania przestrzeni magazynowej.

Jaki wpływ na firmę ma dostęp do raportów i analiz?

Księgowość doceni możliwości systemu ERP z zakresu przeprowadzania analiz finansowych oraz generowania raportów okresowych. Dzięki nim na bieżąco można kontrolować koszty produkcji na poszczególnych jej etapach oraz wprowadzać oszczędności w miejscach, gdzie nie wpłyną one negatywnie na jakość oraz czas produkcji. Opcja ta jest przydatna również w przypadku zarządzania zasobami ludzkimi, ponieważ umożliwia bieżące przekierowywanie siły roboczej w miejsca o większym zapotrzebowaniu, co usprawnia proces produkcyjny.

Czy warto mieć wspólną bazę danych?

Zebranie wszystkich danych i dokumentów w jednym systemie ERP sprawia, że każdy dział ma dostęp do informacji, niezbędnych do jego prawidłowego funkcjonowania. Nie ma konieczności generowania papierowej dokumentacji i znika ryzyko wystąpienia błędów związanych z czynnikiem ludzkim. Dział produkcji ma cały czas dostęp do aktualnych stanów magazynowych dzięki czemu prostsze jest rozłożenie zadań w czasie, a dystrybucja może z większą dokładnością rozplanować wysyłki do klientów, oszczędzając nie tylko czas, ale optymalizując też koszty spedycji.

W jaki sposób system ERP umożliwia wprowadzenie oszczędności?

Dużą zaletą systemów ERP jest możliwość wprowadzenia oszczędności na wielu etapach produkcji. Spadają koszty magazynowania, ponieważ wszystkie niezbędne półprodukty zamawiane są w ilościach niezbędnych do utrzymania ciągłości produkcji, bez konieczności przechowywania nadwyżek. W połączeniu z optymalizacją wykorzystania zasobów ludzkich ogranicza to koszt pracy i pozwala na uniknięcie konieczności okresowego zatrudniania dodatkowych pracowników. Zmniejsza się ryzyko związane z błędami produkcyjnymi powstającymi najczęściej przez nadprodukcję towaru, na który nie ma zapotrzebowania. Możliwe jest też zwiększenie wielkości sprzedaży, poprzez usprawnienie wysyłki i poprawienie kontaktu z klientem. Integracja z systemem rozliczeń finansowych umożliwia też lepszą kontrolę terminów płatności, dzięki czemu uniknąć można odsetek związanych z opóźnieniami, oraz poprawić ściągalność należności od klientów.