Archiwizacja dokumentów – meble niezbędne w biurze

Archiwizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych zadań z których muszą się wywiązywać pracownicy biurowi. Bez względu na skalę czy rodzaj działalności firmy, każde przedsiębiorstwo posiada ważne umowy, które trzeba przechowywać z myślą o kontrolach czy wykorzystaniu zawartych w nich informacji w przyszłości. W celu ułatwienia takich obowiązków warto zainwestować w szafy kartotekowe, które najlepiej sprawdzają się do zabezpieczania istotnej dokumentacji.

Szafy aktowe pomagają utrzymać porządek w przestrzeni biurowej

Przy każdym profilu działalności firma musi się liczyć z tym, że w toku prowadzenia biznesu pojawią się znacznie ilości dokumentów. Obecnie dostrzegalny jest wyraźny trend dotyczący cyfryzacji, lecz nie wszystko można przechowywać w formie elektronicznych plików. W dalszym ciągu obowiązuje dużo wymogów dotyczących papierowych wersji zawieranych umów czy otrzymywanych i wystawianych faktur. Zawierają one ważne informacje, które mogą być potrzebne na co dzień, a odpowiednie pokwitowania są niezbędne w przypadku czynności kontrolnych wykonywanych przez urzędy i inne państwowe instytucje. Przystosowane do takich celów szafy będą najlepszym rozwiązaniem, ponieważ pozwalają na dobre zorganizowanie przestrzeni i uniknięcie sytuacji w których pisma będą zalegać na półkach czy biurkach. Dzięki temu w biurze zachowany jest porządek, co usprawnia codzienne funkcjonowanie pracowników i zrobi zdecydowanie lepsze wrażenie na kontrahentach, którzy przybędą na rozmowy czy w celu finalizacji umów. Dzięki takim meblom można również uniknąć sytuacji w której dokumenty zostaną zgubione lub ulegną zniszczeniu. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze mebli do przechowywania dokumentów? 

Szafy na akta powinny być funkcjonalne, posiadając wewnętrzny układ półek i szuflad, który będzie dostosowany do trzymania wydruków w przejrzysty i usystematyzowany sposób. Zależnie pod potrzeb czy rozmiarów przechowywanych materiałów papierowych powinno się wybrać meble o właściwej pojemności. W przypadku dużej liczby umów czy katalogowania dokumentacji w większym formacie A2 czy A1, warto wybrać szafy z głębokimi szufladami. Rozsądnym wyborem będą meble zamykane, ponieważ chroni to druk przed oddziaływaniem światła słonecznego i ogranicza gromadzenie się kurzu na samym papierze. 

Dlaczego warto wybrać meble metalowe? 

Przy archiwizacji dokumentów trzeba zadbać nie tylko o dobrą organizację, ale i bezpieczeństwo przechowywanych katalogów. Z tego względu optymalnym rozwiązaniem są szafy metalowe RODO, które są o wiele bardziej wytrzymałe od takich drewnianych. Będą przy okazji łatwiejsze w utrzymaniu w czystości i lepiej chronią przed wilgocią czy światłem. Metal jest tworzywem o dużej odporności względem ognia i wysokich temperatur, więc wykonane z niego meble stanowią dodatkowe zabezpieczenie na wypadek sytuacji pożarowych. Poza walorami praktycznymi, wyposażenie z tego materiału zapewnia nowoczesny wygląd mebli, które będą tym samym pasowały do przestrzeni biurowych. 

Dokumenty są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności. W każdym biurze powinny się zatem znaleźć pojemne szafy, najlepiej metalowe, które posłużą do przechowywania takich wydruków w uporządkowany i bezpieczny sposób.