Co to jest numer KRS i czy musisz do posiadać?

W polskim systemie prawnym funkcjonuje wiele rejestrów o charakterze ogólnodostępnym. Można wskazać choćby na NIP lub REGON, a także KRS, który pod wieloma względami zapewnia dostęp do najszerszej bazy wiedzy o polskich firmach, fundacjach, ale i dłużnikach niewypłacalnych. Co jeszcze trzeba o nim wiedzieć?

Krajowy Rejestr Sądowy – historia, podstawowe informacje

Pierwsze kroki zmierzające do powstania KRS-u poczyniono już w 1997 roku. 20 sierpnia weszła w życie ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym, która przewidywała, że w jego skład wejdą też informacje z rejestru handlowego czy rejestru fundacji. Ustawodawca zdecydował, że lepiej będzie zintegrować je w ramach nowego zbioru danych, zamiast zostawiać kilka baz, które wciąż funkcjonowałyby w przestrzeni publicznej.

Oficjalne uruchomienie Krajowego Rejestru Sądowego nastąpiło pierwszego stycznia 2001 roku. Na początku system działał w wersji „analogowej”. Aby uzyskać dane z odpisów, konieczna była osobista wizyta w wybranym Sądzie Rejonowym.

Aby zapewnić dostęp do KRS-u jak największej liczbie osób, zdecydowano, że najlepiej będzie stworzyć co najmniej jedną filię z dostępem do zgromadzonych tam danych w każdym województwie. W rejonach zamieszkanych przez dużą ilość osób, a więc na przykład na Śląsku i na Mazowszu, rejestr można przeglądać w kilku sądach.

Mimo tego, że ustawodawca bardzo długo pracował nad tym, by dostęp do bazy był jak najbardziej powszechny, to podczas każdorazowej wizyty w odpowiednim sądzie trzeba było składać odpowiedni wniosek. Sam proces także potrafił być dość długotrwały.

Wielką rewolucją okazało się uwolnienie rekordów z Krajowego Rejestru Sądowego i udostępnienie bazy za darmo przez internet. Dziś można przeglądać zgromadzone tam informacje między innymi za pośrednictwem serwisu ALEO.com. Można też pobrać tam elektroniczne wersje odpisów: https://aleo.com/pl/funkcje/baza-firm/wyszukiwarka-krs.

Kto musi mieć numer KRS?

Mimo tego, że nie wszyscy muszą rejestrować się w Krajowym Rejestrze Sądowym, to o wiele prościej wskazać podmioty, które muszą mieć swój identyfikator niż te, które ustawodawca zwolnił z tego obowiązku. Reguluje to zresztą artykuł 36 Ustawy o KRS z 1997 roku z późniejszymi zmianami.

Muszą tam znaleźć się osoby, które prowadzą spółki jawne, partnerskie, komandytowe czy komandytowo-akcyjne. Bez numeru KRS nie mogą też obyć się spółki z o.o. i akcyjne, a także różne rodzaje spółdzielni i instytutów badawczych.

Identyfikator w Krajowym Rejestrze Sądowym posiadają też firmy państwowe, a także urzędy gminne i ich jednostki organizacyjne, na przykład służby komunalne czy straże gminne. Numer w KRS mają też firmy z kapitałem zagranicznym, wliczając w to grono ubezpieczalnie spoza Polski, które działają na naszym rynku.

W KRS muszą też rejestrować się fundacje i tak zwane stowarzyszenia rejestrowe oraz zakłady opieki zdrowotnej. Jeśli fundacja lub stowarzyszenie nie ma tego identyfikatora, to proces pozyskiwania przez nią funduszy z programów pomocowych jest bardzo utrudniony, a zdaniem wielu osób wręcz niemożliwy.

W gronie posiadaczy KRS-u od 20 grudnia 2020 roku niedobrowolnie znaleźli się też dłużnicy niewypłacalni. Ustawodawca wyszedł tutaj z bardzo rozsądnego założenia, że upublicznienie listy takich podmiotów może pomóc wielu firmom chronić swoje mienie.

Możliwość szybkiej weryfikacji potencjalnego dłużnika w Krajowym Rejestrze Sądowym będzie mogła zaważyć na tym, czy przedsiębiorca zdecyduje się z takim podmiotem nawiązać współpracę, jednocześnie ryzykując, czy w trosce o finanse firmy, zdecyduje się odmówić.

Jak nadaje się numer KRS?

Zwykle jest on nadawany automatycznie, jednak czasem może zdarzyć się sytuacja, kiedy wybrany podmiot musi samodzielnie dokonać zgłoszenia do systemu. Można skorzystać w tym celu z ogólnodostępnego urzędowego formularza. W zależności od osobowości prawnej firmy mogą to być m.in. druki z oznaczeniami KRS D1, D2 lub KRS W1 do W20.

Wniosek jest płatny. Ustawodawca przewiduje kwotę wynoszącą 200 złotych za zarejestrowanie spółki. Kwota rośnie do 250 PLN, gdy korzystamy z wniosku o dokonanie zmiany, która dotyczy podmiotu uprzednio wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego.

Osoby, które dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, mogą składać odpowiednie dokumenty przez sieć. Można też autoryzować złożenie takiego wniosku poprzez swoje konto w rządowej platformie ePUAP, co dodatkowo skraca czas na założenie takiego zlecenia w systemie.

Z czysto praktycznego punktu widzenia o wiele lepiej jest składać formularze online. Znacznie skraca to czas niezbędny do uzyskania swojego identyfikatora w Krajowym Rejestrze Sądowym. Za sprawą pandemii COVID-19 czas oczekiwania dla wniosków składanych na tradycyjnym, „papierowym” formularzu w 2020 roku wydłużył się z kilku tygodni nawet do kilku miesięcy.

Pokazuje to dość dobitnie, że system związany z przyznawaniem numerów KRS wymaga zmian i mimo tego, że rejestr uchodzi za bardzo kompleksowy pod kątem gromadzonych tam danych, to jego cyfryzacja musi wejść na zupełnie nowy, o wiele wyższy poziom niż obecnie.