Co to jest system ATS?

Czy proces rekrutacji można usprawnić, jednocześnie podnosząc jego standard, a obniżając koszt? Można! Osiągniesz to dzięki systemowi ATS. Sprawdź, co to za narzędzie.

Plan artykułu:

1. Czym jest system ATS?
2. Jak działa ATS?
3. Czym się kierować przy wyborze systemu ATS?
4. Czy wdrożenie ATS w firmie przynosi korzyści?

Czym jest system ATS?

System ATS (Applicant Tracking System) to program, który usprawnia pracę specjalistów ds. rekrutacji, umożliwiając im śledzenie zgłoszeń kandydatów, biorących udział w procesie rekrutacyjnym. Jest efektywnym narzędziem, pozwalającym automatyzować wiele powtarzalnych zadań związanych z przebiegiem rekrutacji. Może działać jako niezależne oprogramowanie, albo być częścią rozbudowanego systemu HRM.

Jak działa ATS?

ATS wspiera kluczowe etapy procesu rekrutacji:

• pełni funkcję bazy kandydatów – umożliwia gromadzenie danych o kandydatach, sortuje je dzięki wbudowanym filtrom, ułatwia wyszukiwanie informacji o kandydacie, weryfikuje kandydatów np. poprzez przyporządkowywanie ich zgłoszeń do wybranych słów kluczowych;
• ułatwia prowadzenie kandydatów przez całą ścieżkę rekrutacyjną – od złożenia CV przez kandydata do złożenia oferty pracy wybranemu kandydatowi – rekruter może śledzić pełną drogę kandydata przez wszystkie etapy lejka rekrutacyjnego;
• usprawnia kontakt działu HR z wybranym kandydatem – dzięki funkcjom wiadomości i powiadomień, a także dzięki możliwości dodawania notatek przez rekrutera do każdego etapu procesu;
• umożliwia monitorowanie przepływu kandydatów i analizę skuteczności procesu – dzięki możliwości tworzenia własnych raportów lub opcji korzystania z gotowych szablonów raportów.

Czym się kierować przy wyborze systemu ATS?

Aby wdrożyć właściwy system ATS w swojej firmie, musisz najpierw określić zakres swoich potrzeb. Jakie problemy chcesz rozwiązać? Jakie funkcje będą przydatne?

Szukaj systemu, który będzie wspierał wszystkie etapy rekrutacji i nie okaże się być tylko imitacją arkusza kalkulacyjnego. Powinien umożliwiać Ci sprawne przeszukiwanie bazy kandydatów z zastosowaniem filtrów i ułatwiać kontakt z kandydatami.

Najważniejszą funkcją, na której powinieneś się skupić będzie opcja przenoszenia poszczególnych kandydatów pomiędzy etapami. Dzięki temu na pierwszy rzut oka zobaczysz, kto otrzymał od nas telefon, kto został umówiony na spotkanie, kto został odrzucony, a do kogo przesłano ofertę zatrudnienia. Dzięki temu każdy rekruter będzie miał pełen obraz przebiegu procesu rekrutacji, a żaden z kandydatów nie zostanie omyłkowo pominięty. 

ATS powinien pozwalać też na pozyskiwanie kandydatów z różnych źródeł, np. portali pracy, grup społecznościowych i Social Mediów.

Jeśli wytypowałeś już jakiś system, upewnij się, że posiada funkcje raportowania oraz ankietowania i testowania kandydatów.

Pamiętaj, że ATS musi działać zgodnie z prawem i chronić prywatność oraz dane wrażliwe kandydatów stosując się m.in. do wymogów RODO. Przydatną funkcją może być też podpis elektroniczny, który ułatwi kandydatowi akceptację Twojej oferty pracy.

Jeśli nie wiesz od jakiego oprogramowania zacząć, możesz wypróbować system ATS od firmy PeopleForce. To tegoroczny debiutant na środkowo-wschodnim rynku HR. Jeśli kwestia wdrożenia nie jest bardzo pilna, wyślij zapytanie do dostawcy i przetestuj wersję demo systemu.

Czy wdrożenie ATS w firmie przynosi korzyści?

Oczywiście! Jeżeli dopasujesz system do swoich potrzeb, jego wdrożenie przyniesie Ci szereg korzyści.

• Dzięki ATS zwiększysz wydajność pracowników, bo zautomatyzujesz część potwarzalnych i długotrwałych czunności. Np. korzystając z szablonów treści, wyślesz zaproszenie na rozmowę wielu kandydatom równocześnie oraz będziesz multipostować na różnych platformach, co przyśpieszy proces umieszczania ofert pracy.
• ATS odciąży Cię z konieczności gromadzenia papierowej dokumentacji. Wszystkie CV zbierzesz wygodnie w jednej bazie, uzupełnisz o notatki rekruterów. W systemie odznaczysz również treść oferty przesłanej do kandydata.
• Szybszy i wydajniejszy proces rekrutacji generuje spore oszczędności finansowe. Raz, że szybciej znajdziesz właściwego kandydata, a dwa – rekruterzy spędzają mniej roboczogodzin na poszukiwaniach.
• Wybór właściwych kandydatów i odsiewanie tych nierokujących, to też niższa rotacja personelu, a więc niższe koszty zatrudnienia.
• Dzięki wykorzystaniu ATS uporządkujesz również swoją komunikację z kandydatami i zapewnisz im ten sam rodzaj doświadczeń. Przejrzysty sposób komunikowania się, jasne komunikaty, terminowe odpowiedzi – to przełoży się na wyższy poziom candidate experience, czyli stopień zadowolenia kandydata z udziału w rekrutacji. Ten z kolei może zapewnić dobrą opinią o firmie na rynku pracy. A z dobrą opinią będzie Ci łatwiej prowadzić kolejne rekrutacje.

Podsumowując, odpowiedni system ATS dostarczy Ci wiele funkcjonalności, które usprawnią procesy rekrutacyjne. Przełoży się to bezpośrednio na wyższą efektywność pracy działu HR, a w konsekwencji – na wymierne oszczędności finansowe firmy i jej szybszy rozwój.