Czym jest DocuSafe® ?

DocuSafe® to system przeznaczony do przepływu dokumentów drogą elektroniczną i wspierający pracę na każdym obszarze funkcjonowania biznesu. Elektroniczne sterowanie dokumentacją pozwala bowiem na harmonijny obieg dokumentów w każdym możliwym oddziale firmy.

DocuSafe® posiada wiele nieocenionych zalet. Dzięki niemu kadra zarządzająca ma możliwość bezzwłocznego wglądu w rezultaty pracy poszczególnych pracowników, jak i kontroli nad terminową realizacją zadań. Z tego względu system jest idealnym rozwiązaniem w kancelariach i sekretariatach dzięki zapewnieniu całkowitej kontroli nad przebiegiem przesyłek nadawanych i otrzymywanych. Elektroniczna kancelaria w zauważalny sposób podnosi poziom efektywności pracowników i zmniejsza koszty poprzez zastosowanie narzędzi do skanowania poczty przychodzącej. Dodatkowo system wyposażony jest w moduł automatycznego filtrowania, sortowania i przesyłania należytych listów wraz z dokumentami stanowiącymi kompletną korespondencję.

System DocuSafe® cechuje się funkcjonalnością w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów. Zachowanie i rozróżnianie wszelkiej dokumentacji w systemie ukazuje procesy mające miejsce w danej jednostce organizacyjnej. Takie wersje dokumentów trafiają do archiwum cyfrowego, w którym zastosowanie mają narzędzia służące do rozróżniania znaków, jak i całych tekstów w pliku graficznym (tzw. OCR dokumentów). Metoda OCR umożliwia szybkie oraz dokładne wyszukanie konkretnego pisma. Elektroniczne archiwum dokumentacji jest w pełni zintegrowanym wsparciem dla absolutnie każdej organizacji.

Pracę z dokumentem w systemie DocuSafe® automatyzuje silnik Workflow, na którym włączony jest przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami z jednoczesnym użyciem mechanizmów automatyzujących procesy biznesowe częściowo lub w całości, a także w zgodzie ze schematem obiegu dokumentów w danej firmie. System Workflow jest nowoczesną i – przede wszystkim – bezpieczną opcją służącą do obiegu pracy drogą elektroniczną. Wszystkie procesy mogą ulec właściwej modyfikacji oraz dostosowaniu do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Podgląd historii dekretacji i raporty umożliwiają pełną kontrolę oraz optymalizację czasu obiegu stosownej dokumentacji.

Artykuł opracowany dzięki materiałom znajdującym się na stronie firmy DocuSafe.