Do kiedy można podjąć decyzję o przejściu na e-akta?

Przepisy nie precyzują terminu zmiany formy prowadzenia akt osobowych pracownika z papierowej na elektroniczną. O tym czy do niej dojdzie, zależy do pracodawcy. Jeśli nie dokona on jej od 1 stycznia 2019 r., decyzję o przejściu na elektroniczne akta osobowe będzie mógł podjąć w każdym momencie, również po tym terminie.

Elektroniczne akta osobowe (e-akta) od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników. Umożliwi ona pracodawcom wybór formy prowadzenia akt osobowych (elektronicznej lub papierowej), a także dokonywania w tym zakresie zmian.

Już w dotychczasowej praktyce zdarzało się, że w jednostkach o wysokim poziomie „digitalizacji” obiegu informacji akta osobowe były prowadzone w formie elektronicznej. Spotykało się z to z negatywną oceną Państwowej Inspekcji Pracy, stającej na stanowisku, że dokumentacja pracownicza musi był prowadzona w formie papierowej. Nowelizacja wchodząca w życie od początku 2019 r. legalizuje taką praktykę.

Pytanie Czytelnika: Czy jest konkretny i ostateczny termin przejścia na e-akta? Czy do końca 2018 roku pracodawca musi zdecydować o formie prowadzenia od 2019 r. akt w wersji tradycyjnej lub elektronicznej?

1 stycznia 2019 r. jest datą wejścia w życie przepisów nowelizujących Kodeks pracy, nie zaś terminem, od którego pracodawcy mają obowiązek wprowadzenia akt elektronicznych.

Celem wprowadzanych zmian jest „uelastycznienie” możliwości działania pracodawców, nie zaś nałożenie na nich obowiązków wdrożenia rozwiązań elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Ustawodawca nie określił daty, w której wszyscy pracodawcy mają zastosować się do elektronicznej dokumentacji pracowniczej, wskazał natomiast, że zmiana wymaga powiadomienia pracowników o jej dokonaniu. Pracownicy mają również prawo odbioru dokumentacji prowadzonej w dotychczasowej formie. Należy więc liczyć się z tym, że proces „digitalizacji” dokumentacji pracowniczej będzie przebiegał stopniowo.

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną ma polegać na  sporządzeniu odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Uwaga: Trudnością dla pracodawców może być fakt, że dostęp do akt musi być zapewniony także pracownikom, a więc także oni powinni dysponować jedną ze wskazanych form uwierzytelniania w systemie, celem np. odbioru danych.

Podstawa prawna:

• art. 1 pkt 3 i pkt 4 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Maria Kucharska-Fiałkowska
www.portalkadrowy.pl