eDeklaracje – patent na PIT-y

Początek roku to zmora wystawiania setek deklaracji PIT i ich wysyłki do wielu urzędów skarbowych. Niemal we wszystkich tych pracach może wyręczyć aplikacja firmy GAVDI: eDeklaracje.

Wystawianie PIT-ów wymaga przygotowania dla każdego pracownika i współpracownika firmy odpowiedniego dokumentu podatkowego w 3 egzemplarzach – jeden trzeba mu doręczyć, drugi wysłać do odpowiedniego urzędu skarbowego, trzeci dołączyć do teczki osobowej pracownika. Dwie z tych niezwykle pracochłonnych czynności w pełni automatyzuje rozwiązanie eDeklaracje: szybko generuje masowe ilości deklaracji elektronicznych w odpowiednim formacie, umożliwia ich podpisanie za pomocą podpisu elektronicznego i skuteczną wysyłkę do specjalnej internetowej bramki Ministerstwa Finansów, gdzie następnie odbywa się przekazanie deklaracji do serwerów odpowiednich Urzędów Skarbowych. Nie musimy także drukować dokumentów i wkładać ich do teczek personalnych, bo system eDeklaracje został wyposażony w elektroniczne archiwum wystawionych PIT-ów i potwierdzeń ich odbioru przez Urząd Skarbowy. Archiwum można przeszukiwać według wielu kryteriów i w razie potrzeby wyświetlić i wydrukować potrzebny dokument.

Rozwiązanie eDeklaracje przede wszystkim istotnie odciąża pracowników Działów Płac, ale pozwala także zaoszczędzić na papierze, kosztach druku, wysyłki czy doręczenia. –  To  niebagatelne kwoty. Uznaliśmy, że opłata licencyjna powinna równoważyć roczne wydatki na dystrybuowanie papierowych PIT-ów. Skalkulowaliśmy cenę tak, aby w każdym przedziale cenowym, zależnym od liczby obsługiwanych pracowników, inwestycja w eDeklaracje zwracała się po roku. Kolejny rok pracuje wtedy na zyski, klient ponosi tylko koszty utrzymania aplikacji, w ramach której otrzymuje od GAVDI aktualizacje oprogramowania, bo – jak wiemy  – co roku PIT-y się zmieniają – wyjaśnia Teresa Olszewska, prezes zarządu GAVDI Polska SA.

eDeklaracje przy generowaniu dokumentów i ich wysyłce mogą w zasadzie korzystać z dowolnego źródła danych, ale pełna funkcjonalność rozwiązania, obejmująca także archiwum, ujawni się w firmach, które wcześniej zaimplementowały system SAP HCM (Human Capital Management). To jedyne ograniczenie, eDeklaracje są łatwe w instalacji i – dzięki odpowiedniemu Kreatorowi – także w obsłudze. Moduł do podpisu może korzystać z e-podpisu wygenerowanego przez dowolne centrum certyfikacyjne. – Uważamy, że eDeklaracje to naprawdę dobra opcja dla firm zatrudniających ponad 500 pracowników, albo działających w wielu lokalizacjach ze względu na dużą liczbę urzędów skarbowych, do których trzeba rozesłać dokumenty – mówi Teresa Olszewska. Za narzędzie nieodzowne uznała eDeklaracje firma ENEA SA, która zdecydowała się na zakup tego rozwiązania, mając w perspektywie wygenerowanie, wydrukowanie  i wysyłkę ok. 7 tys. deklaracji za 2008 r. Tylko znikomy procent z tej liczby dokumentów trzeba było wysłać ręcznie.

Rozwiązanie eDeklaracje zawiera funkcje umożliwiające wysyłkę dokumentów PIT-11, PIT-40, PIT-8C.  Obecnie internetowy serwis Ministerstwa Finansów  http://www.e-deklaracje.gov.pl/ przyjmuje dokumenty PIT-11, a zgodnie ze stosownym rozporządzeniem od 1.01.2009 przyjmowane są także PIT-40 i PIT-8C.