Elektroniczne wadium – jak je poprawnie złożyć i ocenić

Czym różni się wadium w elektronicznych zamówieniach od wadium w papierowej formie? Czy po wprowadzeniu elektronizacji wadium w formie gwarancji powinno być złożone w wersji elektronicznej?

Wadium w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego objętych pełną elektronizacją, jeżeli jest wnoszone w formie innej niż pieniądze, różni się od wadium w papierowej formie tym, że jest przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a zatem w formie oryginału elektronicznego (tj. dokumentu opatrzonego kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi osób uprawnionych ze strony gwaranta np. banku, ubezpieczyciela). Gwarancja powinna być zatem składana w takiej właśnie formie.

Wykonawca ma możliwość wyboru formy, w jakiej wniesie wadium spośród form wymienionych w art. 45 ust. 6 ustawy Pzp. W praktyce wybiera jednak najczęściej formę pieniędzy bądź gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych. W orzecznictwie KIO przyjmuje się, że dokument gwarancji wadialnej powinien być złożony w oryginale, tak aby umożliwiał jego ewentualną realizację przez zamawiającego. Ewentualne przedłużenie ważności wadium powinno nastąpić w takiej formie, w jakiej wniesiono gwarancję. Do złożenia dokumentu przedłużającego ważność gwarancji wadialnej mają zastosowanie te same reguły, które obowiązują wykonawcę w przypadku wnoszenia wadium przed terminem składania ofert.

Po wprowadzeniu elektronizacji w postępowaniach o wartości równej progom unijnym lub większej, wszczętych od dnia 18 października 2018 r., wadium w formie innej niż pieniądz, np. w formie gwarancji, powinno być przekazane elektronicznie. W kontekście zasad dotyczących wnoszenia wadium, obowiązujących od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających obowiązek elektronicznej komunikacji pomiędzy wykonawcami a zamawiającym, stanowisko zajął Departament Prawny Urzędu Zamówień Publicznych (pismo z 2018 roku w odpowiedzi na zapytanie centralnego zamawiającego – Centrum Obsługi Administracji Rządowej).

Wynika z niego, że wszelkie dokumenty składane w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinny być przekazywane za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Obowiązek ten dotyczy również czynności przekazania zamawiającemu dokumentu wadium zabezpieczającego ofertę, zgodnie z dyspozycją art. 45 ustawy Pzp. Znajduje to, w ocenie UZP, swoje uzasadnienie w szczególności w treści motywu 52 dyrektywy klasycznej 2014/24/UE, w myśl którego w pełni elektroniczna komunikacja oznacza komunikację za pomocą środków elektronicznych na wszystkich etapach postępowania, łącznie z przekazywaniem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i w szczególności z przekazywaniem ofert.

Andrzela Gawrońska-Baran – radca prawny, doktor nauk prawnych, była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, ekspert Portalu Zamówienia Publiczne www.portalzp.pl