Elektroniczny obieg faktur w firmie – dlaczego warto z niego korzystać?

Elektroniczny obieg faktur to proces, który cieszy się ogromną popularnością, szczególnie wśród firm rozpoczynających cyfrową transformację i wdrażających pierwsze rozwiązania typu workflow. Przedsiębiorstwa decydują się na jego wdrożenie, gdyż elektroniczny obieg faktur pozwala znacząco usprawnić pracę i działalność całej firmy, a przy tym daje wyjątkowo szybkie i widoczne rezultaty. Jego wprowadzenie wiąże się z oszczędnością czasu i pieniędzy, podniesieniem jakości dekretacji dokumentów, usprawnieniem kontroli nad wydatkami, jak również ułatwia i zwiększa efektywność pracy poszczególnych pracowników. Jest to też zazwyczaj stosunkowo prosty proces, przez co tak wiele firm wybiera go jako jeden z pierwszych scenariuszy biznesowych do digitalizacji i automatyzacji. Jakie więc korzyści wiążą się ze stosowaniem elektronicznego obiegu faktur w firmie?

Elektroniczny obieg faktury kosztowej w praktyce

Elektroniczny obieg faktury kosztowej to proces, który pozwala na szybkie i sprawne zarządzanie fakturami przychodzącymi do firmy. Każdy nowy dokument, który wpływa do firmy jest skanowany i wprowadzany do elektronicznego systemu, w którym będzie odpowiednio przeprocesowany i przechowywany przez określony czas. Jeśli faktura ma trafić do konkretnego działu lub pracownika, elektroniczny obieg faktur pozwala na wprowadzenie odpowiednich reguł, które będą stosowane w odniesieniu do dokumentacji. Elektroniczny obieg faktur pozwala ponadto na udzielanie dostępu do poszczególnych dokumentów dla uprawnionych osób, co podnosi bezpieczeństwo oraz poufność przechowywania dokumentacji.

Stosowanie elektronicznego obiegu faktur przynosi firmie liczne korzyści. Przede wszystkim pozwala na zmniejszenie ilości dokumentacji papierowej, która zajmuje miejsce, zwiększa ryzyko ujawnienia poufnych informacji, niepotrzebnie rozprasza pracowników, nie wspominając o aspektach ekologicznych. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej ułatwia ponadto wyszukanie potrzebnego dokumentu spośród setek a nawet tysięcy innych oraz zapobiega możliwości przypadkowego zniszczenia oryginału, jego zgubienia lub wyrzucenia. Elektroniczny obieg faktur chroni więc firmy przed nieprzyjemnymi konsekwencjami skarbowymi związanymi z taką ewentualnością oraz pozytywnie wpływa na efektywność i bezpieczeństwo pracy z dokumentacją.

Elektroniczny obieg faktur a oszczędność czasu, pieniędzy oraz wysiłków

Już w kilka miesięcy po wdrożeniu w życie elektronicznego obiegu faktur, firma może dostrzec oszczędności widoczne głównie w dziedzinie finansów. Oszczędność pieniędzy jest możliwa m. in. dzięki zmniejszeniu liczby popełnianych błędów przez pracowników, którzy dotychczas ręcznie zarządzali firmowymi fakturami. Firma, dzięki większej skuteczności w opłacaniu faktur w terminie, o co dba elektroniczny obieg faktur, może zaoszczędzić na karnych odsetkach oraz innych finansowych sankcjach związanych z opóźnieniami w regulowaniu swoich zobowiązań.

Ponadto, przedsiębiorstwo oszczędza czas, gdyż cały proces obiegu faktur w firmie jest zautomatyzowany. Pracownicy mogą więc skupić się na swoich działaniach i nie poświęcać tyle uwagi, co dotychczas dokumentacji i powtarzalnym, prostym czynnościom. Elektroniczny obieg faktur jest więc wybierany przez firmy także z powodu znaczącego podniesienia wydajności ich pracy – jego wdrożenie pozwala bowiem pracownikom zająć się najważniejszymi zadaniami, co przynosi firmie znaczne korzyści.

Elektroniczny obieg faktur można również zintegrować z systemami transakcyjnymi firmy, co umożliwia powiązanie procesów rejestracji i dekretacji faktur ze słownikami wykorzystywanymi w tych systemach, co dodatkowo optymalizuje proces obsługi faktury kosztowej. Innymi wartościowymi funkcjonalnościami będą tu także: obsługa kodów kreskowych przy skanowaniu, możliwość zamodelowania dowolnego obiegu faktury kosztowej, dostęp do systemu przez przeglądarkę, sprawna obsługa zastępstw, raportowanie, notyfikacje i przypomnienia, przetwarzanie dużych wolumenów czy możliwość łatwej modyfikacji istniejącego obiegu.

Obecne możliwości technologiczne (np. nowoczesne platformy low-code) umożliwiają dostarczanie elektronicznego obiegu faktur, dostosowanego do indywidualnych potrzeb i scenariuszy, szybko i bez kodowania, jak również bieżące dostosowywanie go do dynamicznie zmieniających się wymagań – przez co, przy ich zastosowaniu, do listy korzyści można dopisać również elastyczność i sprawne zarządzanie zmianą.