EOD, SEOD, EZD, DMS – przewodnik po skrótach związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentami

W ostatnich latach zaobserwować można bardzo intensywny rozwój technologii związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów, który skutkuje także powstaniem wielu nowych terminów. Choć na pozór mogą wydawać się one skomplikowane, to w rzeczywistości bardzo łatwo jest je rozszyfrować. Co więc oznaczają skróty EOD, SEOD, EZD i DMS?

Elektroniczne zarządzanie dokumentami – najczęściej używane terminy

Pandemia koronawirusa spowodowała wiele zmian zarówno w życiu społecznym, jak i w funkcjonowaniu firm. Odpowiedzią na nowe wyzwania było znaczne przyspieszenie cyfryzacji przedsiębiorstw. Rozwój w tej dziedzinie sprawił jednak, że upowszechniło się wiele nowych pojęć. Mogą być one trudne do rozszyfrowania szczególnie dla firm, które dopiero zaczynają swoją transformację cyfrową.

Problematyczne mogą okazać się skróty często używane w publikacjach, których tematem jest elektroniczne zarządzanie dokumentami. Czym więc jest EOD, SEOD, EZD i DMS? By to zrozumieć, warto zacząć od rozwinięcia tych akronimów:

• EOD – Elektroniczny Obieg Dokumentów;
• SEOD – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów;
• EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
• DMS – Document Management System (system do zarządzania dokumentami).

Wszystkie ze skrótów dotyczą więc niezwykle ważnego dla współczesnych firm procesu, jakim jest zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Co również warte podkreślenia, terminy te często używane są zamiennie, by opisać zagadnienia związane z digitalizacją papierowych dokumentów. Bardzo ważne jest jednak to, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją nie opiera się tylko na digitalizacji, ale także na określeniu obiegu dokumentów. Jedynie wtedy możliwe jest osiągnięcie wszystkich korzyści z wdrożenia systemu.

Co jednak może zyskać przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Przede wszystkim znacznie uprości to przepływ informacji, co spowoduje poprawę komunikacji i oszczędzi czas pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów zapewni także większy porządek w dokumentacji oraz pozwoli obniżyć koszty związane z obsługą klienta. Nie można także zapominać o poprawie bezpieczeństwa przechowywania danych, które w przypadku rozwiązań cyfrowych jest znacznie wyższe.

Jak systemy DMS ułatwiają zarządzanie dokumentami?

Jednym z pojęć, które bardzo często pojawiają się w kontekście elektronicznego zarządzania dokumentami, jest system DMS. Jest to niezwykle ważne narzędzie, który pozwala na znaczną optymalizację wielu procesów. Usprawnia ono takie etapy obiegu dokumentów jak przechowywanie, wyszukiwanie, katalogowanie i przekazywanie faktur, umów i pism.

Podczas wyboru odpowiedniego systemu DMS konieczne jest jednak zwrócenie uwagi na kilka ważnych aspektów. Bardzo istotne jest bowiem to, by pozwalał on na integrację z innymi narzędziami w firmie. Dzięki temu praca wszystkich działów będzie znacznie bardziej optymalna. Nie można także zapominać o tym, że każda firma ma swoją własną specyfikę, dlatego ważne jest, by system DMS umożliwiał personalizację i projektowanie obiegu dokumentów. Pozwoli to na zautomatyzowanie wielu procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, co przyczyni się do zmniejszenia kosztów oraz wyeliminowania błędów.

Istotnymi zaletami wprowadzenia systemu DMS, który umożliwi elektroniczne zarządzanie dokumentami, jest także zmniejszenie negatywnego wpływu firmy na środowisko naturalne, co powiązane jest z wdrożeniem zmian w duchu podejścia paperless. To z kolei wpłynie również na poprawę wizerunku firmy oraz zwiększenie zadowolenia i motywacji pracowników.