Ile naprawdę kosztuje wdrożenie KSeF? Dla wielu firm największym wydatkiem nie jest oprogramowanie

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, ile będzie kosztowało dostosowanie firmy do nowych zasad wystawiania dokumentów. W powszechnej opinii największym wydatkiem ma być zakup odpowiedniego programu. W praktyce okazuje się jednak, że koszt samego oprogramowania często stanowi jedynie niewielką część całego procesu wdrożenia.

Znacznie większym wyzwaniem bywają zmiany organizacyjne, konieczność przeszkolenia pracowników oraz czas potrzebny na poznanie nowych procedur.

KSeF jest darmowy, ale wdrożenie nie zawsze

Krajowy System e-Faktur udostępniany przez Ministerstwo Finansów jest bezpłatny. Każdy przedsiębiorca może korzystać z rządowych narzędzi bez ponoszenia opłat licencyjnych.

Nie oznacza to jednak, że wdrożenie nowych obowiązków nie wiąże się z kosztami. Przedsiębiorca nadal musi przygotować firmę do pracy z nowym systemem, nauczyć się nowych procedur oraz zadbać o prawidłową wymianę dokumentów z kontrahentami i księgowością.

W przypadku firm wystawiających większą liczbę faktur ręczna obsługa KSeF może szybko okazać się czasochłonna i niepraktyczna.

Największy koszt to czas pracowników

Wiele przedsiębiorstw koncentruje się wyłącznie na cenie programu do fakturowania. Tymczasem największym kosztem bardzo często jest czas poświęcany na wykonywanie dodatkowych czynności.

Przy ręcznej obsłudze KSeF konieczne może być między innymi:

• przygotowywanie plików XML zgodnych ze strukturą FA(3),

• logowanie do systemu i wysyłanie dokumentów,

• sprawdzanie statusów faktur,

• pobieranie dokumentów kosztowych,

• obsługa korekt i wyjaśnianie ewentualnych błędów.

Jeżeli każda faktura wymaga kilku dodatkowych minut pracy, w skali miesiąca może oznaczać to wiele godzin poświęconych wyłącznie na obsługę nowych obowiązków.

Błędy mogą kosztować więcej niż abonament

Kolejnym źródłem kosztów są pomyłki. Błędnie wystawiona faktura, niepoprawna korekta lub problemy z przesłaniem dokumentu do KSeF często oznaczają konieczność dodatkowej pracy.

W skrajnych przypadkach błędy mogą powodować opóźnienia w rozliczeniach, problemy z kontrahentami lub konieczność wielokrotnego poprawiania dokumentów.

Dlatego coraz więcej przedsiębiorców wybiera rozwiązania, które automatyzują komunikację z KSeF i ograniczają ryzyko wystąpienia pomyłek.

Jak ograniczyć koszty wdrożenia KSeF?

Najprostszym sposobem na zmniejszenie kosztów jest korzystanie z systemu, który automatyzuje większość czynności związanych z KSeF.

Przykładem takiego rozwiązania jest Fakturowo.pl. System umożliwia wystawianie faktur zgodnych z wymaganiami KSeF, automatyczne generowanie plików XML, wysyłanie dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów oraz pobieranie faktur kosztowych bez konieczności korzystania z wielu różnych aplikacji.

Dzięki temu przedsiębiorca może wykonywać wszystkie najważniejsze czynności z poziomu jednego panelu.

Więcej informacji o obsłudze KSeF można znaleźć tutaj: Korzystanie z KSeF

Ile kosztuje program do obsługi KSeF?

Koszt oprogramowania nie musi być wysoki. Fakturowo.pl należy do najtańszych systemów umożliwiających obsługę KSeF dostępnych na rynku.

Aktualne ceny abonamentów wynoszą:

• 15 PLN brutto za 1 miesiąc,

• 60 PLN brutto za 6 miesięcy,

• 100 PLN brutto za 12 miesięcy.

W ramach abonamentu użytkownik otrzymuje dostęp nie tylko do funkcji związanych z KSeF, ale również do narzędzi potrzebnych do codziennego prowadzenia firmy. System pozwala wystawiać faktury, wysyłać dokumenty sprzedażowe do KSeF, pobierać faktury kosztowe, prowadzić rejestry VAT, generować pliki JPK oraz tworzyć dokumenty zgodne ze strukturą FA(3).

Więcej informacji znajduje się na stronie: Fakturowo.pl

Podsumowanie

Wbrew obiegowym opiniom największym kosztem wdrożenia KSeF często nie jest zakup programu, lecz czas potrzebny na realizację nowych obowiązków oraz ryzyko popełniania błędów podczas ręcznej obsługi systemu. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na rozwiązania automatyzujące pracę z KSeF.

Fakturowo.pl pozwala wystawiać i wysyłać faktury do KSeF, pobierać dokumenty kosztowe, generować pliki XML oraz prowadzić ewidencje podatkowe w jednym miejscu. Przy cenie już od 15 PLN miesięcznie jest to jedno z najtańszych rozwiązań dostępnych na rynku.