Jak rozliczyć zakup oprogramowania zakupionego do firmy? [artykuł ekspercki]

Opublikowano: 18 października 2013. Kategoria: Rynek. Tagi: ,

Jak prawidłowo rozliczyć wydatki związane z zakupem oprogramowania do firmy to dość skomplikowany temat. Czym się różni pod kątem księgowym zakup oprogramawania w chmurze od pudełkowego? A co z darmowym oprogramowaniem. Eksperci z inFakt.pl przygotowali krótki poradnik.

inFakt logotypTrudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez użycia komputera, a co za tym idzie oprogramowania. Jest ono niezbędne nie tylko jako narzędzie pracy (np. programisty, grafika, webmastera), ale także np. jako sposób prowadzenia działań reklamowych i kontaktu z klientami w działalności dowolnego rodzaju. Chcąc zakupić programy do firmy przedsiębiorcy mają do dyspozycji szeroki wachlarz form dystrybucji.

Wybór określonej licencji na korzystanie w firmie z oprogramowania wiąże się z różnymi ograniczeniami w użytkowaniu, a czasami z różnymi zobowiązaniami wobec fiskusa. Najczęściej wybierane są takie formy dystrybucji:

  • wersja BOX (pudełkowa) – najbardziej tradycyjna forma dystrybucji – program jest dostarczany na fizycznym nośniku takim jak płyta CD lub DVD,
  • dystrybucja cyfrowa – w formie plików instalacyjnych do pobrania z Sieci,
  • dystrybucja OEM – oprogramowanie preinstalowane przez producenta na dysku fabrycznie nowego komputera,
  • oprogramowanie „w chmurze” – dostępne online, bez instalacji.

Niezależnie od tego czy przedsiębiorca kupuje wersję pudełkową programu czy ściąga z internetu zakupione pliki instalacyjne, nabywa licencję na ich użytkowanie. W ten sposób pomiędzy nabywcą, a dystrybutorem zawierana jest umowa na korzystanie z programu. Przedsiębiorca płaci za prawo do używania programu w firmie na warunkach określonych przez producenta. Tego rodzaju nabycie może wiązać się z koniecznością rozliczania zakupu na zasadach amortyzacji.

Zakup programu do instalacji – od czego zacząć rozliczanie?

Program zakupiony w wersji „pudełkowej” lub w wersji cyfrowej pobranej do zainstalowania, wymaga, aby w pierwszej kolejności określić jego wartość. Może ona być wyższa, niż sam zakup. Składają się na nią:

  • przygotowanie dokumentacji (np. instrukcji obsługi),
  • konfiguracja programu według potrzeb konkretnej firmy,
  • wdrożenie lub instalacja oprogramowania oraz konsultacje przed jego uruchomieniem,
  • wprowadzenie danych dostarczonych przez nabywcę do programu (np. historia transakcji w przypadku oprogramowania księgowego).

Wymienione wydatki należy zsumować. Jeżeli otrzymana suma przekracza 3 500 zł netto, a zakupiony program ma być używany w firmie ponad rok, licencję należy ująć w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Według przepisów są to wszystkie prawa majątkowe, nabyte przez firmę, a licencja jest właśnie takim prawem. Taki zakup pozwala rozliczyć go jako koszt, ale na zasadach amortyzacji, co jest opisane poniżej.

W przypadku tańszego oprogramowania (poniżej kwoty 3 500 zł netto), przedsiębiorca nie musi zaliczać licencji do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Wydatek rozlicza się jednorazowo, w okresie przypadającym na datę poniesienia kosztu (zakupu). Analogicznie dzieje się wtedy, gdy program ma być używany krócej niż rok. Chodzi o sytuacje, w których dane narzędzie ma posłużyć jednorazowo lub przez krótki okres np. do wykonania konkretnego zlecenia. Wówczas amortyzacja także nie jest konieczna.

Jak dokonać amortyzacji oprogramowania?

Kupując oprogramowanie warte powyżej 3 500 zł przedsiębiorca nie ma wyboru – amortyzacja jest obowiązkowa. Amortyzacja w praktyce polega na tym, że kosztu nie rozlicza się jednorazowo, ale stopniowo – przez określony czas zaliczając do kosztów procent wartości danego oprogramowania (jako tzw. odpisy amortyzacyjne). Pierwszego odpisu można dokonać w miesiącu następującym po uruchomieniu oprogramowania w firmie.

Długość amortyzowania zakupu firmowego określa stawka amortyzacji. Jest to procent wartości danego składnika majątku, który można rozliczyć w ciągu roku. Im wyższy ten procent, tym szybciej uda się rozliczyć całość kosztu. Dla oprogramowania najwyższa możliwa stawka to 50%, co skutkuje 24 miesiącami rozliczania.

Takie same zasady amortyzacji obowiązują, gdy oprogramowanie zostało napisane na zamówienie firmy, ponieważ wówczas również dochodzi do nabycia praw majątkowych do użytkowania. W tym przypadku również kluczowa jest wartość początkowa oraz okres używania programu.

Warto zwrócić uwagę, że aktualizacje oprogramowania nie są traktowane jak ulepszenia majątku firmowego i rozlicza się je jako odrębne zakupy. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca korzysta z systemu operacyjnego Windows 7 i na te same stanowiska komputerowe zakupił system w wersji 8, nie zwiększa wówczas wartości pierwszej licencji. Dzieje się tak z dwóch powodów:

  1. Przepisy nie przewidują możliwości zwiększenia wartości składnika majątku, który jest wartością niematerialną i prawną.
  2. Producenci oprogramowania wypuszczając kolejne wersje wymagają zakupienia nowej licencji. Aktualizacja jest traktowana jak kupno nowego oprogramowania, niezależnego od poprzedniej wersji systemu.

Czy program dostarczony z komputerem trzeba rozliczać oddzielnie?

Często zdarza się, że system operacyjny oraz inne oprogramowanie trafia do firmy wraz z nowym komputerem. Wtedy mamy do czynienia z tzw. dystrybucją OEM. Z punktu widzenia  przedsiębiorcy plusem może być cena. Np. cena komputera z systemem operacyjnym jest zwykle niższa, niż łączna cena komputera i systemu operacyjnego zakupionych osobno. Licencja OEM obejmuje tylko to urządzenie, na którym program został pierwotnie zainstalowany. To oznacza, że w przeciwieństwie do wersji BOX, programu nie można „przenosić” pomiędzy komputerami i instalować na innych maszynach. Komputer kupiony z zainstalowanym oprogramowaniem rozlicza się w kosztach bez dzielenia wydatku na sprzęt i program.

Oprogramowanie „w chmurze” – jak rozliczyć?

Oczywiście znacznie prostsze i wygodniejsze może być użytkowania oprogramowania dostępnego online, bez konieczności instalowania. Przedsiębiorca wykupuje wówczas dostęp do aplikacji internetowej, z której może korzystać po zalogowaniu. Czy płacąc za nie przedsiębiorca także nabywca licencję?

Nie – kupno dostępu do oprogramowania „w chmurze” to usługa elektroniczna, a nie nabycie licencji. Co za tym idzie, nie wchodzi w grę amortyzowanie takiego zakupu. Można go rozliczyć w kosztach jednorazowo w dacie poniesienia.

Darmowe oprogramowanie – kiedy trzeba zapłacić podatek? 

Coraz popularniejszą alternatywą dla płatnych aplikacji jest darmowe oprogramowanie. Według ogólnej zasady, korzystanie z darmowych usług i innych nieodpłatnych świadczeń jest uznawane za przychód – wymaga zapłaty podatku dochodowego. Czy tak jest w przypadku oprogramowania?

Przedsiębiorca otrzymując coś za darmo powinien oszacować wartość świadczenia i włączyć je do przychodów firmy. W związku z tym za darmowy program trzeba płacić wtedy, gdy da się określić jego wartość. Taka sytuacja występuje wtedy, gdy dostęp do darmowej wersji programu ma tylko określona grupa użytkowników, a pozostali muszą płacić za licencję na normalnych zasadach. Dzieje się tak np. gdy program udostępniany jest za darmo tylko dotychczasowym klientom, programistom, którzy mogą z jego użyciem pisać własne aplikacje, wybranej grupie odbiorców w celu promocji, itp.

Jeśli program jest dostępny za darmo dla wszystkich zainteresowanych bez wyjątku, ustalenie ceny rynkowej jest niemożliwe. Do tego rodzaju programów należą m.in. darmowe systemy operacyjne oparte na Linuksie, przeglądarki internetowe, Skype, OpenOffice, LibreOffice, Gimp, WordPress i wiele innych. Korzystanie z takiego oprogramowania nie stanowi przychodu dla przedsiębiorcy, a zatem nie płacimy w związku z nim podatku dochodowego.

autor: Sebastian Bobrowski (inFakt)
Sebastian BobrowskiJak rozliczyć zakup oprogramowania zakupionego do firmy? [artykuł ekspercki]

Podziel się!

O autorze

sebastian.bobrowski