Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Czy każda nowo powstająca firma musi mieć swoje biuro rachunkowe? Wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości. Kiedy takie rozwiązanie ma sens, a kiedy nie? Jak w gąszczu ofert i licznych firm wybrać to najlepsze biuro rachunkowe? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję.

Prowadzenie księgowości – na własną rękę czy z biurem rachunkowym?

Wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, chcąc w ten sposób zmniejszyć koszty. Przy małych biznesach takie rozwiązanie może się sprawdzić. Trzeba jednak wziąć pod uwagę kilka kwestii. Prowadzenie księgowości na własną rękę wymaga czasu, który można by poświęcić na rozwijanie firmy i zdobywanie kontrahentów. Niezbędna jest przynajmniej minimalna wiedza z zakresu księgowości i rachunkowości, pozwalająca na poprawne ewidencjonowanie przychodów i bieżących rozliczeń. Prowadzenie księgowości wiąże się również z obowiązkiem przechowywania firmowych dokumentów podatkowych (przez okres 5 lat). Należy też bezwzględnie pamiętać o wszelkich zobowiązaniach względem instytucji państwowych jak np. terminowe opłacenie składek ZUS, podatku VAT czy drukowanie i archiwizowanie księgi przychodów.

Sporym problemem dla wielu przedsiębiorców może też być złożoność przepisów prawnych i problemy z właściwą ich interpretacją. Sprawy nie ułatwia również fakt, że prawo nieustannie się zmienia. Wprowadzane są nowe ustawy i regulacje, a stare ulegają modyfikacjom. Laik może mieć problem z odnalezieniem się w gąszczu nowych informacji. Dlatego właśnie zdecydowana większość przedsiębiorców zleca obsługę księgowości zewnętrznej firmie.

Biorąc pod uwagę ilość innych obowiązków jakie ma przedsiębiorca jest to zdecydowanie wygodniejsze i lepsze rozwiązanie.Tylko jak w gąszczu firm o takim profilu działalności znaleźć to właściwe? Oto kilka wskazówek czym się kierować i na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe.

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe

Kwalifikacje i doświadczenie

Księgowość firmy warto oddać w rzetelne ręce. Dlatego przed podpisaniem umowy trzeba zweryfikować kompetencje i doświadczenie wybranego biura. Jednym z dokumentów potwierdzających umiejętności zawodowe w zakresie księgowości i rachunkowości jest certyfikat wydawany przez Ministra Finansów. Nie jest co prawda obowiązkowy, ale wielu księgowych go posiada. Warto też zweryfikować czy wybrane biuro rachunkowe należy do Centrum Informacji Księgowej lub Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Obie instytucje prowadzą weryfikację tego typu podmiotów, dbając o to by ich członkowie spełniali najwyższe wymogi w zakresie etyki zawodowej. Warto też wiedzieć, że wszelkie certyfikaty wydawane są imiennie, na pracownika, a nie na biuro.

Ubezpieczenie OC

Każde biuro rachunkowe ma obowiązek wykupienia polisy OC. To bardzo istotne z punktu widzenia podmiotu korzystającego z jego usług. Polisa stanowi bowiem ubezpieczenie od odpowiedzialności finansowej, w sytuacji gdy biuro rachunkowe popełni jakiś błąd. Im wyższa kwota polisy biura, tym większa szansa na wyegzekwowanie rekompensaty w przypadku szkody wynikającej z błędu księgowego. A co jeśli biuro rachunkowe nie posiada takiej polisy? Wówczas, w sytuacji gdy Urząd Skarbowy dopatrzy się jakiegoś błędu w rozliczeniach firmy, może nałożyć karę finansową, którą musi pokryć przedsiębiorca.

Zakres wsparcia

Wybierając biuro rachunkowe warto zwrócić uwagęna zakres oferowanych usług i elastyczność. Czy współpraca będzie mieć tylko podstawowy charakter – np. wyliczanie podatków i wysyłanie dokumentów do właściwych urzędów. Czy na przykład biuro księgowe będzie też reprezentować swojego klienta w tych instytucjach, świadczyć usługi doradcze itp. Warto też ustalić formę wymiany dokumentów. W obecnych czasach dużym ułatwieniem jest to, że większość spraw możemy załatwić online, co pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu. To również wygodny sposób na przesyłanie dokumentacji, rozliczeń i całej korespondencji między biurem,a przedsiębiorcą.

Usługi dodatkowe

Wiele firm, nawiązując współpracę z biurem, oczekuje kompleksowej współpracy. Dobre biura rachunkowe, które chcą wyróżnić się na tle konkurencji powinny mieć w swojej ofercie również usługi dodatkowe. Na plus jest możliwość obsługi klientów obcojęzycznych oraz świadczenie szeroko zakrojonych usług doradczych, łącznie ze szkoleniami i kursami. Wiele biur wychodzi poza standardowy zakres usług oferując również szczegółowe analizy i raporty – dotyczące na przykład konkurencji, rynku, optymalizacji kosztów, a także symulacji i prognoz. Ceni się również możliwość skorzystania ze wsparcia w zakresie porad prawnych, które często dla przedsiębiorców są zawiłe i niezrozumiałe. Dlatego wiele biur rachunkowych posiada pracownika z takimi kompetencjami, ewentualnie aktywnie współpracuje z kancelariami usług prawnych.

Cena

Na pewno nie powinna być głównym ani jedynym kryterium branym pod uwagę podczas wyboru biura rachunkowego. Oczywiste jest, że przedsiębiorcy będą zwracać uwagę na ten aspekt, dlatego wielu z nich zastanawia się: ile kosztuje biuro rachunkowe i czy mnie na nie stać? Niestety nie da się na nie udzielić jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ kwota obsługi zależy do wielu czynników np. zakresu usług, wielkości firmy, ilości dokumentów, formy rozliczeń, specyfikacji działalności i branży. Warto pamiętać, że bardzo niska cena powinna być sygnałem ostrzegawczym, do tego by dokładniej sprawdzić biuro, jego doświadczenie i kompetencje. Z kolei bardzo wysoka, nie zawsze świadczy o najlepszej jakości usług. Dlatego warto zachować zdrowy rozsądek i wybrać biuro oferujące odpowiedni stosunek ceny do tego co biuro może zaoferować w jej ramach.

Lokalizacja

Czy warto kierować się lokalizacją wybierając biuro rachunkowe? Biorąc pod uwagę fakt, że obecnie niemal wszystko możemy załatwić online lokalizacja nie ma aż tak dużego znaczenia. Dlatego nie zawsze przy wyborze należy ograniczać się tylko do lokalnych biznesów, tym bardziej, że firmy zlokalizowane w większych miastach mają lepsze możliwości rozwoju. Przykładowo Lubelskie biura rachunkowe mają szerszy dostęp do różnorodnych programów szkoleniowych czy kursów podnoszących kwalifikacje w większym zakresie niż biura działające w malutkich miejscowościach.

Opinie innych klientów

Warto sprawdzić czy dane biuro posiada referencje od klientów, ale można też poszukać ich na własną rękę. Ludzie bardzo chętnie dzielą się opiniami na temat usług, na różnego rodzaju forach czy blogach. Można to sprawdzić, jednak warto podchodzić do nich z dużą ostrożnością. Często na forach anonimowo udzielają się zatrudnieni przez konkurencję nieuczciwi i nie mający związku z usługami danej marki ludzie, którzy bezpodstawnie oczerniają firmę, by zepsuć jej wizerunek.

Biuro rachunkowe In Plus z Lublina – im warto zaufać

InPlus to biuro rachunkowe z Lublina z wieloletnim doświadczeniem. Specjalizuje się głównie w obsłudze rachunkowo-księgowej małych i średnich firm. Poza wsparciem w zakresie zakresie rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, oferuje kompleksową pomoc w zakresie usług kadrowo-płacowych, szkoleń okresowych np. z zakresu BHP i przepisów przeciwpożarowych.

Biuro In Plus oferuje również wsparcie w zakresie zatrudniania i wartościowania stanowisk pracy, a także przygotowywaniu analiz i raportów. Biuro współpracuje z kancelarią radcy prawnego, dzięki czemu może oferować zdecydowanie szerszy zakres wsparcia niż inne biura księgowe w Lublinie.

Mimo, że siedziba firmy znajduje się w Lublinie istnieje możliwość nawiązania współpracy zdalnej. Jeśli prowadzisz firmę lub planujesz założenie własnego biznesu w dowolnym miejscu w Polsce i chcesz powierzyć księgowość profesjonalistom – skorzystać z oferty biura rachunkowego In Plus.