Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania?

Faktury VAT są nieodłączną częścią każdego biznesu. To za ich pomocą przedsiębiorcy mogą się rozliczać ze wszelkich kosztów oraz przychodów. Jeszcze kilkanaście lat temu tworzenie faktur oraz ich księgowanie było bardzo mozolnym zadaniem. Wiele firm korzystało wówczas ze specjalnych blankietów, a wszystkie faktury były pisane odręcznie. Rozwój branży IT znacząco wpłynął na ten proces. Powstało sporo programów, które ułatwiają całe zadanie. Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania?

Jakie funkcje powinien mieć program do fakturowania?

Program do fakturowania w pierwszej kolejności powinien być czytelny pod kątem interfejsu. Zazwyczaj są to programy obsługiwane przez osoby, które nie zawsze są zaznajomione bliżej ze środowiskiem Internetu. Czytelny interfejs będzie znacząco ułatwiał pracę takim osobom.

Faktury VAT potrzebują nabywców. Niezbędne będzie zatem powiązanie z bazą GUS. Po wpisaniu numeru NIP, dane powinny automatycznie zaimportować się z bazy, aby nie było potrzeby ręcznego ich uzupełniania.

program do fakturowania
program do fakturowania

Każdy przedsiębiorca wie, że tematyka faktur jest bardzo szeroka. Możemy wystawiać faktury zwykłe, ale również faktury zaliczkowe, proformy czy faktury końcowe. Skuteczny program do fakturowania powinien uwzględniać wszystkie najważniejsze typy faktur.

Ważną kwestią jest również możliwość nieograniczonej ilości wystawianych faktur (po opłaceniu abonamentu). Część z nich jest wystawiana w ostatnim możliwym momencie. Brak możliwości wystawienia faktury z racji limitów może mieć bardzo złe konsekwencje dla przedsiębiorcy.

Program do fakturowania a instrukcja obsługi

Wspomniano już, że faktury VAT bardzo często są wystawiane przez osoby, które z pewnością będą potrzebowały wdrożenia do systemu fakturowania. Z racji braku czasu innych pracowników, w wielu miejscach pracy może być z tym problem. Rozwiązanie wydaje się jednak łatwe i przyjemne. Najpopularniejsze programy do fakturowania oferują wbudowaną instrukcję obsługi. Dzięki temu użytkownik od razu będzie mógł znaleźć odpowiedź na nurtujące go pytania, bez konieczności angażowania do tego innych osób. Instrukcje są tworzone w ten sposób, że pokazują często kolejne kroki, jakie musi wykonać księgowa, aby wystawić fakturę VAT. Sumarycznie da to bardzo dużą oszczędność czasu. Oczywiście wraz ze wzrostem doświadczenia, instrukcja obsługi nie będzie już tak często używana. Będzie to jasny znak, że osoba obsługująca system, nabyła wystarczające umiejętności do samodzielnej obsługi programu do fakturowania.

Wsparcie techniczne użytkownika

Moment zakupu licencji do programu wystawiającego faktury VAT nie jest zakończeniem procesu sprzedażowego. Stosunkowo często w głowach użytkowników pojawiają się pytania, na które nie potrafią samodzielnie odpowiedzieć, a instrukcja obsługi nie daje jasnych wskazówek. Wtedy do akcji musi wkroczyć wsparcie techniczne użytkownika. Zazwyczaj są to osoby, które nie tylko znają tematykę księgowości, ale również płynnie poruszają się w środowisku internetowym. Przed zakupem licencji koniecznie należy dowiedzieć się, czy firma oferuje taką możliwość. Pozwoli to zaoszczędzić sporo czasu, który byłby potrzebne do samodzielnego rozwiązania danego problemu.

Raz na jakiś czas praktycznie każdy system informatyczny przechodzi mniejsze lub większe awarie, które skutecznie ograniczają pracę wszystkich użytkowników. Biuro obsługi klienta powinno zawsze informować o takich wydarzeniach, aby wszyscy mogli być na bieżąco. Pozwoli to inaczej zaplanować pracę wszystkim osobom korzystającym z programu do fakturowania.

program do faktur
program do faktur

Możliwość integracji z usługami zewnętrznymi

Nowoczesne programy do fakturowania nie mogłyby się obyć oczywiście bez licznych integracji. Jeszcze kilka lat temu programy, które tylko i wyłącznie wystawiały faktury VAT, były w wielu przypadkach wystarczające. Rozwój branży e-commerce wymusił jednak konieczność rozbudowy takich programów. Już od dłuższego czasu większość programów fakturujących ma możliwość integracji z wieloma zewnętrznymi usługami. Przykładem jednego z nich może być https://www.rafsoft.net/. Dzięki temu posiadając własny sklep, np. w systemie WooCommerce lub PrestaShop, użytkownik w szybki sposób może zintegrować go z programem do wystawiania faktur VAT. Pozwoli to na automatyczne wystawianie faktur bez konieczności ingerencji człowieka. Cały proces przebiega szybciej, a klient końcowy oprócz produktu, otrzymuje fakturę VAT z danymi, które podał przy zakupie. 

Możliwość integracji z innymi narzędziami ma spore znaczenie zwłaszcza dla dużych firm, które wystawiają nawet kilkadziesiąt faktur dziennie.

Program do fakturowania to nie tylko samo oprogramowanie, ale również cały ekosystem, w którym znajduje się nasz program. Przed samym zakupem wybranego programu do faktur VAT należy mieć pewność, że spełni on nasze wszelkie wymagania. Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie zminimalizować ryzyko nietrafionego zakupu. Niektóre z programów możemy przetestować nawet przez 2 tygodnie za darmo. Dzięki temu możemy w praktyce poznać wszystkie możliwości danego oprogramowania.

Wpisy promowane

Wydarzenia

e-Commerce Polska awards
14.05.2021
Weź nasz patronat!
31.12.2021

Zapoznaj się z ofertą wpisów promowanych oraz zasadami udzielania patronatów.

Przewiń do góry