Kiedy trzeba zrefundować pracownikowi zakup okularów?

W zakładzie pracy jest stanowisko zaopatrzeniowiec, który wykorzystuje samochód służbowy. Czy należy mu się refundacja okularów?

W myśl przepisów bhp pracodawca ma obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok, który może być realizowany poprzez refundowanie kosztów zakupu okularów, pracownikom, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zatem kluczowym na stanowisku zaopatrzeniowca nie jest fakt prowadzenia samochodu służbowego, ale użytkowanie w czasie pracy monitora ekranowego, co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Tak więc, jeżeli zaopatrzeniowe nie używa podczas pracy monitora ekranowego (np. komputera) przez połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy, wówczas pracodawca nie będzie miał obowiązku zapewnienia mu okularów ani zrefundowania ich zakupu. 

Wyposażenie pracowników w okulary korygujące jest niezbędne, gdy są spełnione dwie przesłanki:

1. W sprawie zasadności wyposażenia pracownika w okulary powinien wypowiedzieć się lekarz. Okulary będą niezbędne, gdy wynika to z zaleceń lekarza, który w związku z wynikami przeprowadzonego badania okulistycznego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej uzna, że istnieje potrzeba stosowania przez pracownika okularów w związku z pracą przy monitorze ekranowym.
2.  Aby można, mówić o obowiązku wyposażenia pracownika w okulary to świadczenie pracy przed monitorem, musi trwać przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Podkreślmy zatem, że zapewnienie okularów jest obowiązkowe dla pracownika użytkującego w czasie swojej pracy monitor ekranowy. W takim przypadku, wskazanym i nakazanym przez przepisy, refundacja kosztów zakupu okularów objęta jest zwolnieniem od podatku.

Jednak nie ma przeszkód, aby pracodawca ustalił po konsultacji z pracownikami, że refundował będzie zakup okularów dla innych grup pracowników niż powyżej wskazana. Brak formalnego obowiązku zapewnienia okularów korygujących wzrok, który wynikałby z przepisów, nie pozbawia pracodawcy możliwości ich sfinansowania każdemu pracownikowi, według jego woli. Jednak w takim przypadku powyższy koszt nie podlega zwolnieniu od podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatkach od osób fizycznych, ani zwolnieniu z konieczności odprowadzenia składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Proszę mieć również na uwadze, że jeżeli nakaz stosowania okularów korekcyjnych do pracy na stanowisku zaopatrzeniowca wynika z wskazań lekarza medycyny pracy orzeczonego podczas badań profilaktycznych pracownika, należy nakaz ten egzekwować.

Oznacza to, że choć pracodawca nie będzie miał obowiązku zapewnienia w tym przypadku okularów korekcyjnych pracownikowi na stanowisku zaopatrzeniowca, to ma obowiązek zapewnienia wykonania zaleceń lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Ważne

Zgodnie z przepisami, osoba kierująca pracownikami jest zobowiązana między innymi do egzekwowania przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również zapewnienia wykonania zaleceń lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami (art. 212 Kodeksu pracy). 

Zatem choć pracodawca nie ma obowiązku zapewniania okularów, nie może pozostawać obojętny w kwestii nieużywania przez pracownika okularów zaleconych do prowadzenia samochodu. Powinien zatem egzekwować używania przez pracownika okularów zgodnie z zaleceniami lekarskimi i bez okularów nie dopuścić pracownika do pracy. 

Podstawa prawna 

• § 2 pkt 4; § 8 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).

Kinga Grodzicka-Lisek
prawnik specjalizujący się w prawie pracy 
w tym w zagadnieniach związanych z bhp