Komunikacja wewnętrzna a know-how

Misja firmy określa cel jej istnienia, wizja natomiast kierunek rozwoju. Komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa przyczynia się w znacznym stopniu do budowania dobrego wizerunku firmy. Wartości wyznaczone poprzez komunikację mają niezwykle istotne znaczenie, ponieważ nakreślają sposoby realizacji zarówno misji jak i wizji. 

Zadaniem komunikacji wewnętrznej  jest budowanie zrozumienia dla celu istnienia firmy i pracy każdego zatrudnionego. Spójna komunikacja w organizacji wskazuje, w jaki sposób jednostka może przysłużyć się dla organizacji oraz jakie postawy i zachowania sprawią, że będzie to łatwiejsze i przede wszystkim możliwe do wykonania.  Wartości w postaci niesprecyzowanych haseł głoszonych przez firmy pracownikom nie mają większego sensu.

Wartości powinny wyznaczać standardy, dawać poczucie bezpieczeństwa i swego rodzaju możliwość przewidywania sytuacji. Coraz częściej mówi się o budowaniu świadomości i jej znaczącej roli w funkcjonowaniu firmy. Istotne jest, aby wizerunek deklarowany był spójny z tym co jest przez firmę praktykowane. Wraz z wizerunkiem dbamy również o stosunek samych pracowników do wykonywanej przez nich pracy i całej organizacji.  Ważne aby komunikacja była otwarta, tak aby pracownicy chcieli z niej korzystać. Wartości firmowe wspierają założenia komunikacyjne między innymi poprzez określenie norm zachowań, a tym samym zapewniają bezpieczną i przyjazną atmosferę w pracy.

Standardy powinny wynikać z jasno określonych celów biznesowych, doświadczeń pracowników oraz know-how organizacji. Przyjęte procedury i standardy pozwalają nam utrzymywać określoną jakość produktów lub usług. Ta sama zasada obowiązuje wśród  standardów komunikacyjnych, czyli  dzielenia się wiedzą i informacjami, czy pomysłami. Biznes opiera się na powiązanych ze sobą procesach, zależnościach i współdziałaniu. Komunikacja wewnętrzna powinna uświadamiać te powiązania, zwracać pracownikom uwagę na to, że ich jakość pracy przekłada się na jakość pracy całej organizacji.

W procesie komunikowania się niezwykle istotną funkcję pełni wspomniane już know-how, czyli w zamyśle dzielenie się najlepszymi praktykami, doświadczeniem, oraz udostępnianiem wyników naszych działań. We współczesnych przedsiębiorstwach brakuje kanału komunikacji w firmie, który zapewniałby możliwość obiegu wiedzy przy użyciu takich narzędzi jak filmy, video–konferencje, szkolenia, prezentacje, czy dokumenty biurowe. Wartości zawarte w know-how powinniśmy traktować jako bufor bezpieczeństwa, dzięki któremu wykonując codziennie obowiązki, wiemy w jaki sposób je wykonywać, aby doprowadziły do oczekiwanego skutku.  Nie powinny one jednak mówić nam co mamy robić, a jedynie w jaki sposób powinniśmy realizować nasze pomysły by osiągnąć zamierzony efekt/cel.

Należy pamiętać, że największy wpływ na reputację firmy mają jej pracownicy. Jeżeli chcemy prowadzić sukcesywną relację z otoczeniem, musimy najpierw zadbać o właściwy i szybki przepływ informacji wewnątrz firmy. Istotą komunikacji jest rozmowa z pracownikami, kontakt bezpośredni z nimi, szybkie i sprawne odpowiadanie na pytania, informowanie o ważnych projektach lub zmianach przed ich wdrożeniem.

Aby komunikacja wewnątrz firmy była efektywna, należy sprawnie zarządzać jej know-how. Know-how nie istnieje bez ludzi, produktów bądź usług, procesów i tożsamości. Bez lojalnych pracowników, jednego z kluczowych zasobów w przedsiębiorstwie, nie jesteśmy w stanie osiągnąć sukcesu na rynku. Produkty i usługi to swego rodzaju podstawa działalności każdego przedsiębiorstwa. Procesy mają za zadanie zapewnić optymalizację wykorzystania zasobów w przedsiębiorstwie i dobór odpowiednich narzędzi. I ostatni kluczowy element czyli tożsamość. Tożsamość jest unikalnym połączeniem wszystkich elementów i stanowi o wyjątkowości przedsiębiorstwa.

Większości z nas doskonale znane są systemy informatyczne ERP wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem między innymi poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji i realizacji określonych procesów. Tego typu wsparciem objęte bywają wszystkie lub część szczebli zarządzania, co ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.

Należy jednak zwrócić uwagę, że firmy i organizacje to żywe organizmy, w których to ludzie stanowią kluczowy element. Opracowany na podstawie zdobytego doświadczenia i dobrze zarządzany know-how determinuje pozycję rynkową firmy i przede wszystkim pozytywnie wpływa na wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa. Koncentracja na człowieku, jego roli w zespole to największa wartość, jaką firma może zbudować. Nowoczesne narzędzia powinny umożliwiać firmom zarządzanie know-how w taki sposób, aby te najcenniejsze wartości stanowiły o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

Do najważniejszych składowych zaliczyć możemy: komunikację, zarządzanie zespołem, szkolenia, ale też kontrolę procesów czy obieg dokumentów. Rozwój pracowników poprzez podnoszenie ich kompetencji i umiejętności oraz możliwość magazynowania i przekazywania zdobytej wiedzy w obrębie całego przedsiębiorstwa – to kluczowe cechy umiejętnego zarządzania know-how. Firmy powinny również zwrócić uwagę na ryzyko związane z potencjalną utratą określonych informacji stanowiących wartość organizacji. Warto więc skorzystać z  narzędzi, które pozwolą na budowanie wartości firmy, mając w swoim podstawowym założeniu koncentrację na człowieku i jego roli w zespole.

Lobosystem to kompleksowe rozwiązanie dla społeczności każdej firmy lub organizacji. Jedno zintegrowane narzędzie do komunikacji, pracy zdalnej, edukacji i budowania relacji w zespole pracowników. Posiada szerokie możliwości dostosowania do specyfiki każdej firmy. Wspomaga działanie każdej firmy skupiając wszystkich pracowników w jednym miejscu. Tutaj dochodzi do wymiany informacji, doświadczeń i planowania pracy na każdym etapie działania. Tutaj też zawsze można znaleźć potrzebne informacje i dokumenty oraz dzielić się nimi ze współpracownikami i klientami.

Doskonała firma opiera się na fachowej wiedzy, która jest kluczem do sukcesu, kluczem do przewagi nad konkurencją, kluczem do rozwoju i finansowego powodzenia przedsiębiorstwa!

Więcej możesz dowiedzieć się na: www.lobosystem.pl oraz www.grupalobo.pl  – zapraszamy do kontaktu.