Kto odpowiada za odprawy pośmiertne dla pracowników?

Wielu pracodawców oferuje bogaty pakiet świadczeń pracowniczych po to, by zachęcić ich do jak najdłuższego pozostania w ich firmie. Wśród takich świadczeń mogą się znaleźć te przyjemniejsze, np. nagrody jubileuszowe (wypłacane za staż pracy), ale i te mniej przyjemne, np. odprawa pośmiertna (wypłacana w przypadku śmierci pracownika).

Ludzie czasem mylą odprawę pośmiertną ze świadczeniem wypłacanym z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na pokrycie kosztów pogrzebu (tzw. zasiłek pogrzebowy). Należy jednak rozróżnić te dwa świadczenia. Przede wszystkim zasiłek pogrzebowy jest wypłacany przez ZUS osobie, która pokryła koszty pogrzebu. Zazwyczaj jest to małżonek lub członek rodziny, ale nie zawsze! Natomiast odprawa pośmiertna jest wypłacana członkom rodziny. Za jej wypłatę odpowiada pracodawca, z jednym wyjątkiem, o którym będzie mowa w dalszej części tego artykułu.

Czym jest odprawa pośmiertna?

Odprawa pośmiertna jest to świadczenie pracownicze, wypłacane w razie śmierci danego pracownika jego bliskim. Wypłata ta przysługuje nie tylko w przypadku, gdy osoba była czynnym pracownikiem w firmie. Odprawa jest również wypłacana, kiedy ktoś w chwili śmierci przebywał na urlopie macierzyńskim, na zwolnieniu chorobowym, a nawet jeśli w trakcie pracy został powołany do wojska. Istotne, że stosunek pracy trwał. Jednak nie tylko. Świadczenie to przysługuje również w razie śmierci pracownika w czasie pobierania po rozwiązaniu stosunku pracy zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Według kodeksu pracy, do osób uprawnionych do otrzymania odprawy zalicza się przede wszystkim małżonka osoby zmarłej. Do odprawy pośmiertnej są również uprawnione dzieci lub rodzice pracownika, o ile spełniają oni wymagania do uzyskania renty rodzinnej, określone w innych przepisach. Jeśli więcej niż 1 osoba ma otrzymać wypłatę, to pieniądze te są dzielone między nimi po równo. Jeśli jednak nie znajdzie się nikt, kto spełniałby warunki otrzymania takiej odprawy, to pracodawca nie musi jej wypłacać. Taka odprawa nie wchodzi również w skład spadku po zmarłym, więc pieniądze przepadają.

Odprawa pośmiertna a ubezpieczenie na życie

To, że odprawa się należy to jedno. Inną kwestią jest to, kto taką odprawę na wypłacić. Zazwyczaj wypłaca ją zakład pracy w wysokości określonej przepisami kodeksu pracy. Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od stażu pracy pracownika i wynosi:

• miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Pracodawca może uniknąć wypłaty odprawy pośmiertnej. Jak? Musi on objąć pracowników ubezpieczeniem na życie, które w razie śmierci pracownika wypłaci jego rodzinie odszkodowanie. Jakie to ma być ubezpieczenie? O odpowiedź na to pytanie poprosiliśmy eksperta z biura aktuarialnego halley.pl:

Aby pracodawca był zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, musi ubezpieczyć pracowników na życie tak, by kwota odszkodowania nie była niższa niż ta przysługująca z kodeksu pracy. W przeciwnym razie pracodawca będzie musiał dopłacić różnicę z własnych środków. Dodatkowo warto zwrócić uwagę, czy w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia nie ma żadnych ograniczeń ze względu na przyczynę śmierci pracownika.

Rezerwa na odprawę pośmiertną

Skoro już wiemy, czym jest odprawa pośmiertna, warto zadać sobie pytanie: skąd pracodawca wie, jakie środki ma zabezpieczyć na jej wypłatę? Musi utworzyć rezerwę na to świadczenie pracownicze. Czym jest rezerwa na świadczenia pracownicze? Otóż, co roku firma musi zaksięgować kwotę, która powinna wystarczyć na przyszłe wypłaty świadczeń dla pracowników. Wśród takich świadczeń znajduje się m.in. odprawa pośmiertna. Obliczenia rezerwy nie jest proste – wyliczenia muszą być przeprowadzane według określonych metod i standardów rachunkowych, tak, by jak najdokładniej oddawały sytuację kadrowo-płacową w danej firmie. Więcej na temat wyceny rezerw na świadczenia pracownicze można przeczytać tutaj: https://halley.pl/wycena-rezerw-pracowniczych/.

Dodatkowo wyliczenia te muszą być przeprowadzone przez osobę mającą odpowiednie wykształcenie i doświadczenie w wycenie rezerw na świadczenia pracownicze. Osobą tą jest aktuariusz, a wyliczenia takie nazywa się wyliczeniami aktuarialnymi. Wiele firm woli zlecić wycenę rezerw na świadczenia pracownicze aktuariuszowi, po to, by uniknąć błędów w obliczeniach, które przełożyłyby się na błędne oszacowanie rezerw. Błędnie zaksięgowane rezerwy mogą skutkować brakiem środków na wypłaty dla pracowników oraz problemami z audytem bilansu.