Monitoring należności w firmie – jak stosować?

Płynność finansowa ma fundamentalne znaczenie w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej. Umożliwia ona pokrywanie wszystkich bieżących zobowiązań względem kontrahentów. Dobra kondycja finansowa przedsiębiorstwa niewątpliwie budzi zaufanie wśród partnerów biznesowych. Niezwykle pomocnym narzędziem, pomagającym utrzymać płynność finansową jest monitoring należności. Usługa ta polega na nieustannym kontrolowaniu zobowiązań, wynikających z wystawionych faktur vat. Zastanawiasz się, jak stosować monitoring należności w firmie? Odpowiadamy!

Czym dokładnie jest monitoring należności?

W obecnych czasach wiele przedsiębiorstw prowadzi sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Transakcja ta, choć niesie za sobą szereg korzyści dla obu stron, wiąże się ze sporym ryzykiem handlowym. Kontrahenci w każdej chwili mogą okazać się niewypłacalni. Nawet jedna nieopłacona faktura może stać się przyczyną poważnych problemów finansowych w firmie. Monitoring płatności, jak sama nazwa wskazuje, polega na nieustannym kontrolowaniu bieżących faktur. Usługa ta pozwala znacząco ograniczyć ryzyko wystąpienia zatoru płatniczego.Z monitoringu należności mogą skorzystać zarówno duże firmy, jak i jednoosobowe działalności.

Monitoring należności to pierwszy i zarazem najważniejszy krok w utrzymaniu kontroli nad finansami. Działania nadzorujące spłatę wierzytelności zazwyczaj rozpoczynają się jeszcze przed upływem terminu płatności. Dzięki temu kontrahent ma szansę tak zadysponować posiadanymi środkami, by w całości spłacić dług. Monitoringiem należności mogą z powodzeniem zajmować się osoby zatrudnione w firmie. W przypadku, gdy nie chcemy obciążać samych siebie lub pracowników dodatkowymi obowiązkami, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów.

Kiedy stosować monitoring należności?

Monitoring należności jest prostym i skutecznym narzędziem w dochodzeniu wierzytelności od dłużników. Usługa ta jest przeznaczona dla właścicieli firm, którym zależy na terminowych płatnościach a co za tym idzie – zachowaniu płynności finansowej. Z monitoringu należności korzystają najczęściej bardzo duże przedsiębiorstwa, które miesięcznie nawiązują sporo transakcji, udzielając kredytu kupieckiego. W takiej sytuacji ryzyko niewypłacalności kontrahentów jest naprawdę spore. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by z monitoringu należności skorzystały również małe i średnie działalności gospodarcze.

Utrzymanie płynności finansowej jest kluczowe dla przedsiębiorstw. Nic dziwnego – to głównie od tego czynnika zależy sukces firmy. Można więc śmiało stwierdzić, że monitoring płatności jest podyktowany dbałością o interesy przedsiębiorstwa. Działalność gospodarcza, która zachowuje płynność finansową na optymalnym poziomie posiada zdolność do pokrywania zobowiązań w wyznaczonym terminie. Dysponuje też środkami pieniężnymi niezbędnymi do zakupu towarów. Dzięki temu może dobrze prosperować i inwestować w swój rozwój.

Jakie działania wchodzą w monitoring należności?

Monitoring płatności obejmuje szereg działań mających na celu zapobieganie powstawaniu opóźnień w transakcjach handlowych. Narzędzia stosowane w ramach monitoringu należności w delikatny sposób przypominają kontrahentowi o zbliżającym się terminie płatności bądź jego upływie. W zależności od sytuacji kontakt może być jednorazowy lub kilkukrotny, aż do osiągnięcia zamierzonego skutku. Najpopularniejszymi formami kontroli płatności są wiadomości tekstowe, wiadomości głosowe, pisemne wezwania do zapłaty, a także kontakt telefoniczny.

Monitoring należności może dotyczyć konkretnej grupy transakcji, kilku kontrahentów lub pojedynczego partnera biznesowego. Kluczowym zadaniem monitoringu wierzytelności jest wyegzekwowanie wierzytelności od dłużnika. Wiadomości kierowane do Klientów informują o tym, kiedy upływa termin płatności, a także przypominają o konieczności uregulowania należności. W treści znajduje się także numer konta bankowego oraz prośba, by w razie jakichkolwiek niejasności, skontaktować się z firmą.

Profesjonalny system CofaPay pozwala na bieżąco monitorować stan portfela kontrahentów. Zapewnia również dostęp do wiarygodnych danych na temat aktualnej sytuacji finansowej partnerów biznesowych, własnej firmy i wielu innych. Dzięki systemowi CofaPay możemy: wymieniać się informacjami dotyczącymi konkretnych kontrahentów, kontrolować kondycję finansową zarówno swoją, jak i swoich klientów, a także wyszukiwać działalności działające na rynku polskim poprzez 15 kryteriów selekcji, zamawiać raporty handlowe, zlecać usługi windykacyjne czy analizować historyczne dane o należnościach. Kondycja finansowa klientów oceniana jest według wskaźników, tj. moralność płatnicza, przeterminowana kwota należności, zdarzenia windykacyjne oraz niewypłacalności. Korzystając z CofaPay za jednym kliknięciem otrzymamy szczegółową analizę zachowań płatniczych kontrahentów.

Monitoring należności a windykacja

Zdarza się tak, że mimo licznych upomnień, kontrahenci nie kwapią się do spłacenia długu. W takiej sytuacji sprawa jest przekazywana firmie windykacyjnej. Monitoring należności opiera się jedynie na wysyłaniu do partnerów biznesowych przypomnień o konieczności dokonania płatności. Kiedy nie przynosi to skutku, należy najpierw przejść do windykacji polubownej (miękkiej). Windykacja miękka polega na ugodowym podejściu do dłużnika, a jednocześnie jego zdyscyplinowaniu. W wielu przypadkach pojawienie się profesjonalnej firmy windykacyjnej wystarczy, by nieuczciwy partner biznesowy uregulował należności. W takim wypadku nie ma konieczności wstępowania na drogę sądową.

Jeśli próba polubownego rozwiązania sporu nie przyniesie efektu, konieczna będzie windykacja sądowa (twarda). Dłużnik ma obowiązek nie tylko pokryć należności wynikające z wystawionej faktury, ale również naliczone odsetki oraz koszty dodatkowe. Głównym celem windykacji twardej jest jak najszybsze wyegzekwowanie długów. Nie należy zwlekać ze zgłoszeniem sprawy do sądu, ponieważ istnieje możliwość przedawnienia długu (6 lat). Uzyskany wyrok w tej sprawie jest niezbędny do rozpoczęcia egzekucji komorniczej.

Regularne monitorowanie należności – dlaczego warto?

Dlaczego warto monitorować należności w firmie? Korzyści płynących z wdrożenia takiej usługi jest mnóstwo. Przede wszystkim pozwala utrzymać dobrą kondycję finansową, która ma niebagatelne znaczenie w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jednocześnie zmniejsza ryzyko pojawienia się zatorów płatniczych, które mogłyby zachwiać płynność finansową. Usługa monitorowania należności przypomina kontrahentom o konieczności zapłaty, co niewątpliwie wpływa na przyspieszenie procesu terminowych wpłat. Co więcej, usługa ta pomaga także zachować porządek w dokumentacji i fakturach, co ma ogromne znaczenie dla sprawnego prosperowania firmy.

Niekwestionowaną zaletą monitoringu należności jest to, że pozwala na lepsze zaplanowanie wydatków. Dzięki temu przedsiębiorca wie, ile może przeznaczyć na konkretne inwestycje. Korzystanie z tego typu usługi świadczy o dbałości o wizerunek firmy. Działalność gospodarcza, która wdrożyła usługę monitoringu należności z pewnością budzi zaufanie na rynku.

Podsumowanie

Płynność finansowa to niezbędny warunek do tego, by firma mogła dobrze prosperować. W dzisiejszych czasach wielu przedsiębiorców decyduje się na udzielenie tzw. kredytu kupieckiego. Często zdarza się tak, że kontrahent nie wykonuje swojego zobowiązania w terminie. W wyniku tego kondycja finansowa przedsiębiorstwa ulega pogorszeniu. Aby zachować stabilność w finansach warto wdrożyć usługę monitoringu należności. Opiera się ona na nieustannym przypominaniu dłużnikom o zbliżających się terminach płatności. Zapobiega to opóźnieniom w regulowaniu zobowiązań, które stanowią poważne zagrożenie dla płynności finansowej. Gdy mimo ciągłych napomnień nieuczciwy kontrahent nie ureguluje należności, wówczas konieczne będą działania windykacyjne.