Narzędzia intranetu

Opublikowano: 4 grudnia 2019. Kategoria: Wpisy Promowane.

Intranet jest najczęściej wdrażany po to, by usprawnić szereg procesów oraz skrócić czas realizacji codziennych zadań. Jego zaletą jest również to, że możliwy jest dobór odpowiednich dla siebie funkcji. W wyniku tego jest narzędziem, które pozytywnie wpływa na działanie całej gamy procesów biznesowych. Konieczne jest jednak jego umiejętne zaprojektowanie tak, by znacznie zwiększyć zakres zastosowania oraz przydatność. Prezentujemy najczęściej wdrażane rozszerzenia podstawowych funkcji systemów intranetowych.

Narzędzia intranetu 1

Rozwój kompetencji pracowników

We współczesnym świecie jedną z najcenniejszych wartości jest dostęp do najnowszych informacji. Dlatego podejście rosnącej liczby pracodawców, którzy kładą coraz większy nacisk na szkolenia oraz rozwój podwładnych, nie jest niczym zaskakującym. Nowoczesne systemy intranetowe oferują narzędzia dedykowane do samorozwoju, które z kolei są podstawą do rozbudowy działów, przyznawania awansów czy organizowania nowych stanowisk.

Współczesny intranet jest narzędziem wspierającym edukację i to na wielu płaszczyznach. Dobrym przykładem jest obowiązek odbycia przez wszystkich pracowników szkolenia. W takiej sytuacji wymagane jest zapewnienie przestrzeni w postaci pojemnej sali, opracowanie oraz przygotowanie materiałów szkoleniowych, zdarza się, że i poświęcenie czasu na transport podwładnych np. z innych działów. Dysponując systemem intranetowym możliwe jest zorganizowanie takiego wydarzenia bez konieczności podejmowania tych wszystkich czynności, w sposób całkowicie zdalny. Kolejnym pozytywnym aspektem jest to, że uczestnicy takiego szkolenia mogą wracać do udostępnionych materiałów zawsze wtedy, gdy zachodzi taka potrzeba, nawet poza firmą czy czasem pracy. Pracodawca może stale kontrolować postęp szkolenia czy jego wynik, a wszystkie te czynności odbywają się poprzez zastosowanie systemu – zdalnie.

Pobierz darmowy poradnik o intranetach „INTRANET: Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji”.

W kontekście edukacji i rozwoju kompetencji, niezwykle ważna jest również baza informacji. Zawarte w niej mogą zostać zarówno najbardziej istotne dla przedsiębiorstwa dane, jak i stanowić miejsce, w którym agregowane są tutoriale, czy materiały szkoleniowe. Jeśli zachodzi taka potrzeba, możliwe jest udostępnianie poszczególnych zagadnień, w zależności od zajmowanego stanowiska pracownika. Samo dodanie takich materiałów nie jest skomplikowane, a wielką zaletą takiego rozwiązania jest fakt, iż raz dodane, zostają w systemie dopóki się np. nie zdezaktualizują. Ponadto mogą one być uzupełnione o ciekawe z punktu widzenia pracownika materiały, bogate w zdjęcia, wykresy, tabele czy pliki wideo.

Zarządzanie finansami i księgowością

Obowiązek rejestru czasu pracy zachodzi w każdym przedsiębiorstwie. Może on być prowadzony w różny sposób – te tradycyjne rozwiązania nierzadko wiążą się z wykonaniem szeregu czasochłonnych czynności. Tymczasem intranet daje możliwość prostej i zawsze zgodnej z prawdą kontroli, która realizowana jest w sposób całkowicie automatyczny. W rozwiązaniu tym weryfikacji poddawany jest nie tylko czas, ale również czynności, jakie pracownik wykonuje na służbowym komputerze.

Oczywiście nie każdemu podwładnemu będzie odpowiadało tego typu rozwiązanie. Jednak współczesny tryb pracy, szczególnie ze stałym dostępem do internetu, oferuje wiele „dystraktów”. Dlatego nałożenie kontroli w takiej formie, może być wręcz czymś obowiązkowym. Dodatkowo można takie rozwiązanie postrzegać jako podnoszenie wydajności poddanych, co z kolei przekłada się na zapewnienie większej oszczędności oraz optymalizację szeregu procesów.

Implementacja tego typu rozwiązania powinna wiązać się z poinformowaniem o tym pracowników. Bardzo ważne jest, aby przy tej czynności zaprezentować im zalety oraz korzyści, jakie oferuje dana aplikacja. W przypadku, gdy w struktury organizacyjne wprowadzany jest równocześnie nowy system intranetowy, przekazanie tego typu informacji jest wówczas obowiązkiem.

Nawet jeśli istnieje ryzyko pojawienia się niechęci wśród pracowników, względem nowego rozliczania czasu pracy, jego implementacja wiąże się z szeroką gamą zalet oraz przydatnych rozwiązań dla całej firmy. Warto wymienić chociażby łatwiejsze zarządzanie skomplikowaną strukturą przedsiębiorstwa, lepszą dyscyplinę, poprawie ulega jakość pracy. Ponadto możliwe jest automatyczne generowanie przez system raportów podsumowujących, zachodzi jednolity proces rejestracji czasu pracy względem wszystkich pracowników oraz jego dokładne liczenie (również z opcją przeliczenia zarobków, w przypadku stawki godzinowej).

Narzędzia intranetu 2

Administracja i organizacja

Wnioski urlopowe

Składanie wniosków urlopowych ma miejsce w każdej firmie. Z uwagi na złożoność procesu, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, zachodzi wysokie ryzyko wystąpienia chaosu informacyjnego. Oprócz tego duży nakład pracy leży po stronie działu Kadr, do którego nie tylko napływają wnioski, ale również często konieczne jest udzielanie pracownikom informacji, co do ilości dni urlopowych do wykorzystania.

Intranet dysponujący modułem monitoringu czasu pracy zapewnia szerokie spectrum informacji zarówno dla Kadr, jak i podwładnych. Każdy pracownik w ramach swojego konta dysponuje dostępem do modułu Urlopy. Może w jego ramach przeglądać złożone wnioski czy urlopy – zarówno te, które już wykorzystał, jak i dni, które mu pozostały. Całkowicie zdalnie, za pomocą systemu, może złożyć wniosek, który automatycznie przesyłany jest do osób decyzyjnych. Wówczas mogą one odrzucić taki wniosek (nie podając przyczyny), jak i go zaakceptować. Co jest szczególnie warte zaznaczenia, pracownik idący na urlop może wyznaczyć osobę zastępującą go, czy zostawić adnotację na czas urlopu np. „Kontakt tylko mailowy”.

Wykorzystanie systemu do składania wniosków urlopowych jest bardzo dużym uproszczeniem, które zapewnia oszczędność czasu oraz stały dostęp do ważnych dla pracowników informacji. Co istotne, pozwala zachować jednolitą w każdym przypadku ścieżkę przepływu informacji. Wykorzystanie modułu Urlopy jest szczególnie pożądane w dużych firmach oraz w okresach urlopowych np. święta czy wakacje.

Rezerwacja zasobów

Zachowanie płynnego przepływu informacji w firmach, gdzie obecne jest bardzo duże rozwarstwienie względem stanowisk, działów czy lokalizacji, jest niezwykle trudne. Dlatego w takich organizacjach tak bardzo doceniana jest możliwość zdalnego rezerwowania zasobów firmowych.

Cała procedura jest niezwykle łatwa – podwładni poprzez system mają dostęp do takich zasobów jak np. auta służbowe, sale konferencyjne czy sprzęt biurowy. Jeśli pracownik potrzebuje wynająć któryś z nich, wówczas wykorzystuje do tego celu dedykowany moduł. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zasobami akceptuje go (jeśli tylko nie doszło do wcześniejszej jego rezerwacji). Gdy to następuje, status takiego zasobu ulega zmianie na „Zarezerwowany”, a dostęp do tej informacji mają wszyscy pracownicy firmy.

Rezerwowanie zasobów jest wspomagane poprzez możliwość ustawienia cyklicznej rezerwacji czy powiadomienia dla pracownika, o zbliżającej się dacie czy godzinie jej realizacji. Ponadto istnieje opcja dodania wskazanego podwładnego do rezerwacji. Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w kontekście wynajęcia sali, w celu odbycia spotkania w licznym gronie.

Firmowy kalendarz

Kalendarz jest narzędziem używanym w każdym przedsiębiorstwie – do zapisywania notatek, ustalania spotkań itp. Zaoferowanie podwładnym rozbudowanego i bogatego w różnorodne opcje kalendarza nie tylko wpłynie na optymalizację ich pracy, ale również będzie miało pozytywny wydźwięk pod względem wizerunkowym.

Jeśli chodzi o kalendarz, na pewno pożądana będzie możliwość dołączania do ustalonych w kalendarzu wydarzeń innych pracowników. Zapewnia to klarowność informacji oraz lepszy poziom organizacji spraw wewnętrznych. Możliwe jest rozbudowanie go w taki sposób, by dopasować najbardziej optymalny dla wszystkich uczestników termin spotkania. Wszystko to można połączyć z opcją z rezerwacji np. sal konferencyjnych

Human Resources – zasoby ludzkie

Zarządzanie zadaniami

Z punktu prowadzenia przedsiębiorstwa kluczowe jest to, jak sprawnie prowadzone są projekty. Dysponując dużą liczbą klientów niezwykle cenne są narzędzia, które wspomagają ten proces. Intranet jest aplikacją, która w znacznym stopniu może się do tego przyczynić. Głównym argumentem jest fakt, iż jest to miejsce agregujące wszystkie dane (dotyczące projektów, budżetów, klientów czy zadań), w jednym miejscu. Wszystko to jest zapewnione przy pełnej klarowności informacji oraz łatwym dostępie do szeregu innych modułów, wykorzystywanych w codziennej pracy.

Jedną z największych zalet systemu intranetowego jest to, że dany projekt można przypisać do konkretnego klienta, czy budżetu, z wyznaczeniem dokładnego terminu realizacji. Zmniejszeniu ulegają koszty oraz skróceniu ulega czas, niezbędny na realizację poszczególnych zadań. Możliwość zamieszczenia dokładnego opisu działań, przydzielenie zespołu projektowego, opcja zlecania kolejnych etapów prac – to niezwykle ważne funkcje dla Project Managerów.

Systemy intranetowe można modyfikować według własnych potrzeb. Jeśli zachodzi taka potrzeba, istnieje opcja dołączenia do projektu dokumentacji, czy przypisania pracownikom dedykowanych ról (również w razie konieczności z ograniczeniem dostępu do poszczególnych treści).

Inwestycja w moduł do zarządzania projektami może początkowo jawić się jako wydatek niepotrzebny, jedynie podnoszący koszty wdrożenia. W praktyce jest to rozwiązanie, które realnie przekłada się na korzyści dla firmy. Im sprawniej projekty będą wykonywane, tym większe prawdopodobieństwo szybkiego zarobku, a co za tym idzie – rozwoju firmy w ogólnym ujęciu.

Komunikacja

Moduł wyszukiwania

Z jednej strony intranet agregujący duże ilości informacji jest wartościowym rozwiązaniem. Z drugiej, jeśli nie jest właściwie zaprojektowany, może powodować chaos informacyjny. W obydwu przypadkach bardzo ważne jest zapewnienie pracownikom opcji szybkiego wyszukiwania treści. Dlatego wymagane jest zaimplementowanie wyszukiwarki, z której użytkownik może w każdej chwili skorzystać. Strategiczne jest jej ulokowanie. Powinna być ona umieszczona w górnym widoku strony głównej, by podwładni mieli do niej cały czas dostęp.

Wyszukiwarka jest opcją, która ma pomagać pracownikom. Dlatego warto jest zainwestować we wszystkie opcje, które usprawniają proces poszukiwania treści. Przydatna będzie tu możliwość autouzupełniania fraz podczas ich wpisywania. Wygodne będzie również wyświetlanie listy tematów, które zawierają dane hasło. Należy pamiętać, że niektórzy użytkownicy będą mogli znać kategorię wyszukiwanych plików, ale nie będą znali ich nazwy – wyszukiwarka powinna zapewniać przeglądanie również według takich parametrów. Przydatne będzie także wyświetlanie wyników według daty ich dodatnia, czy z uwzględnieniem odmiany wyrazów.

Wewnętrzny komunikator

Niemała liczba firm nie udostępnia pracownikom komunikatora wewnętrznego. Popularne jest przeświadczenie, że takie rozwiązanie nie jest potrzebne, a jego celem jest jedynie odciągnięciem podwładnych od wykonywania obowiązków pracowniczych.

W praktyce taki moduł może przyczynić się do wprowadzenia zupełnie nowej dynamiki pracy, przy jednoczesnym wsparciu niektórych obszarów. Warto wskazać niezwykle ważny fakt, iż jest to sposób o wiele szybszy, niż tradycyjna wymiana mailowa. Ponadto pozwala na zachowanie mniej formalnego tonu dyskusji, co jest szczególnie przydatne jest w zakresie omówienia pilnych kwestii.

Należy podkreślić, że komunikator jest także świetnym narzędziem w realizacji bieżących zadań, zwłaszcza między współpracownikami. Opcja tworzenia zbiorowych dyskusji, szybki czas wymiany informacji czy możliwość trafienia do szerokiego grona odbiorców – funkcje te sprawdzają się w małych przedsiębiorstwach, a w szczególności dużych korporacjach. Warte wymienienia są również możliwość przesyłania różnego rodzaju plików, czy zapisanie całej konwersacji. Takie rozwiązania dają możliwość agregowania najbardziej istotnych danych w jednym miejscu – tak, jak w przypadku wymiany poprzez e-mail.

R&D

Obsługa klienta

Możliwość agregowania informacji w intranecie nie musi dotyczyć wyłącznie danych odnoszących się do kwestii firmowych. Idealnie sprawdza się również do obsługi klienta. Zawarcie wszystkich informacji w jednym miejscu, z kompletną bazą informacji i dokumentów, niezaprzeczalnie jest podstawą szybkiego i sukcesywnego zakończenia projektu lub zadania. Takie rozwiązanie pozwala na bezproblemowe wprowadzenie nowego członka zespołu czy zaprezentowanie klientowi postępów prac. Poprzez zaledwie kilka kliknięć pracownicy mają dostęp do wszystkich istotnych kwestii, możliwość wygenerowania raportu lub sprawują kontrolę nad bieżącymi budżetami. To funkcja, która szczególnie sprawdza się w dużych projektach, czy w pozyskiwaniu nowego klienta.

W zakresie rozliczania z klientami godzinowa stawka będzie wygodna dla zleceniodawców. Przydatny w tym zadaniu będzie monitoring pracy, który dokładnie wskaże ile roboczogodzin zostało przeznaczonych na projekt, ze wskazaniem konkretnych pracowników. Znacznie podnosi to jakość obsługi klienta, jak i przyczynia się do budowania wizerunku firmy rzetelnej, dokładnie wykonującej swoją pracę, a co najważniejsze – trzymającej się wskazanego przez klienta budżetu.

Narzędzia intranetu 3

Rozbudowa intranetu o nowe moduły

Jeśli korzysta się z rozwiązania dedykowanego, możliwości rozbudowy systemu intranetowego są niemal nieograniczone. Nawet po wdrożeniu platformy można go dalej modyfikować i dopasowywać pod indywidualne potrzeby. Z uwagi na to, jeszcze w procesie podejmowania decyzji o wyborze usługodawcy, należy zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów. Firma powinna gwarantować suport techniczny oraz być otwarta na kontynuowanie współpracy. To drugie jest ważne szczególnie, jeśli intranet został oparty o ich autorską platformę.

Po wdrożeniu nie należy zapominać o swoich pracownikach, którzy mogą mieć swój wkład w rozbudowę platformy. Można ich zachęcić do pełnienia roli testerów. Szczególnie jest to ważne, kiedy jakieś elementy nie spełniają swojej roli, są źle zaprojektowane lub po prostu przestają prawidłowo działać. Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że to właśnie oni jako pierwsi zauważą wszelkiego rodzaju niedogodności czy nieścisłości. Wielu przedsiębiorców zapomina, że nie ma systemu idealnego, który działałby bez zarzutów. Na bieżąco wprowadzanie zmian nie świadczy wcale o jego niedociągnięciach i przyniesie jedynie pozytywne efekty.

By pracownicy przyczynili się do realizacji tego zadania, można ich odpowiednio motywować. Sprawdzi się tu zaimplementowanie dedykowanego boxu, w którym mogą zgłaszać swoje uwagi. Jeśli zostaną one uwzględnione, podwładny, które je zgłosił, ma okazję do otrzymania jakiegoś rodzaju bonusu np. w postaci premii pieniężnej.

Naturalnym jest, że firma z biegiem czasu rozwija się. Dlatego rozbudowa czy modyfikacja wykorzystywanych w niej narzędzi jest całkowicie naturalna. Konieczne jest słuchanie potrzeb pracowników i działanie w taki sposób, by spełniać ich oczekiwania na wszystkich płaszczyznach.

Pamiętaj!

To od menadżerów firm w dużej mierze zależy jak będzie wygląd i jakie funkcje będzie miał intranet. Podczas wyboru spośród szerokiego wachlarza możliwości należy w głównej mierze kierować się celem, jaki ma spełniać system. Następnie na jego podstawie dobierać kolejne komponenty. Tylko przemyślane i usystematyzowane działanie pozwoli na zaoferowanie pracownikom narzędzia, bez którego nie będą umieli sobie wyobrazić codziennej pracy.

Wpisy PromowaneNarzędzia intranetu

Podziel się!

O autorze

Wpisy Promowane

Na e-biznes.pl nie znajdziesz agresywnych form reklamowych – staramy się dostarczać Czytelnikom przede wszystkim ciekawą treść w czytelnej formie. Dlatego też proponujemy promocję Waszej firmy w formie informacji. Wpisy promowane znajdują się w lewej części strony – w bardzo rozpoznawalnym miejscu. Obok wpisu może pojawić się również logo Twojej firmy. Szczegóły znajdują w dziale Oferta.