Planowanie i kontrola kosztów projektu

Zarządzanie kosztami jest jedną z najważniejszych kwestii dotyczących projektów. Odpowiednie planowanie pozwala mieć pełną kontrolę nad finansami. Jak zrobić to prawidłowo?

Zanim przystąpimy do realizacji projektu, trzeba oszacować jego koszty. Do tworzenia prognozy nie można podejść pobieżnie, w przeciwnym razie może się okazać, że odchylenia są zbyt duże, a przeznaczony budżet projektu szybko przekroczony. Już podczas określania prognozy zakłada się, że podane kwoty mogą ulec zmianie i nie można kurczowo się przywiązywać do szacunków.

Definiowanie budżetu

W zależności od czasu i zaawansowania projektu stosuje się jedno z trzech podejść tworzenia prognozy. Szacunki rozpoczyna się od bardzo ogólnego określania sum, a potem są one coraz bardziej doprecyzowane. Rozpoczyna się od prognozy rzędu wielkości, gdzie końcowy koszt może być o 50% większy bądź 50% mniejszy niż początkowe założenia. Rozwiązanie to jest przydatne w początkowej fazie tworzenia projektu, kiedy znaczenie ma to, czy budżet będzie wynosił kilka, kilkanaście, czy kilkadziesiąt tysięcy.

Bardziej szczegółowa jest prognoza budżetowa, która jest możliwa do wykonania po dokładniejszym określeniu czasu realizacji i niezbędnych zasobów. Granica błędu w tym przypadku powinna zawierać się w przedziale +10% a -25%. Kwoty najbardziej zbliżone do kosztów rzeczywistych są w prognozie definitywnej. Jest ona tworzona już po rozpoczęciu realizacji projektu, a błędy są w granicach +5% a -10%. Robiąc prognozę można podpierać się już zrealizowanymi projektami, jednak trzeba pamiętać o wszystkich różnicach, w tym cenach obowiązujących w danych okresach.

Budżetowanie kosztów

Kiedy prognozy zostały dopracowane, a projekt rozpoczęty, należy przejść do kolejnego etapu, czyli budżetowania kosztów. Nie jest to nic innego, jak jeszcze większe uszczegółowienie prognozy. W tym miejscu powinny być podane koszty wszystkich zadań projektowych. Przy zadaniach, które wiążą się z długotrwałą pracą trzeba przemnożyć jednostkowe koszty, np. wynagrodzenie dzienne pracowników i dzienny koszt wynajmu maszyn.

Kontrolowanie

Aby mieć pewność, że prace idą zgodnie z planem, a budżet na żadnym etapie nie został przekroczony, trzeba kontrolować koszty na bieżąco. W tym celu wyznacza się częstotliwość generowania raportu. Proponuje się wykonać go raz na tydzień, a następnie analizuje się go pod kątem zgodności z tym, co znajdowało się w prognozach. Jest to najprostszy sposób na zweryfikowanie tego, które założenia się sprawdziły, a gdzie wystąpiły błędy.

Granica tolerancji błędu

Biorąc pod uwagę to, że prognoza bazuje na szacunkach, końcowe koszty realizacji projektu mogą wyglądać nieco inaczej. Trzeba jasno określić jakie odchylenie jest dopuszczalne, przy czym granica błędu nie może być większa niż 10%, w przeciwnym razie sens tworzenia prognozy zaczyna być wątpliwy. Jeśli podczas kontroli okaże się, że koszty zaczynają być większe niż wyznaczona tolerancja, należy z jednej strony dojść, co jest tego przyczyną, z drugiej dążyć do minimalizacji kolejnych kosztów. Pomocne jest ustalenie kwoty rezerwowej, która będzie wykorzystana przy przekroczeniu budżetu.