Program do faktur – czym się kierować przy wyborze?

Każdy przedsiębiorców związku z realizowanymi dostawami towarów lub świadczonymi usługami, zobowiązany jest do wystawiania faktur dla swoich kontrahentów. Można wykorzystywać przy tym faktury tradycyjne – papierowe lub e-faktury. Jak wybrać program, który pozwoli na sprawne fakturowanie w obu trybach?

Kompleksowy program do fakturowania

W marcu 2016 roku przeprowadzono podczas konferencji Marketplanet OnePlace w Sopocie badanie wśród kadry menadżerskiej ds. IT, finansów i zakupów, które miało na celu zweryfikowanie, jakie czynniki decydują o wyborze e-faktur i wykorzystania programów do ich wystawiania. Według badanych implementacja programu do faktur powinna zapewniać głównie skrócenie czasu ich generowania oraz zmniejszać koszty przetwarzania dokumentów – odpowiednio udzielono 29 i 28 proc. takich odpowiedzi.

Dobry program do faktur powinien znacząco usprawniać proces fakturowania oraz pozwolić na wypracowanie realnych oszczędności w tym zakresie. Właściciel firmy decydujący się na wybór oprogramowania do faktur powinien zwrócić uwagę na takie rozwiązania, które będą funkcjonalne i aktualne. Jest to w szczególności niezbędne w przypadku gdy przedsiębiorca świadczy usługi odpowiadające różnym stawkom podatkowym. Zautomatyzowany program do faktur nie tylko ułatwi wystawienie dokumentów, ale również podpowie, jaka stawka podatku VAT powinna zostać zastosowana. Warto zwrócić uwagę czy taki program do fakturowania umożliwia zapisanie danych kontrahentów, z którymi współpracujemy. Dzięki temu będziemy mogli uniknąć ręcznego wypisywania danych w wystawianych dokumentach. Dogodnym rozwiązaniem wydają się programy oferowane przez firmę Mega-Tech przyspieszające wystawianie faktur, oferujące m.in. kartotekę klientów, towarów, wyszukiwanie z GUS, oraz inne innowacyjne rozwiązania wpływające na usprawnienie procesu fakturowania. Firmy oferujące programy do faktur są z reguły otwarte na nowe pomysły klientów np. klient do nas dzwoni i mówi o jakimś swoim pomyśle, a my to wdrażamy – mówi jeden z pracowników firmy Mega-Tech.

Program do faktur ma zapewnić uproszczenie dokumentowania transakcji realizowanych przez firmę, a przedsiębiorca przed decyzją o wyborze dogodnego dla siebie programu, może zapoznać się z jego wszystkimi funkcjami pobierając bezpłatną wersję testową.

Bezpłatną wersję demo programów oferowanych przez Mega-Tech można pobrać wchodząc na stronę: www.mega-tech.com.pl

Wątpliwości przedsiębiorców

Wybrany program do faktur powinien być prosty w obsłudze, łatwy w implementacji oraz aktualny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Marketplanet podaje, że 25 proc. przedsiębiorców odczuwa niechęć do zmian w organizacji i dlatego nie wdraża programu do e-fakturowania. Prosty, ale funkcjonalny program do faktur VAT mógłby to zmienić. 24 proc. respondentów wskazało brak standardów rynkowych e-faktur, a 22 proc. wyraża obawy związane z uregulowaniami prawnymi. Dostawca oprogramowania do fakturowania powinien zatem zapewnić pełną zgodność programu z aktualnymi przepisami. Aż 17 proc. podaje, że problemem w korzystaniu z programów do fakturowania jest brak rzetelnej wiedzy o dostępnych rozwiązaniach na rynku. 11 proc. obawia się, że poczyniona inwestycja się nie zwróci. Nie zawsze jednak takie rozwiązanie jest kosztowne – można znaleźć na rynku relatywnie tanie programy do fakturowania i sprawdzić korzystając z wersji demo, w jakim zakresie spełnią nasze oczekiwania.