Program wspierający zarządzanie projektami i pracę project managera oraz PMO: jaki powinien być?

By zespoły projektowe mogły efektywnie realizować swoją pracę, niezbędne jest dostarczenie im skutecznych narzędzi wspierających. Jaki powinien być dobry program do zarządzania projektami, by spełniał potrzeby i oczekiwania organizacji?

Każde przedsiębiorstwo realizuje mniejsze lub większe projekty. Pracują nad nimi nie pojedyncze osoby, a przynajmniej kilkuosobowe zespoły, na których czele stoją project managerowie, a często nawet Biura Zarządzania Projektami (PMO). By procesy projektowe przebiegały w organizacjach w sposób sprawny i efektywny, warto zainwestować w specjalistyczne oprogramowanie, które pozwoli zoptymalizować pracę. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, wybierając odpowiedni system do zarządzania projektami.

Funkcjonalność

Dobry program do zarządzania projektami powinien posiadać niezbędne funkcje, które pozwolą w jednym miejscu planować, wdrażać, monitorować i raportować wszelkie procesy niezbędne podczas prac na danym projektem. W tym celu konieczny jest odpowiedni harmonogram, opcja prognozowania i kontrolowania budżetu, zarządzania dokumentacją projektową, a także rozdzielania zasobów i zarządzania pracą zespołu. Bardzo przydatne są też wszelkiego rodzaju funkcje usprawniające procesy decyzyjne. Pozwalają one tworzyć ścieżki akceptacji i przypisywać do nich osoby odpowiedzialne. Idealnie, jeśli oprogramowanie umożliwia tworzenie modeli ocen projektów. Dzięki temu project managerowie mogą nadawać pomysłom priorytety w sposób obiektywny. Z perspektywy PMO ważne jest również, by oprogramowanie pozwalało w skuteczny sposób zarządzać portfelami projektowymi w sposób globalny.

Intuicyjność

Odpowiednio dobrany do project managerów i PMO system do zarządzania projektami powinien być w ich odczuciu na tyle intuicyjny, by już po szkoleniu wdrażającym cały zespół był w stanie odnaleźć się we wszystkich funkcjach. Dzięki temu od początku wykorzystywany będzie cały potencjał narzędzia wspierającego zarządzanie projektami. Program powinien też posiadać wbudowany system powiadomień, które będą wskazywały najważniejsze informacje o statusie projektów oraz przypominały konkretnym osobom o ich zadaniach, terminach wykonania itd.

Elastyczność

Kolejną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, wybierając oprogramowania do zarządzania projektami w organizacji, mające służyć zwłaszcza project managerom oraz PMO, jest możliwość bezproblemowego wprowadzania zmian w czasie trwania procesu projektowego. Bez względu na to, czy chodzi tu o harmonogram, czy o zasoby albo budżety. Istotne jest to, by w dowolnym czasie można było sprawdzić historię wszelkich zmian w projekcie, łącznie z uzyskaniem informacji, kto daną zmianę wprowadził.

Oszczędność czasu

Bezpośrednio ze wspomnianej wcześniej funkcjonalności, intuicyjności i elastyczności systemu do zarządzania projektami wynika jeszcze jego jedna, ważna cecha. Oprogramowanie powinno w znaczącym zakresie oszczędzać czas project managerów i PMO. Zwłaszcza, jeśli chodzi o komunikację z zespołem czy zarządzanie projektami, które są w całości lub w części powtarzalne. Jest to możliwe, jeżeli system posiada wbudowany komunikator oraz opcję zapisywania szablonów z gotowymi harmonogramami, budżetami, ryzykami i produktami. Ponadto, pomocna w oszczędzaniu czasu project managerów i PMO jest również funkcja generowania dowolnych raportów bezpośrednio z narzędzia oraz dostęp do czytelnych dashboardów, które pozwalają monitorować najważniejsze wskaźniki i w czas dostrzegać ewentualne przeciwności, z którymi trzeba się uporać.

Kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami potrafi podnieść efektywność działań zespołów projektowych i Biur Zarządzania Projektami. Optymalizuje czas pracy, dyscyplinuje i pomaga odpowiednio alokować zasoby. To wszystko sprawia również, że możliwe jest wygenerowanie sporych oszczędności w kontekście finansowym. Mamy nadzieję, że informacje, którymi dziś się podzieliliśmy, pomogą Ci dobrać taki system do zarządzania projektami, który usprawni pracę w Twojej organizacji.