Nowy Rok oznacza nowe wyzwania dla firm. Jeśli widzisz, że standard prowadzenia dokumentacji pracowniczej w Twojej firmie kuleje, czas na zmiany. Zastanawiasz się, jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w 2024 roku? Nie przestawaj czytać.
Dokumentacja pracownicza – co to jest?
Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów, które dotyczą stosunku pracy między pracownikiem a pracodawcą. Zawiera ona informacje o pracowniku, jego zatrudnieniu, warunkach pracy i płacy, a także o przebiegu jego pracy.
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą w 2024 roku?
Aby prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w 2024 roku, należy pamiętać o następujących zasadach:
- Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w sposób rzetelny i staranny. Oznacza to, że wszystkie dane zawarte w dokumentacji muszą być aktualne i prawdziwe.
- Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu. Oznacza to, że dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie dostały się do niewłaściwych rąk.
- Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez odpowiedni okres czasu.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy. Obowiązek ten wynika z Kodeksu pracy, a dokładniej z art. 221 § 1.
W skład dokumentacji wchodzą:
- akta osobowe pracownika;
- dokumenty związane ze stosunkiem pracy.
To wrażliwe dane, dlatego też pracodawca musi wiedzieć, jak dokumentację prowadzić i przechowywać, by zagwarantować poufność, kompletność i bezpieczeństwo dokumentów.
Jakie dokumenty powinny znaleźć się w dokumentacji pracownika?
Dokumenty dzielimy na:
- dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
- wnioski pracownika dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
- związane ze stosowaniem danego systemu czasu pracy;
- związane z udzieleniem pracownikowi innego dnia wolnego za wykonywanie pracy w dzień wolny;
- zgody pracownika na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy;
- związane z urlopem wypoczynkowym;
- listy wypłaconego wynagrodzenia;
- kartę ewidencji przydzielonej odzieży, obuwia oraz środków higieny indywidualnej;
- związane z wypłatą ekwiwalentu za używanie i konserwację odzieży własnej.
Wymagania dotyczące dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w sposób rzetelny i staranny. Musi być również przechowywana w bezpiecznym miejscu przez określony czas. Jak długo?
- 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych 1 stycznia 2019 roku lub później;
- 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018;
- 50 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
Centrum Verte – szkolenia z zakresu kadr i płac
Centrum Verte oferuje szkolenia kadrowe dla działów kadr i płac, w tym szkolenia z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Szkolenia te obejmują zagadnienia takie jak:
- Podstawy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej
- Praktyczne aspekty prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Podsumowanie
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy. Aby prawidłowo ją prowadzić, należy pamiętać o zasadach opisanych w tym artykule. Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź ofertę Centrum Verte, w tym szkolenia kadrowe, które pomogą Ci doszkolić się w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób rzetelny i bezpieczny.