Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) w 2024 roku

Nowy Rok oznacza nowe wyzwania dla firm. Jeśli widzisz, że standard prowadzenia dokumentacji pracowniczej w Twojej firmie kuleje, czas na zmiany. Zastanawiasz się, jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w 2024 roku? Nie przestawaj czytać.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) w 2024 roku 1

Dokumentacja pracownicza – co to jest?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów, które dotyczą stosunku pracy między pracownikiem a pracodawcą. Zawiera ona informacje o pracowniku, jego zatrudnieniu, warunkach pracy i płacy, a także o przebiegu jego pracy.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą w 2024 roku?

Aby prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w 2024 roku, należy pamiętać o następujących zasadach:

  • Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w sposób rzetelny i staranny. Oznacza to, że wszystkie dane zawarte w dokumentacji muszą być aktualne i prawdziwe.
  • Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu. Oznacza to, że dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie dostały się do niewłaściwych rąk.
  • Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez odpowiedni okres czasu.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy. Obowiązek ten wynika z Kodeksu pracy, a dokładniej z art. 221 § 1. 

W skład dokumentacji wchodzą:

  • akta osobowe pracownika;
  • dokumenty związane ze stosunkiem pracy.

To wrażliwe dane, dlatego też pracodawca musi wiedzieć, jak dokumentację prowadzić i przechowywać, by zagwarantować poufność, kompletność i bezpieczeństwo dokumentów.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w dokumentacji pracownika?

Dokumenty dzielimy na:

  • dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
  • wnioski pracownika dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
  • związane ze stosowaniem danego systemu czasu pracy;
  • związane z udzieleniem pracownikowi innego dnia wolnego za wykonywanie pracy w dzień wolny;
  • zgody pracownika na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy;
  • związane z urlopem wypoczynkowym;
  • listy wypłaconego wynagrodzenia;
  • kartę ewidencji przydzielonej odzieży, obuwia oraz środków higieny indywidualnej;
  • związane z wypłatą ekwiwalentu za używanie i konserwację odzieży własnej.

Wymagania dotyczące dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w sposób rzetelny i staranny. Musi być również przechowywana w bezpiecznym miejscu przez określony czas. Jak długo?

  • 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych 1 stycznia 2019 roku lub później;
  • 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018;
  • 50 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.

Centrum Verte – szkolenia z zakresu kadr i płac

Centrum Verte oferuje szkolenia kadrowe dla działów kadr i płac, w tym szkolenia z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Szkolenia te obejmują zagadnienia takie jak:

  • Podstawy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
  • Zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej
  • Praktyczne aspekty prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Podsumowanie

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawcy. Aby prawidłowo  ją prowadzić, należy pamiętać o zasadach opisanych w tym artykule. Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź ofertę Centrum Verte, w tym szkolenia kadrowe, które pomogą Ci doszkolić się w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób rzetelny i bezpieczny.

Wpisy promowane

Wydarzenia

IT w Uczelniach
07.03.2024
19. edycja Studenckiego Festiwalu Informatycznego
04.04.2024 - 06.04.2024

Najnowsze wpisy

Scroll to Top