Skuteczny sposób na monitoring należności

Każdy przedsiębiorca pragnie osiągnąć stabilność finansową w swojej firmie. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest zastosowanie profesjonalnego monitoringu płatności, który pozwoli utrzymać nadzór nad firmowymi finansami. Poznaj sposób monitorowania należności, jego korzyści, a także negatywne skutki, jakie mogą spotkać Twoją firmę, jeśli nie będziesz trzymał kontroli nad przepływami pieniężnymi.

Za pomocą monitoringu należności każdy przedsiębiorca może w każdej chwili kontrolować terminy płatności wynikające z wystawianych faktur VAT oraz stan zaległości i przepływów pieniężnych. Jego celem jest minimalizowanie ryzyka związanego z opóźnieniami w płatnościach.

Z monitoringu należności przeważnie korzystają firmy wystawiające dużą ilość faktur dla dużej ilości różnych kontrahentów, a wystawione faktury są regulowane dopiero po dostarczeniu towaru/.usługi. Jeśli przedsiębiorca chce mieć nadzór nie tylko nad sprawami bieżącego funkcjonowania firmy, ale również nad jej finansami, i mieć stały podgląd sytuacji finansowej, to monitoring płatności staje się koniecznością.

W jaki sposób monitorować należności?

„Monitoring należności polega zasadniczo na kontrolowaniu rozliczeń z kontrahentami, a w przypadku, gdy mija bądź minął okres uregulowania faktury przesyłaniu kontrahentowi przypomnienia, w której przede wszystkim podkreśla się ważność wpłaty należności.” – mówi Bogusław Bieda z Kancelarii Vindicat.pl.

W przesyłanym przypomnieniu wskazany jest najczęściej numer konta, na który powinna zostać przelana ustalona kwota zadłużenia, informacja o terminie płatności a także prośba o ewentualny kontakt w celu wyjaśnienia niezrozumiałych przez kontrahenta kwestii. Powiadomienia mogą być przesyłane automatycznie różnymi kanałami komunikacji. Najpopularniejsze z nich to: kontakt telefoniczny, SMS’y, e-maile oraz wiadomości głosowe.

Monitoring należności można prowadzić na dwa sposoby – można samodzielnie kontrolować rozliczenia prowadząc własny rejestr lub wykorzystując dedykowane do tego oprogramowanie, a można również zlecić takie działanie zewnętrznej kancelarii windykacyjnej, która będzie prowadziła rejestr rozliczeń, monitorowała płatności i ponaglała ociągających się klientów.

W momencie, kiedy jako przedsiębiorca postanowiłeś zająć się monitoringiem samodzielnie to możesz skorzystać z systemu do monitorowania płatości Vindicat.pl, dzięki któremu monitorowanie płatności będzie o wiele prostsze i szybsze niż w przypadku monitoring prowadzone ręcznie w oparciu o własne notatki, excela czy zwykły program do wystawiania faktur.

Pamiętaj, że jeśli chcesz zlecić monitoring osobie zatrudnionej w Twojej firmie, to musisz wziąć pod uwagę jej kwalifikacje w tym kierunkiem.

Dotychczas monitoring prowadzony we własnym zakresie zajmował znacznie więcej czasu, a także przy większej skali wymagał zatrudnienie dedykowanego do tego celu pracownika. Dzięki systemowi Vindicat.pl możesz monitorować swoje płatności, a jednocześnie zautomatyzować tą procedurę ograniczając w sposób znaczny własne koszty.

Korzyści płynące z monitorowania należności

Monitoring należności daje wiele korzyści. Przede wszystkim dzięki niemu przedsiębiorca sprawuje nadzór nad płatnościami swojej firmy, a także wskazuje kontrahentów zalegających z płatnościami. Poza tym koszty związane z obsługą klientów zostaną zmniejszone, a powstałe zatory płatnicze usunięte.

Przedsiębiorca, który zdecydował się na prowadzenie monitoringu należności, zachowuje w ten sposób porządek w firmowej dokumentacji. Jego firma osiąga stabilność finansową. Dzięki zastosowaniu monitoringu płatności, firma jest postrzegana, jako odpowiedzialna, profesjonalna i uczciwa.

„Dużą zaletą monitoring należności jest charakter wychowawczy jaki on pełni względem kontrahentów. Przy powtarzających się transakcjach i ciągle ponawianych przypomnieniach i monitach kontrahenci uczą się, że dla własnego świętego spokoju lepiej zapłacić daną fakturę w terminie niż przeciągać płatność” – mówi Bogusław Bieda.

Czym grozi brak kontroli finansów firmy i monitorowania należności?

Głównymi obawami i przeciwnościami przez zastosowaniem monitoringu należności jest przekonanie, że jest on w firmie do niczego nie potrzebny, a jego prowadzenie zajmuje dużo czasu. Jednak brak kontroli finansów i nieprowadzenie monitoringu płatności podnoszą obszar ryzyka z pewnością niekorzystnie odbijają się na prowadzonej działalności.

Brak płynności finansowej

Brak monitoringu płatności może doprowadzić do zatorów płatniczych, które wpłyną na utratę płynności finansowej firmy. Jak wiadomo, żaden przedsiębiorca nie chciałby tego dla swojej firmy, ponieważ utrata płynności to prosta droga do bankructwa.

Wizerunek firmy

Każda firma, aby wybić się na rynku i zdobyć uznanie wśród klientów, musi posiadać dobry wizerunek. Jednak w momencie, kiedy przedsiębiorca nie weźmie pod uwagę kontroli płatności swojej firmy, po pewnym czasie kontrahenci przyzwyczają się, że płatności można przeciągać w czasie, a faktury od tego przedsiębiorcy płacić na samym końcu. W taki sposób z pewnością firma utraci pozycję na rynku, jak również zaufanie wśród swoich klientów. Jeśli chce się tego uniknąć, warto rozpocząć monitorowanie płatności swojej firmy.

Dzięki korzystaniu z monitoringu należności przedsiębiorca nie tylko jest w stanie wskazać kontrahentów zalegających z płatnościami, ale również nie dopuszcza do powstania zatorów płatniczych, a co za tym idzie do utraty płynności finansowej oraz pozycji na rynku. Co ciekawe system Vindicat.pl został nagrodzony za najlepszy produkt dla małych i średnich firm według rankingu Gazety Finansowej.