W jaki sposób dział HR może zyskać dzięki wdrożeniu platformy Workflow

Specjaliści w działach HR często muszą się liczyć z wykonywaniem czasochłonnej i żmudnej pracy. Głównym celem posiadania działu HR w firmie jest maksymalizacja wydajności pracowników przy jednoczesnym dbaniu o inne obowiązki, takie jak ustalanie i wypłacanie wynagrodzeń, premii i świadczeń, rekrutacja, aktualizowanie zasad pracy, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zwalnianie pracowników i zapewnianie zgodności z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Dodatkowo na dziale kadr ciąży odpowiedzialność ochrony organizacji, przed wszelkimi problemami, które mogliby powodować zatrudnieni pracownicy. Przy tej ilości obowiązków, nietrudno osiągnąć ‘przeciążenie’ działu, w którym pracownicy oceniają swoją pracę jako żmudną i nie radzą sobie z ilością napływających na nich obowiązków.

Istnieje jednak skuteczny sposób odciążenia działu HR, poprzez automatyzację procesów kadrowych za pomocą systemu workflow. Dobrze dobrany system, z łatwością zautomatyzuje procesy związane z zadaniami administracyjnymi. Na przykład, składanie i akceptację wniosków o urlop, czy też rozliczanie delegacji. Procesy, w których pracownicy przesyłają wnioski, otrzymują zatwierdzenia i są rozliczani według z góry określonych budżetów.

Nietrudno się domyślić, że automatyzacja procesów HR staje się coraz bardziej popularna, w każdej branży. Systemy workflow pomagają zaoszczędzić czas i poprawiają wydajność we wszystkich działach.

Z drugiej strony pracownicy oczekują coraz wyższych standardów pracy, procesy kadrowe to sprawy, które ich dotyczą. Wypełnianie wniosku urlopowego online z poziomu komputera, aplikacji mobilnej czy e-kiosku jest już możliwe w większości organizacji. Coraz więcej firm udostępnia szerszy zakres usług kadrowych w modelu samoobsługowym, są to m.in. wszystkiego rodzaju wnioski pracownicze (zaświadczenie o dochodach, zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia, wnioski o dofinansowanie np. okularów), procesy związane z zatrudnieniem (onboarding), obiegówką czy obsługa podróży służbowych.

Dział HR opiera się na ogromnej liczbie dokumentów, ich porządkowanie i procesowanie może zajmować naprawdę znaczną część etatu pracownika. Do tego dochodzą błędy, które łatwo popełnić, przy tak dużej ilości spraw i dokumentów do przetworzenia. Co więcej, procesy HR często wymagają od pracowników podpisywania dokumentów w celu ich zatwierdzenia, więc bez odpowiedniego systemu, praca zdalna może być dla nich wyzwaniem.

Dlatego wdrożenie platformy workflow i objęcie nią działu HR jest korzystniejsze w obecnych czasach niż kiedykolwiek wcześniej. Praca zdalna lub hybrydowa to przecież już dla większości firm norma. Bez digitalizacji i odpowiednich narzędzi IT, ciężko kontrolować przepływ pracy w procesach kadrowych, ze względu na to, że często bierze w nich udział kilka osób. Pracownicy HR docenią automatyzację przepływu pracy między nimi, ponieważ w ten sposób unikną nieporozumień, a ich żmudna część pracy odbywa się automatycznie, w związku z czym ich zadania wykonywane są szybciej.

Przykładem takiego procesu jest, chociażby onboarding. Proces, w którym nowy pracownik, musi przejść przez kilka szkoleń, wypełnić i dostarczyć odpowiednie dokumenty, które następnie muszą zostać zatwierdzone przez upoważnioną do tego osobę. Dzięki systemowi workflow ani nowy pracownik, ani osoba zatwierdzająca dokumenty, nie muszą pojawiać się w biurze, aby je podpisać. Wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu, tworząc e-teczkę pracownika, a ich procesowanie obejmuje przypomnienia o zbliżających się terminach i powiadomienia o zmianach statusu.

To tylko kilka przykładów korzyści związanych z wykorzystaniem z platformy workflow. W podanym przykładzie omówiliśmy część z możliwości konkretnego systemu workflow, a mianowicie systemu JobRouter. Możliwości każdej platformy będą się nieco różnić od siebie nawzajem, dlatego warto skorzystać z darmowej prezentacji demo i sprawdzić, czy system obejmie wszystkie wąskie gardła w Twojej organizacji.

Podsumowując, korzyści płynące z automatyzacji działu kadr, to przede wszystkim:

• umieszczenie wszystkich informacji i dokumentów w scentralizowanej lokalizacji (w chmurze, lub na serwerze)
• tworzenie i archiwum e-teczek pracownika
• zgodność z zasadami bezpieczeństwa przechowywania dokumentów i danych
• zaoszczędzony czas i pieniądze
• usprawniony proces m.in. rekrutacji, onboardingu, urlopów i delegacji
• integracja z innymi narzędziami/systemami, których używa firma
• automatyzacja żmudnych i powtarzających się czynności
• eliminacja papieru przekładanego z biurka na biurko
• redukcja błędów popełnianych przez człowieka
• zwiększona produktywność i wydajność
• łatwiejsza kontrola procesów i oceniania wyników