Nowoczesna księgowość, czyli kilka słów o e-fakturach

Jeszcze w 2 lata po wprowadzeniu w życie rozporządzenia o zrównaniu statusu prawnego faktur papierowych i elektronicznych, czyli w roku 2007, w Polsce zaledwie niewielki ułamek potencjalnych użytkowników tego rozwiązania z niego realnie korzystało – według danych statystycznych było to 7% w przypadku odbioru faktur i jedynie 3% w przypadku ich wysyłki.

Dopiero zasadnicza liberalizacja najważniejszych zapisów tej ustawy na początku roku 2011 sprawiła, że przedsiębiorcy zaczęli przychylniejszym okiem spoglądać na to rozwiązanie jako opłacalną alternatywę dla tradycyjnego systemu bazującego na papierowych dokumentach. Aby sobie uzmysłowić, jakie sumy wchodzą w rachubę, wystarczy wspomnieć, że na przykład w Finlandii przejście całej administracji publicznej na e-faktury zaowocowało redukcją wydatków o ponad 350 milionów euro w skali roku!

Zasadniczą korzyścią przejścia na faktury elektroniczne jest więc ewidentnie oszczędność: przesłanie e-faktury jest natychmiastowe i nie kosztuje zupełnie nic, co w kontekście jakości oraz cen usług świadczonych przez Pocztę Polską jest czystym zyskiem. Ponadto zyskujemy pewność, że faktura została dostarczona bezpośrednio do kontrahenta. Największym jednak plusem e-faktury jest jej rozmiar – do przechowywania ogromnej liczby takich faktur wystarczy jeden niewielkich gabarytów dysk twardy, podczas gdy faktury papierowe wymagają wydzielenia sporego pomieszczenia magazynowego tylko i wyłącznie do tego celu.

Nic więc dziwnego, że wkrótce po nowelizacji ustawy zaczęły powstawać rozmaite systemy zarządzania elektronicznymi fakturami, z których na szczególną uwagę zasługuje Flow for you, dostępny za pośrednictwem portalu f4you.pl. Podstawową zaletą tego zintegrowanego systemu do monitorowania stanu e-faktur i zarządzania ich przepływem jest fakt, że wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu i dostępne przy pomocy zaledwie kilku kliknięć myszą. Flow for you umożliwia bieżące nadzorowanie stanu każdej faktury, w tym statusu jej doręczenia (wystawca faktury otrzymuje informację, kiedy zostanie ona przez klienta odebrana, dzięki czemu znacznie łatwiej jest wyegzekwować należną płatność).

Każda faktura VAT online umieszczona na serwerach f4you.pl jest całkowicie bezpieczna, ponieważ przechowywane dokumenty są szyfrowane i przesyłane przy pomocy najnowocześniejszych narzędzi używanych w sektorze bankowym. Oprócz tego istnieje możliwość wyeksportowania danej faktury do któregoś z powszechnie używanych i popularnych programów fakturowo-księgowych, można również faktury z tych programów bezproblemowo zaimportować do systemu online. Warto mieć na uwadze wspomniane wyżej korzyści, kiedy będziemy zastanawiać się nad ewentualnymi sposobami zredukowania ponoszonych przez firmę kosztów bez zmniejszania wydajności pracowników oraz bez ich zwalniania.