Jak zgodnie z przepisami archiwizować dokumenty elektroniczne?

Opublikowano: 17 maja 2018. Kategoria: Wpisy Promowane.

Dokumentami elektronicznymi posługujemy się coraz częściej. Dzięki nim możemy nie tylko oszczędzać swój czas i pieniądze, ale również środowisko.

Zgodnie z polskimi przepisami archiwizacja dokumentów elektronicznych musi spełniać konkretne wymagania. O czym należy pamiętać?

Jednym z najczęściej używanych dokumentów elektronicznych są faktury elektroniczne, czyli w skrócie e-faktury. Firmy coraz częściej odchodzą od papierowych faktur na rzecz tych w formie elektronicznej. Dzięki temu nie tylko ograniczają swoje koszty, ale również usprawniają obieg informacji w jednostce.

Aktualnie, zgodnie z przepisami, należy uzyskać zgodę kontrahenta na dostarczanie mu dokumentów elektronicznych – nie musi być to jednak pisemne oświadczenie, ale też e-mail czy wiadomość ustna. Ta zmiana sprawiła, że e-faktur wystawia się jeszcze więcej. Jak jednak należy przechowywać tego rodzaju dokumenty?

Przechowywanie faktur i e-faktur zgodnie z przepisami

Jak zgodnie z przepisami archiwizować dokumenty elektroniczne? 1Warunki, w jakich prowadzona ma być archiwizacja dokumentów elektronicznych, określają przede wszystkim Ustawa o rachunkowości, a także Ustawa od podatku od towarów i usług, czyli Ustawa VAT.

Zgodnie z przepisami dokumenty księgowe należy przechowywać w jednostce:

  • w postaci oryginalnej
  • w porządku zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg
  • z podziałem na okresy sprawozdawcze
  • z oznaczeniem zbiorów i dokumentów przez ich rodzaj i symbol końcowych lat i numerów w zbiorze
  • w sposób pozwalający ich łatwe znalezienie

Warto spojrzeć bliżej na pierwszy wymóg, czyli na wymóg oryginalności. Zgodnie z przepisami oznacza to, że dokumenty i archiwizacja dokumentów elektronicznych mają gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści, a także powinien być czytelny.

Faktura elektroniczna także musi spełnić wymóg autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia oznacza, że nie może być wątpliwości co do tożsamości podmiotów w fakturze. W fakturze nie można dokonywać zmiany danych, ponieważ to zaburzy jej integralność. Czytelność oznacza po prostu, że dokument elektroniczny powinien w jasny, czytelny sposób prezentować wszystkie wymagane informacje.

Oczywiście, powstaje również kwestia tego, jak dokładnie przechowywać takie dokumenty elektroniczne. Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych oznacza przechowywanie ich na dysku twardym? A może w chmurze? Jak je zabezpieczyć?

Aby można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, należy:

  • przechowywać je w sposób należyty zgodnie z chronologią, z opisami, pozwalającymi na łatwe odszukanie,
  • chronić je przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem, zmianami przez osoby niepowołane,
  • wykorzystywać nośniki danych odporne na zagrożenia,
  • dobrać właściwe metody ochrony zewnętrznej – mowa tu o kontroli dostępu, odpowiednim bezpieczeństwie sprzętu
  • systematycznie przeprowadzać kopie zapasowe, aby nie doszło do sytuacji, że dokumenty zostaną uszkodzone, wykasowane, zniszczone w wyniku awarii czy błędu człowieka
  • zapewnić ochronę programów i danych systemu przed zniszczeniem lub nieupoważnionym dostępem

Oczywiście, archiwizacja dokumentów elektronicznych musi odbywać się również na określony czas – aż do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

Dokumenty można przechowywać na dysku twardym lub w chmurze, z zastrzeżeniem natychmiastowego dostępu w razie kontroli. Można również zdać się na operatora EDI, na przykład edison.pl, który zapewni dokumentom elektronicznym całkowite bezpieczeństwo.

Istnieje także możliwość przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej poza granicami kraju – archiwizacja dokumentów elektronicznych w chmurze często ma miejsce na serwerach zlokalizowanych w innych krajach. Wtedy przepisy wskazują, że należy zapewnić organom dostęp on-line do tych faktur i możliwość ich pobrania i przetwarzania.

Podsumowując, archiwizacja dokumentów elektronicznych może być prowadzona samodzielnie przez przedsiębiorcę, ale może on również skorzystać ze wsparcia firm zewnętrznych, które mają w tej dziedzinie doświadczenie i dysponują odpowiednimi systemami. Niezależnie od wybranej metody, dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z prawem.

Wpisy PromowaneJak zgodnie z przepisami archiwizować dokumenty elektroniczne?

Podziel się!

O autorze

Wpisy Promowane

Na e-biznes.pl nie znajdziesz agresywnych form reklamowych – staramy się dostarczać Czytelnikom przede wszystkim ciekawą treść w czytelnej formie. Dlatego też proponujemy promocję Waszej firmy w formie informacji. Wpisy promowane znajdują się w lewej części strony – w bardzo rozpoznawalnym miejscu. Obok wpisu może pojawić się również logo Twojej firmy. Szczegóły znajdują w dziale Oferta.