Jak zgodnie z przepisami archiwizować dokumenty elektroniczne?

Dokumentami elektronicznymi posługujemy się coraz częściej. Dzięki nim możemy nie tylko oszczędzać swój czas i pieniądze, ale również środowisko.

Zgodnie z polskimi przepisami archiwizacja dokumentów elektronicznych musi spełniać konkretne wymagania. O czym należy pamiętać?

Jednym z najczęściej używanych dokumentów elektronicznych są faktury elektroniczne, czyli w skrócie e-faktury. Firmy coraz częściej odchodzą od papierowych faktur na rzecz tych w formie elektronicznej. Dzięki temu nie tylko ograniczają swoje koszty, ale również usprawniają obieg informacji w jednostce.

Aktualnie, zgodnie z przepisami, należy uzyskać zgodę kontrahenta na dostarczanie mu dokumentów elektronicznych – nie musi być to jednak pisemne oświadczenie, ale też e-mail czy wiadomość ustna. Ta zmiana sprawiła, że e-faktur wystawia się jeszcze więcej. Jak jednak należy przechowywać tego rodzaju dokumenty?

Przechowywanie faktur i e-faktur zgodnie z przepisami

Warunki, w jakich prowadzona ma być archiwizacja dokumentów elektronicznych, określają przede wszystkim Ustawa o rachunkowości, a także Ustawa od podatku od towarów i usług, czyli Ustawa VAT.

Zgodnie z przepisami dokumenty księgowe należy przechowywać w jednostce:

• w postaci oryginalnej
• w porządku zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg
• z podziałem na okresy sprawozdawcze
• z oznaczeniem zbiorów i dokumentów przez ich rodzaj i symbol końcowych lat i numerów w zbiorze
• w sposób pozwalający ich łatwe znalezienie

Warto spojrzeć bliżej na pierwszy wymóg, czyli na wymóg oryginalności. Zgodnie z przepisami oznacza to, że dokumenty i archiwizacja dokumentów elektronicznych mają gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści, a także powinien być czytelny.

Faktura elektroniczna także musi spełnić wymóg autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia oznacza, że nie może być wątpliwości co do tożsamości podmiotów w fakturze. W fakturze nie można dokonywać zmiany danych, ponieważ to zaburzy jej integralność. Czytelność oznacza po prostu, że dokument elektroniczny powinien w jasny, czytelny sposób prezentować wszystkie wymagane informacje.

Oczywiście, powstaje również kwestia tego, jak dokładnie przechowywać takie dokumenty elektroniczne. Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych oznacza przechowywanie ich na dysku twardym? A może w chmurze? Jak je zabezpieczyć?

Aby można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, należy:

• przechowywać je w sposób należyty zgodnie z chronologią, z opisami, pozwalającymi na łatwe odszukanie,
• chronić je przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem, zmianami przez osoby niepowołane,
• wykorzystywać nośniki danych odporne na zagrożenia,
• dobrać właściwe metody ochrony zewnętrznej – mowa tu o kontroli dostępu, odpowiednim bezpieczeństwie sprzętu
• systematycznie przeprowadzać kopie zapasowe, aby nie doszło do sytuacji, że dokumenty zostaną uszkodzone, wykasowane, zniszczone w wyniku awarii czy błędu człowieka
• zapewnić ochronę programów i danych systemu przed zniszczeniem lub nieupoważnionym dostępem

Oczywiście, archiwizacja dokumentów elektronicznych musi odbywać się również na określony czas – aż do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

Dokumenty można przechowywać na dysku twardym lub w chmurze, z zastrzeżeniem natychmiastowego dostępu w razie kontroli. Można również zdać się na operatora EDI, na przykład edison.pl, który zapewni dokumentom elektronicznym całkowite bezpieczeństwo.

Istnieje także możliwość przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej poza granicami kraju – archiwizacja dokumentów elektronicznych w chmurze często ma miejsce na serwerach zlokalizowanych w innych krajach. Wtedy przepisy wskazują, że należy zapewnić organom dostęp on-line do tych faktur i możliwość ich pobrania i przetwarzania.

Podsumowując, archiwizacja dokumentów elektronicznych może być prowadzona samodzielnie przez przedsiębiorcę, ale może on również skorzystać ze wsparcia firm zewnętrznych, które mają w tej dziedzinie doświadczenie i dysponują odpowiednimi systemami. Niezależnie od wybranej metody, dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z prawem.