Dokumentami elektronicznymi posługujemy się coraz częściej. Dzięki nim możemy nie tylko oszczędzać swój czas i pieniądze, ale również środowisko.
Zgodnie z polskimi przepisami archiwizacja dokumentów elektronicznych musi spełniać konkretne wymagania. O czym należy pamiętać?
Jednym z najczęściej używanych dokumentów elektronicznych są faktury elektroniczne, czyli w skrócie e-faktury. Firmy coraz częściej odchodzą od papierowych faktur na rzecz tych w formie elektronicznej. Dzięki temu nie tylko ograniczają swoje koszty, ale również usprawniają obieg informacji w jednostce.
Aktualnie, zgodnie z przepisami, należy uzyskać zgodę kontrahenta na dostarczanie mu dokumentów elektronicznych – nie musi być to jednak pisemne oświadczenie, ale też e-mail czy wiadomość ustna. Ta zmiana sprawiła, że e-faktur wystawia się jeszcze więcej. Jak jednak należy przechowywać tego rodzaju dokumenty?
Przechowywanie faktur i e-faktur zgodnie z przepisami
Warunki, w jakich prowadzona ma być archiwizacja dokumentów elektronicznych, określają przede wszystkim Ustawa o rachunkowości, a także Ustawa od podatku od towarów i usług, czyli Ustawa VAT.
Zgodnie z przepisami dokumenty księgowe należy przechowywać w jednostce:
- w postaci oryginalnej
- w porządku zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg
- z podziałem na okresy sprawozdawcze
- z oznaczeniem zbiorów i dokumentów przez ich rodzaj i symbol końcowych lat i numerów w zbiorze
- w sposób pozwalający ich łatwe znalezienie
Warto spojrzeć bliżej na pierwszy wymóg, czyli na wymóg oryginalności. Zgodnie z przepisami oznacza to, że dokumenty i archiwizacja dokumentów elektronicznych mają gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści, a także powinien być czytelny.
Faktura elektroniczna także musi spełnić wymóg autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia oznacza, że nie może być wątpliwości co do tożsamości podmiotów w fakturze. W fakturze nie można dokonywać zmiany danych, ponieważ to zaburzy jej integralność. Czytelność oznacza po prostu, że dokument elektroniczny powinien w jasny, czytelny sposób prezentować wszystkie wymagane informacje.
Oczywiście, powstaje również kwestia tego, jak dokładnie przechowywać takie dokumenty elektroniczne. Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych oznacza przechowywanie ich na dysku twardym? A może w chmurze? Jak je zabezpieczyć?
Aby można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, należy:
- przechowywać je w sposób należyty zgodnie z chronologią, z opisami, pozwalającymi na łatwe odszukanie,
- chronić je przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem, zmianami przez osoby niepowołane,
- wykorzystywać nośniki danych odporne na zagrożenia,
- dobrać właściwe metody ochrony zewnętrznej – mowa tu o kontroli dostępu, odpowiednim bezpieczeństwie sprzętu
- systematycznie przeprowadzać kopie zapasowe, aby nie doszło do sytuacji, że dokumenty zostaną uszkodzone, wykasowane, zniszczone w wyniku awarii czy błędu człowieka
- zapewnić ochronę programów i danych systemu przed zniszczeniem lub nieupoważnionym dostępem
Oczywiście, archiwizacja dokumentów elektronicznych musi odbywać się również na określony czas – aż do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.
Dokumenty można przechowywać na dysku twardym lub w chmurze, z zastrzeżeniem natychmiastowego dostępu w razie kontroli. Można również zdać się na operatora EDI, na przykład edison.pl, który zapewni dokumentom elektronicznym całkowite bezpieczeństwo.
Istnieje także możliwość przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej poza granicami kraju – archiwizacja dokumentów elektronicznych w chmurze często ma miejsce na serwerach zlokalizowanych w innych krajach. Wtedy przepisy wskazują, że należy zapewnić organom dostęp on-line do tych faktur i możliwość ich pobrania i przetwarzania.
Podsumowując, archiwizacja dokumentów elektronicznych może być prowadzona samodzielnie przez przedsiębiorcę, ale może on również skorzystać ze wsparcia firm zewnętrznych, które mają w tej dziedzinie doświadczenie i dysponują odpowiednimi systemami. Niezależnie od wybranej metody, dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z prawem.
Wpisy promowane
- Polecane samochody do miasta w atrakcyjnym finansowaniuMałe samochody osobowe od lat cieszą się ogromną popularnością wśród mieszkańców dużych miast i aglomeracji. Mając na uwadze potrzeby dynamicznego ...
- Inwestowanie długoterminowe: dlaczego wszystko jest lepsze od gotówki?Zastanawiając się nad sposobami lokowania kapitału, wielu z nas instynktownie skłania się ku trzymaniu środków w gotówce. Wydaje się to ...
Wydarzenia
19. edycja Studenckiego Festiwalu Informatycznego
04.04.2024 - 06.04.2024
Najnowsze wpisy
- W lutym e-sklepy IdoSell rosły szybciej niż rynekSklepy internetowe, które korzystają z usług IdoSell, rosną znacznie szybciej niż rynek e-commerce w Polsce. Tak wynika z danych Grupy ...
- Dłuższy luty zwiększył sprzedaż – nowy raport BaseLinkerAnalitycy platformy BaseLinker– największego w regionie CEE systemu do zarządzania i automatyzacji sprzedaży online – opracowal najnowszy odczyt BaseLinker Index. ...
- Restimo pozyskuje 2 mln zł na dalszą cyfryzację gastronomiiRestimo ogłosiło dzisiaj zamknięcie drugiej rundy inwestycyjnej na etapie seed w wysokości 2 mln zł od prywatnych inwestorów. Spółka stworzyła ...
- Nest Bank i Shoper wspólnie wspierają e-przedsiębiorcówShoper nawiązał współpracę z Nest Bankiem. Dzięki temu klienci Shoper mogą skorzystać z oferty konta, limitu lub kredytu firmowego w ...
Zapoznaj się z ofertą wpisów promowanych oraz zasadami udzielania patronatów.