Czy każdy musi mieć kasę fiskalną online?

W związku z epidemią koronawirusa zmieniono terminy, w których przedstawiciele poszczególnych branż muszą obowiązkowo zacząć korzystać z kasy fiskalnej online. Kto obecnie powinien posiadać takie urządzenie, a kto będzie musiał w nie zainwestować w przyszłości? Czym właściwie kasy online różnią się od sprzętów, z których firmy korzystały dotychczas?

Czym różni się kasa online od tradycyjnej?

Urządzenia fiskalne online wiele firm musi już obecnie posiadać, a inne będą musiały zakupić je w przyszłości. Zmiany dotyczące kas fiskalnych spowodowały, że przedsiębiorcy albo już zainwestowali w sprzęt nowego typu, albo zrobią to wkrótce. Zarówno starsze jak i nowsze wersje tych rozwiązań mają jedną kluczową funkcję – rejestrowanie sprzedaży, wydruk paragonów i raportów dobowych. Jednak w przypadku kasy fiskalnej online konieczny jest dostęp do internetu, który musi zapewnić podatnik. Ustawa o kasach fiskalnych nie stawia jednocześnie wymogu odnośnie do tego, czy ma to być łącze przewodowe czy bezprzewodowe. Dzięki podłączeniu do sieci urządzenie wysyła dane do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Rozwiązanie ma na celu ograniczenie zjawiska szarej strefy.

Kogo obowiązuje kasa fiskalna online?

Przepisy dotyczące korzystania ze sprzętów nowego typu nie objęły natychmiast wszystkich przedsiębiorców. Zmiany w kasach fiskalnych miały następować stopniowo – Ministerstwo Finansów ustaliło, które branże mają zacząć ich używać jako pierwsze, a które w najbliższych latach. W związku z pandemią wielu przedsiębiorcom dano więcej czasu na wymianę kasy fiskalnej na nową. Docelowo w takie rozwiązania mają być wyposażone prawie wszystkie firmy.

Zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są te przedsiębiorstwa, w przypadku których obrót ze sprzedaży osobom fizycznym lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł. Sprzętu tego nie muszą również mieć firmy, które oferują wybrane produkty i usługi, jakie są wymienione w przepisach np. oferujący usługi finansowe i ubezpieczeniowe.

Od 2023 roku w sprzedaży w Polsce mają być już wyłącznie urządzenia nazywane kasami fiskalnymi online. Przedstawiciele których branż powinni mieć ten sprzęt już u siebie, a którzy mają na to jeszcze czas?

Kasy fiskalne online – od kiedy?

Jak wspomnieliśmy, obowiązek posiadania kasy fiskalnej online jest wdrażany dla różnych branż w odmiennych terminach:

• Od 1 stycznia 2020 roku – taki termin na wymianę kas fiskalnych miały firmy, które zajmują się naprawą pojazdów silnikowych i motorowerów, oferują usługi naprawy opon, ich wymiany, bieżnikowania i regenerowania. Kasy online od tego czasu muszą stosować też stacje benzynowe.
• Od 1 stycznia 2021 roku – data ta dotyczy prowadzących usługi gastronomiczne oraz oferujących krótkotrwałe zakwaterowanie. Kolejną grupą przedsiębiorstw, w przypadku których pojawiła się konieczność posiadania kasy fiskalnej są firmy sprzedające węgiel i brykiet, a także inne paliwa stałe, które są wytwarzane m.in. z węgla i węgla brunatnego, koksu i półkoksu.
• Od 1 lipca 2021 roku – od tego dnia obowiązywać będzie wymóg posiadania kasy fiskalnej przez firmy, które oferują usługi fryzjerskie, prawnicze, budowlane, kosmetyczne i kosmetologiczne, w zakresie opieki medycznej i związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.

Wprowadzenie kas fiskalnych online a ulga na zakup urządzenia

Posiadanie odpowiedniego sprzętu rejestrującego sprzedaż wiąże się z koniecznością wydania na ten cel pewnej kwoty pieniędzy. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi. Co istotne, jest ona dostępna nie tylko dla tych, na których nałożono obowiązek posiadania kasy fiskalnej online. Ulga przysługuje podatnikom objętych obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej ONLINE oraz tym, którzy zakupują urządzenie fiskalne po raz pierwszy. Wynosi ona 90 proc. ceny netto urządzenia, ale nie może to być więcej niż 700 zł.

Nie zawsze wprowadzenie kasy fiskalnej będzie umożliwiało jednoczesne skorzystanie z ulgi. Przedsiębiorca powinien rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży za jej pomocą w ciągu 6 miesięcy od zakupu urządzenia.

W pewnych przypadkach konieczny może być zwrot tej ulgi. Taki obowiązek pojawi się wówczas, gdy:

• Zaprzestaniemy korzystać z urządzenia w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania.
• Nie zapewnimy stałego połączenia, które umożliwia przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas.
• Kasa nie będzie przechodzić przynajmniej raz na 2 lata przeglądu technicznego.

Jak rozpocząć użytkowanie kasy fiskalnej online?

Zanim zaczniemy korzystać ze sprzętu, najpierw musimy wybrać odpowiedni produkt. Szukając takiego urządzenia, warto zapoznać się z ofertą firmy ELZAB – jednego z najbardziej znanych producentów kas fiskalnych online. Na stronie elzab.com.pl dostępne jest m.in. kompendium wiedzy na temat działania tych sprzętów.

Kiedy już kupimy odpowiednią kasę fiskalną online, trzeba będzie przeprowadzić jej fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny. Pierwsze z tych zadań musi być przeprowadzone przez serwisanta, który zgłosi do urzędu skarbowego informacje dotyczące danej kasy.

Obowiązki związane z posiadaniem kasy online

Zakup urządzenia i rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za jego pomocą to nie wszystko. Przedsiębiorca musi pamiętać o powinnościach, które wiążą się z posiadaniem takiego sprzętu, takich jak:

• Zapewnienie urządzeniu stałego dostępu do internetu – jeśli nie mamy takiej możliwości, to możemy wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o przesyłanie danych z kasy w konkretnych odstępach czasowych.
• Weryfikacja poprawnego działania urządzenia.
• Przegląd techniczny – powinien być przeprowadzany przez serwisanta raz na 2 lata.
• Konieczność przechowywania książki kasy, czyli historii użytkowania urządzenia.

Kasy fiskalne online stanowią krok w przyszłość, jeśli chodzi o ewidencjonowanie sprzedaży i nie tylko. Docelowo będzie korzystać z nich większość przedsiębiorców.