Jak rozliczyć pracę zdalną i zabezpieczyć wypłatę od klientów?

Podpowiadamy, w jaki sposób zabezpieczyć swoje przychody od zleceniodawców i jakie są możliwości rozliczenia pracy zdalnej.

PayPal i inne wirtualne portmonetki działające na zasadzie pre-paid 

Pewnym sposobem na zagwarantowanie płatności ze strony zleceniodawcy są rozwiązania proponowane przez PayPal lub podobne wirtualne portmonetki, które działają za zasadzie przedpłaty i „zamrożenia” środków na dedykowanym koncie transferowym. To rozwiązanie, choć ma pewne plusy – wykonawca zalecenia może się spodziewać, że pieniądze zostaną przelane na jego konto po ukończeniu zlecenia – nie jest idealne. Przede wszystkim zleceniodawca wciąż ma możliwość wycofania środków z konta PayPal, dlatego ten sposób rozliczania nie daje pełnej gwarancji uzyskania zapłaty. Warto też pamiętać, że PayPal pobiera prowizję, której wysokość uzależniona jest od rodzaju konta oraz waluty, w jakiej została dokonana transakcja. No i najważniejsze – wykonawca powinien sam zgłosić otrzymaną zapłatę w Urzędzie Skarbowym i złożyć wszystkie niezbędne dokumenty, które rozliczą wynagrodzenie z tytułu zlecenia.

Zagraniczne portale dla freelancerów (elance.com, upwork.com, freelancer.com) 

Udostępniają możliwość rozliczenia pracy za ich pośrednictwem na zasadzie podobnej do PayPal, z tą jednak różnicą, że zleceniodawca nie może wycofać wpłaconych środków, jeśli dzieło zostało wykonane, dlatego dają lepszą gwarancję otrzymania zapłaty. Minusem tych rozwiązań jest potrzeba, by zleceniodawca, i wykonawca byli zarejestrowani na portalu, co czasem łączy się z dodatkowymi opłatami. Jakkolwiek w przypadku wykonawcy można mówić o swego rodzaju inwestycji, w praktyce niełatwo jest przekonać zleceniodawcę, że płatna rejestracja w serwisie przyniesie mu jakieś korzyści. I tak freelancer.com narzuca 3% prowizji dla zleceniodawców i 10% dla wykonawców; podobne stawki mają elance.com (8,5%) i upwork.com (10%). Ponadto serwisy międzynarodowe jako walutę rozliczenia najczęściej podają dolary, co może stanowić kolejną przeszkodę. Nawet jeśli dla zleceniodawcy przeliczenie wynagrodzenia na dolary i międzynarodowy przelew nie będą obciążeniem, na konto freelancera wynagrodzenie przesłane za pomocą serwisu zostanie wpłacone w złotówkach, ale po kursie narzuconym przez bank. W ten sposób wynagrodzenie może okazać się niższe, niż pierwotnie zakładały obie strony.

Ponadto korzystanie z serwisów zagranicznych, podobnie jak w przypadku PayPala i innych internetowych portmonetek, wymaga rozliczenia przychodu w Urzędzie Skarbowym i złożenia niezbędnych dokumentów kadrowych.

Polskie serwisy zabezpieczające płatności (useme.eu)

Alternatywą dla wszystkich wymienionych rozwiązań jest skorzystanie z polskich serwisów, które mogą zabezpieczyć płatność oraz umożliwiają wystawienie faktury VAT – to ostatnie jest bardzo atrakcyjne dla zleceniodawców, ponieważ obniża kwotę podatku, jaki zapłacą za pracę wykonawców, a dodatkowo jest zabezpieczeniem podczas kontroli ze strony Urzędu Skarbowego. Jako przykład takiego serwisu można podać useme.eu – dla zleceniodawców korzystanie z useme.eu pozostaje darmowe na każdym etapie, natomiast od wykonawcy zlecenia pobierana jest relatywnie niewielka prowizja (5%). Zabezpieczenie płatności działa na podobnej zasadzie, jak w serwisach zagranicznych – zleceniodawca przelewa wynagrodzenie na konto powiernicze, a zapłata trafia do wykonawcy dopiero po wykonaniu i zaakceptowaniu dzieła. Dzięki rozliczeniu w złotówkach ani pracownik ani jego klient nie tracą na przeliczaniu zapłaty i na kursie ustalanym przez bank. Ponadto rozwiązanie to nie wymaga składania jakichkolwiek deklaracji do Urzędu Skarbowego – serwis sam rozlicza w imieniu wykonawcy zaliczkę z tytułu podatku dochodowego i składa wszystkie niezbędne dokumenty.