Jak skutecznie możesz zarządzać prawami własności intelektualnej

Rzecznicy patentowi są w dzisiejszych czasach strażnikami i ambasadorami innowacyjności. Innowacyjne powinny być również narzędzia, z których korzystają każdego dnia przy zarządzaniu prawami własności intelektualnej. Poznaj system IP DESK, stworzony przez i dla rzeczników.

Kto zajmuje się zarządzaniem prawami własności przemysłowej?

Zacznijmy, jak w każdej dobrej książce, od przedstawienia głównego bohatera. IP DESK to narzędzie, które stanowi główny oręż. Bohaterem nie jest jednak sam program a osoba, która nim zarządza – ekspert zajmujący się ochroną własności przemysłowej, rzecznik patentowy.

Rzecznik patentowy, to w dzisiejszych czasach mecenas innowacji i strażnik bezpieczeństwa wszelkich tworów ludzkich, istniejących w obrocie. Wszystko co spełnia warunki ustawowe, odróżnia się od innych udostępnionych już tworów oraz reprezentuje odpowiedni poziom twórczości człowieka może być szczególnie chronione przez prawo.

Jeśli osoba fizyczna, firma, stowarzyszenie czy fundacja chcą postarać się o taką szczególną ochronę, zgłaszają się właśnie do rzecznika patentowego. Najbardziej świadome firmy na stałe wiążą się z prawnikami od spraw własności przemysłowej. Korporacje i duże przedsiębiorstwa tworzą wewnętrzne działy prawne zajmujące się tylko tymi kwestiami, inne biznesy ściśle współpracują z kancelariami prawno-patentowymi lub konkretnymi rzecznikami. Co konkretnie robi rzecznik patentowy?

Rzecznicy patentowi reprezentują różne podmioty głównie te związane z biznesem, choć nie tylko, przed Urzędem Patentowym lub sądami w sprawach dotyczących praw własności intelektualnej. Do ich głównych i najbardziej znanych kompetencji należą:

• Uzyskiwanie patentu na wynalazek
• Uzyskiwanie prawa ochronnego na wzór użytkowy
• Uzyskiwanie prawa ochronnego na znak towarowy
• Uzyskiwanie prawa z rejestracji wzoru przemysłowego
• Reprezentacja przed urzędami patentowymi
• Reprezentacja przed sądami
• Uzyskiwanie prawa z rejestracji na oznaczenie geograficzne
• Uzyskiwanie prawa z rejestracji na układ scalony

To jedynie ułamek i duże uproszczenie prawdziwej pracy rzecznika patentowego. Właściwe przedstawienie jego roli, jako ambasadora innowacyjności w dzisiejszym świecie, wymagałoby wskazania zakresu nie tylko prawa własności przemysłowej, ale także kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie praw autorskich i prawach pokrewnych, prawie prasowym, i wielu, wielu innych, które ten prawnik musi znać przy indywidualnych okolicznościach i wymaganiach konkretnej sprawy.

Rzecznik patentowy musi znać przepisy wielu różnych ustaw i rozporządzeń prawa polskiego i zagranicznego, by być przygotowany na najbardziej skomplikowane sprawy i problemy, z jakimi zgłaszają się do nich inni.

Istotną kwestią, o której muszą pamiętać wszystkie profesjonalne kancelarie prawno-patentowe, są terminy w procedurach urzędowych i sądowych. Niedopatrzenie terminu wskazanego przez prawo, urząd lub sąd może skutkować nawet nieodwracalną utratą możliwości na zdobycie prawa ochronnego. Oznacza to jednocześnie stratę zainwestowanych pieniędzy i czasu samego zainteresowanego.

Narzędzia pracy rzecznika patentowego

Wszyscy wiemy już jakie zadanie mają w dzisiejszym świecie rzecznicy patentowi. Przy codziennej pracy staje przed nimi wiele przeszkód i problemów. Współpraca z urzędami i sądami w Polsce i na świecie nie należy do najłatwiejszych. Wiele kwestii nie zależy od prawnika, a od człowieka zatrudnionego w urzędzie lub sądzie. Klient nie musi tego wiedzieć i wszelkie roszczenia z tytułu spraw, które nie idą po jego myśli lub w dogodnym dla niego czasie kieruje naturalnie do rzecznika.

Te zależności sprawiają, że prawnicy ds. własności intelektualnej nieraz znajdują się w potrzasku, między młotem a kowadłem. Do tego dochodzi jeden z ważniejszych problemów, z jakim zmagają się dzisiaj kancelarie prawne – przestarzałe narzędzia pracy.

Przedawnieniu nigdy nie ulega wiedza i doświadczenie rzecznika patentowego. Dzięki nim wie, że co jakiś czas prawo się zmienia i wiedzę należy uzupełniać na bieżąco. Te narzędzia pracy odpowiedzialny i profesjonalny prawnik, co jakiś czas „serwisuje”.  Tak samo należy postępować z infrastrukturą nieco bardziej techniczną, której używa do pracy.

Każdy prawnik zajmujący się prawem własności intelektualnej korzysta z różnych programów komputerowych. Część z nich jest udostępniana online przez urzędy patentowe, część zaś ma charakter komercyjny. Dzięki nim tak sprawnie można odnaleźć choćby znaki towarowe identyczne lub potencjalnie podobne do tego, który chce zgłosić klient.

W wielu kancelariach prawno-patentowych nowoczesność tu się jednak kończy – nie licząc oczywiście praw ochronnych na innowacje klientów. Często do zarządzania pracę kancelarii jest wykorzystywany poczciwy Excel. Jeśli jednak liczba spraw przyrasta, a ilość danych znacząco się zwiększa,  to warto pomyśleć o bardziej zaawansowanym programie, który sprawi, że praca całej Kancelarii stanie się nie tylko szybsza i bardziej dokładna, ale wymagać będzie znacznie mniej pracy. Tym samym pozwoli na przekierowanie uwagi na ważniejsze sprawy w kancelarii.

Wymagania klientów i stale rozwijające się lub przekształcające przepisy prawa oraz procedury poszczególnych urzędów obligują kancelarie w dzisiejszym świecie do zarządzania prawami własności intelektualnej na coraz wyższym poziomie.

Poziom ten może zapewnić system zarządzania wszelkimi prawami własności przemysłowej, który kompleksowo zapewni wszystkie niezbędne środki do pozytywnego zakończenia każdej sprawy, wyręczając rzecznika w większości pracy. Dzięki temu prawnicy będą mogli skupić się na meritum spraw i właściwie oceniać stany faktyczne i prawne poszczególnych spraw.

Jak IP DESK może usprawnić pracę rzecznika patentowego

IP DESK to kompleksowy system do zarządzania prawami własności przemysłowej. Stanowi  połączenie funkcjonalności systemu CRM, systemu do zarządzania projektami oraz  zaawansowanego systemu stworzonego specjalnie na potrzeby zarządzania prawami własności przemysłowej. Dzięki  temu połączeniu możesz sprawnie zarządzać bazą klientów oraz wszystkimi postępowaniami dotyczącymi  patentów, wzorów użytkowych i przemysłowych, czy znaków towarowych w jednym miejscu. System intuicyjnie przypomni o każdym terminie dotyczącym prowadzonych spraw.

IP DESK uporządkowuje portfel praw własności intelektualnej

Ile znaków towarowych kancelaria zgłasza rocznie znaków towarowych? Ile wynalazków patentuje? Do ilu wzorów przemysłowych uzyskuje prawo z rejestracji? Niezależnie od odpowiedzi na każde z tych pytań, można odpowiedzieć, że byłoby ich znacznie więcej, gdyby większość krytycznych kwestii ogarniał sprawny system komputerowy.

IP DESK pozwala na przejrzyste i intuicyjne uporządkowanie wszystkich spraw jakimi zarządza kancelaria prawno-patentowa. Każdy prawnik może mieć własny profil z przypisanymi do siebie zadaniami i profilami znaków, wynalazków czy wzorów. Zarejestruje również każdą inną czynność.

Wyszukiwarka w systemie pozwoli znaleźć sprawy zawierające konkretne frazy w ciągu sekund. Bez potrzeby kartkowania, lub przerzucania arkuszy w Excelu.

IP DESK zabezpiecza dane

Dla Kancelarii i rzeczników patentowych świadczących usługi dla  biznesu najważniejsze jest uporządkowane utrzymanie całego portfela prowadzonych spraw oraz bezpieczeństwo  dokumentacji z urzędów i sądów, które otrzymują w imieniu klienta. Niejednokrotnie zdarzyło się, że niedostatecznie zabezpieczona dokumentacja trzymana w wersji papierowej zaginęła, zniszczyła się, została skradziona lub folder z wersjami elektronicznymi został w jakiś sposób usunięty.

Wszystkie sprawy dostępne na dysku i w chmurze zabezpieczają rzecznika i całą kancelarię przed utratą danych. Pożar, powódź czy odejście niezadowolonego pracownika nie położą na szali istnienia  miejsca pracy rzecznika patentowego lub innych prawników.

IP DESK wskaże aktualny status sprawy

Rzecznicy korzystający z systemu IP DESK widzą przed oczami listę wszystkich swoich spraw. System od razu wskazuje, na jakim etapie jest dane postępowanie. Nie ma możliwości, by przeoczyć termin. O wszystkim informują dodatkowe maile i alerty. System posiada wewnętrzną skrzynkę mailową, którą można połączyć z dowolnym adresem mailowym. Sprawny kontakt z klientem i dostęp do konkretnej sprawy, to dziś podstawa w prawidłowym świadczeniu usług prawnych.

IP DESK jako system projektowy

Nic tak nie usprawnia pracy, jak dobry plan. Każda sprawa, postępowanie czy procedura zarządzana przez rzecznika to nic innego, jak projekt. Jest budżet, którego należy pilnować, opłaty które trzeba uiszczać, konieczne do zachowania terminy i przewidywany czas całego przedsięwzięcia. Często pojawiają się dodatkowe kwestie i zmiany wymagające bardziej elastycznego podejścia i dopasowania całości. IP DESK dla każdego takiego projektu zachowuje oddzielny  „profil”. Rzecznik samodzielnie wskazuje, jakie parametry są mu w danej sprawie potrzebne, jaki jest rodzaj danej sprawy lub jaka jest ustalona wartość usługi.

System ipdesk.io automatycznie przypomni o konieczności dokonania stosowanej opłaty, odpowiednio wcześniej poinformuje o zbliżającym się terminie dostarczenia odpowiednich dokumentów. Pozwoli w porę zareagować i da znać, gdy konkretne działania ze strony sądu lub urzędu będą się przesadnie przeciągały.

Jeżeli w czasie trwania sprawy coś ulegnie zmianie, rzecznik patentowy może w szybki sposób zmienić ustawione na początku preferencje, takie jak na przykład dane klienta, informacje o sprawie czy terminie. System dopasuje się do tych zmian i dopilnuje, by prawnik dostał w stosownym czasie powiadomienie o konieczności podjęcia określonych działań.

W razie konieczności, rzecznik patentowy sam może dodawać notatki, własne terminy i zadania do wykonania we wskazanym przez siebie czasie. Bez otwierania kalendarza, dostanie informację w alertach systemu oraz drogą mailową o ustawionym samodzielnie działaniu.

IP DESK ułatwi i przyśpieszy komunikację z klientami

Jak wspomnieliśmy wcześniej, IP DESK posiada wbudowany moduł mailowy. Dzięki niemu rzecznicy patentowi mogą nie tylko odbierać i wysyłać maile w standardowy dla skrzynek mailowych sposób. Moduł posiada możliwość zapisania szablonów z podziałem na konkretne sprawy. Oddzielnie szablony stosowane do znaków towarowych, oddzielnie do wzorów przemysłowych, oddzielnie do patentów i innych prawa ochrony własności przemysłowej. Bez problemu znajdziesz właściwy szablon tekstu. Jednym kliknięciem myszy napiszesz maila, który normalnie zajmował Ci kilkanaście minut.

IP DESK oszczędza czas, optymalizuje procesy i pozwala na automatyzację działań prawnika

Cały system IP DESK jest przygotowany przez prawników i rzeczników patentowych w taki sposób, by ułatwić im ich codzienną pracę. Każdy detal i funkcjonalność wykonana jest ze szczególnym uwzględnieniem wyspecjalizowanej dziedziny prawa  własności intelektualnej. Autorzy programu znają pracę rzeczników patentowych, dlatego proponują system – rozwiązanie aktualnych problemów i możliwość rozwoju kancelarii rzecznikowskiej, działu prawno-patentowego lub prywatnej praktyki opierającej się na tradycyjnej wiedzy, doświadczeniu i żelaznych przepisów prawa w połączeniu z wykorzystaniem nowoczesnych technologii pozwalających prawnikom zająć się ich właściwym powołaniem.

Wszystko co rzecznik robi samodzielnie, lub co robią jego pracownicy czy współpracownicy można optymalizować dzięki danym podsumowującym, które zbiera i prezentuje system. Ilość zamkniętych spraw, zakończonych lub przedawnionych postępowań, czas pracy i wiele innych można w łatwy sposób analizować, wyciągać wnioski i usprawniać.

Wszystkie działania, które realizują dzisiaj prawnicy zajmujący się prawem własności przemysłowej zajmują określoną ilość czasu. Dzięki IP DESK każda z tych czynności może zostać w znacznym stopniu zautomatyzowana i zajmować nawet do kilku razy mniej czasu. Rzecznicy, dla których czas ma znaczenie na pewno zdają sobie sprawę, jak taka oszczędność czasu może pomóc im lub ich kancelariom w dalszym działaniu i sukcesywnym rozwoju biznesu nie tylko ich klientów, ale ich samych.

Warto też zwrócić uwagę na automatyzację w zakresie monitorowania znaków towarowych. Dzięki integracji z globalnym systemem baz znaków towarowych, każdy rzecznik otrzymuje na bieżąco alerty ze znalezionymi podobnymi znakami towarowymi, które zgłaszane są przed konkurentów.

IP DESK to system dla każdego rzecznika

IP DESK jest stworzony w taki sposób, że system jest idealnym rozwiązaniem do zarządzania własnością przemysłową zarówno dla rzecznika, który prowadzi samodzielną praktykę lub zarządza małą kancelarią czy działem prawno-patentowym w firmie, jak również dla potężnych kancelarii i działów prawnych w wielkich przedsiębiorstwach. Funkcjonalności systemu IP DESK wykorzysta w pełni każdy rzecznik, niezależnie od rozmiarów prowadzonej kancelarii.

Twórcy pozwalają dopasować pojemność pamięci systemu wedle własnych potrzeb, dlatego każdy prawnik zajmujący się własnością przemysłową może z niego korzystać. W trakcie korzystania z systemu można w łatwy sposób zmieniać wykorzystywaną przez swój system ilość pamięci.

Dopasowany do swoich potrzeb system, rzecznik może wykorzystywać wszędzie, gdzie będzie potrzebował. W domu, w biurze, mobilnie czy w siedzibie klienta. Brak przy sobie laptopa to nie problem, ponieważ system świetnie działa również na smartfonach i tabletach. System do zarządzania swoimi sprawami rzecznicy patentowi mogą zabrać ze sobą wszędzie, bez konieczności dźwigania teczek z papierową dokumentacją lub uciążliwego umawiania się z klientem na spotkanie w biurze w dogodnym dla obu stron terminie.

Tradycyjne rozwiązania dla wielu firm są bardzo ważne, dlatego jeśli nie potrzebujesz powyższego rozwiązania, które już w tym momencie wykorzystuje wiele firm, możesz utrzymywać system jedynie na swoim dysku. To Ty decydujesz, w jaki sposób wykorzystać IP DESK.

Co wyróżnia IP DESK wśród programów do zarządzania własnością przemysłową i czy warto z niego korzystać?

Na rynku krajowym istnieje zaledwie kilka programów do zarządzania prawami własności przemysłowej. Każdy z nich ma kilka ciekawych rozwiązań, jednak żaden nie zapewnia tak holistycznego sposobu traktowania zagadnień, z którymi mają do czynienia ambasadorzy innowacyjności. IP DESK jako jedyny zapewnia kompleksową obsługę każdego prawa, sprawy, postępowania czy innej usługi prawnej. Pozwala wykonywać rzecznikowi patentowemu właściwe usługi  prawne z należytą starannością, dając mu niezbędne skupienie – fokus na sprawę.

System IP DESK został stworzony, by ułatwić codzienną pracę rzecznikom patentowym. Pozwala usprawnić każdy szczegół prowadzenia spraw, co ma fundamentalne znaczenie przy rozwijaniu usług prawnych i biznesu. Każdy doświadczony rzecznik patentowy znajdzie tu najwięcej funkcjonalności i narzędzi, dzięki którym jego praca stanie się przyjemniejsza i przede wszystkim bardziej efektywna.