Koniec z ręcznym układaniem grafików pracy!

Układanie grafików czasu pracy jest obowiązkiem występującym we wszystkich zakładach pracy pracujących w trybie zmianowym jak np.: szpitale, sklepy całodobowe, hotele. Problem z ułożeniem grafików jest tym większy im więcej mamy pracowników oraz zmian do obsadzenia. Kadrowcy i kierownicy tracą miesięcznie kilka do kilkunastu godzin na ręczne układanie grafików. Okazuje się, że zupełnie niepotrzebnie. Istnieje bowiem rozwiązanie pozwalające szybko i bezbłędnie uporać się z comiesięcznym układaniem grafików pracy zmianowej.

Wyzwanie ułożenia grafików

Układając grafiki pracy musimy uwzględnić cały szereg wymagań i ograniczeń, w szczególności dla pracowników etatowych musi zapewnić zgodność grafików z kodeksem pracy. Chodzi między innymi o spełnienie reguły odpoczynku dobowego i tygodniowego, wolną niedzielę przynajmniej raz na cztery tygodnie, przeciętnie pieciodniowy i czterdziestogodzinny tydzień pracy. Grafik pracy zawierający naruszenia reguł może prowadzić do dotkliwej kary finansowej nakładanej przez Państwową Inspekcję Pracy, więc poprawne uwzględnienie reguł jest kwestią krytyczną dla pracodawcy.

W przypadku pracowników zatrudnionych na umowy cywilno-prawne sytuacja jest nieco inna. Co prawda pracowników takich nie dotyczą reguły prawa pracy, ale pracodawca często wprowadza pewne zasady dotyczące grafików jak np.: równomierne rozdysponowanie zmian nocnych czy weekendowych między pracowników, zapewnienie przedłużonego odpoczynku po zmianie nocnej czy minimalną liczbę dni wolnych, aby zadbać o interesy swoje i pracowników (zwiększyć efektywność pracy i zadowolenie personelu).

Często przy układaniu grafików występuje też potrzeba uwzględnienia preferencji pracowników, najczęściej w przypadku zatrudnienia pracowników na umowy cywilno-prawne, ale nie tylko. Dzieje się tak wtedy kiedy zatrudnieni pracują dla kilku zakładów pracy jednocześnie lub mają dodatkowe obowiązki poza pracą ograniczające ich dostępność. Przykładem mogą być studenci posiadający ograniczenia związane z zajęciami na uczelni, personel medyczny zatrudniony w kilku zakładach opieki medycznej, czy rodzice dzielący się czasem opieki nad dzieckiem.

Ostatnim, ale najważniejszym z punktu widzenia pracodawcy wymaganiem dotyczącym grafików czasu pracy, jest zapewnienie minimów kadrowych tzn. minimalnej liczby osób o określonych kompetencjach, na określonych zmianach, tak aby zagwarantować poprawne funkcjonowanie firmy.

Osoba układająca grafiki musi wziąć pod uwagę wszystkie powyższe elementy jednocześnie, co stanowi nie lada wyzwanie i pochłania comiesięcznie sporo czasu i energii. Popularne jest posiłkowanie się narzędziami informatycznymi takimi jak arkusze excel, ułatwiające układanie ręczne grafików, ale niestety nie rozwiązuje to problemów, a jedynie je łagodzi.

Rozwiązanie problemów grafikowych

Okazuje się, że rozwiązaniem powyższych problemów jest program do układania grafików czasu pracy, który automatycznie układa grafiki, uwzględniając wszystkie wymagania i ograniczenia. Program dedykowany do tego zadania nazywa się ePlanist i pozwala na stworzenie kompletnego harmonogramu pracy przy pomocy jednego kliknięcia.  Wyjaśniamy jak działa to narzędzie.

Zakładamy konto na portalu internetowym ePlanist i dostajemy dostęp do programu online, w którym wprowadzamy pracowników i zmiany godzin pracy, a następnie klikamy przycisk “Ułóż“ aby automatycznie wygenerować grafiki pracy.

Program gwarantuje spełnienie reguł prawa pracy w automatycznie ułożonych grafikach, ponadto, pozwala także na ręczną modyfikację grafików i ciągłą kontrolę spełnienia reguł dzięki weryfikatorowi reguł prawa pracy. Przy układaniu automatycznym uwzględniane są także plany urlopowe oraz preferencje dotyczące godzin pracy wprowadzone przez pracowników. Co najważniejsze grafiki układane są w taki sposób aby zapewnić obsadzenie zmian wymaganą liczbą osób z odpowiednimi kwalifikacjami.

Dzięki temu, że  program jest dostępny przez internet mamy do dyspozycji także szereg udogodnień, zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Każdy pracownik może zobaczyć swój grafik pracy online na komputerze czy telefonie. Może także za pośrednictwem internetu zgłaszać pracodawcy preferencje oraz prośby urlopowe. Pracodawca z kolei może przez internet układać automatycznie i modyfikować grafiki, a także zatwierdzać urlopy i rozsyłać pracownikom powiadomienia.

Dla stworzonych grafików można wygenerować raporty pdf na potrzeby rozliczeń i dokumentacji, a także eksportować grafiki do systemów kadrowo-płacowych.

Podsumowanie

Układanie grafików czasu pracy nie musi być procesem czasochłonnym. Dzięki postępowi w technologiach informatycznych, mamy teraz dostęp do narzędzia, które wykona całą pracę za nas oszczędzając nam comiesięcznego kłopotu z grafikami i eliminując ryzyko kosztownych błędów w grafikach. Program można wypróbować za darmo na stronie www.eplanist.com