Niszczenie dokumentów w firmie – o czym trzeba wiedzieć?

Archiwizacja i niszczenie dokumentów to procesy, których żadne przedsiębiorstwo nie jest w stanie uniknąć. Niezależnie od specyfiki swojej działalności każda firma i instytucja ma do czynienia z nieustającym obiegiem dokumentów, nie tylko księgowych czy kadrowych, ale również dokumentacji poufnej. Niejawnej, bo zawierającej ważne dane dotyczące samej firmy, jej strategii czy planów marketingowych.

Oczywiste jest to, że ochrona wszystkich zebranych w tych dokumentach informacji leży w interesie każdego przedsiębiorcy. Dodatkowo bezpieczne przetwarzanie, a więc także przechowywanie i utylizacja dokumentów, reguluje kilka aktów prawnych, które zobowiązują przedsiębiorców do skutecznej ochrony danych i uściślają związane z tym procedury.

Bezpieczną utylizację dokumentów narzuca prawo i … zdrowy rozsądek

Mowa tu między innymi o RODO, ustawie o ochronie informacji niejawnych i normie DIN 66399. Nieprzestrzeganie procedur narzucanych przez prawo lub niewłaściwa realizacja obowiązków wynikających z tych przepisów może postawić firmę w bardzo trudnej sytuacji.

Organy kontrolujące mają prawo wymierzyć przedsiębiorcy kary, które z pewnością odbiją się na kondycji finansowej firmy, a w skrajnych przypadkach doprowadzić ją mogą do upadku. Wyciek danych poufnych to zawsze katastrofa wizerunkowa dla każdego biznesu, utrata wiarygodności i zaufania kontrahentów.

Jak widać, jest wiele powodów, by faktycznie dbać o zgodną z przepisami archiwizację i bezpieczne niszczenie dokumentów, które wyszły już z obiegu.

Komu powierzyć niszczenie dokumentów?

O ile wdrożenie polityki bezpiecznego obiegu dokumentacji i egzekwowanie przestrzegania jej zasad w obrębie firmy mogą nie być bardzo problematyczne, o tyle bezpieczne niszczenie dokumentów i nośników danych dla niemal wszystkich przedsiębiorców jest sprawą bardzo istotną.

Samodzielna utylizacja dokumentów jest czasochłonna, wymaga wiedzy i odpowiednich zasobów sprzętowych, a do tego niepotrzebnie angażuje personel, który mógłby być przecież oddelegowany do obowiązków ważniejszych dla sprawnego działania przedsiębiorstwa. W tej sytuacji dobrą i częstą praktyką stało się zlecanie utylizacji dokumentów specjalistycznym firmom.

Zwłaszcza, że liczne korzyści wynikające z zatrudnienia zewnętrznego podmiotu, który fachowo zajmie się zniszczeniem dokumentów papierowych i danych umieszczonych na nośnikach elektromagnetycznych, bez problemu bilansują koszty z tym związane.

Profesjonalne niszczenie dokumentów warto zlecić specjalistom

Firmy specjalizujące się w utylizacji dokumentów i nośników danych doskonale poruszają się w świecie przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych, dysponują odpowiednim zapleczem technicznym (odpowiednio zabezpieczone pojazdy transportujące, monitorowane niszczarnie) oraz wykwalifikowanym personelem.

Tego typu fachowe usługi w zakresie profesjonalnego niszczenia dokumentów oferuje Stena Recycling, posiadająca swoje oddziały na terenie całej Polski. Firma działa od lat z sukcesami w obszarze gospodarki odpadami, dzięki czemu jest też partnerem, któremu można zaufać.

Stena Recycling proponuje zresztą swoim klientom nie tylko bezpieczne niszczenie dokumentów, ale także ich recykling, co dla wielu działających odpowiedzialnie przedsiębiorców jest niewątpliwie kolejnym atutem tej kompleksowej oferty.