Sprzęt służbowy w 2019 roku – w co wyposażyć nowoczesną firmę?

Wszystko zaczyna się od dobrego pomysłu na biznes. Potem trzeba go wcielić w życie, zakładając firmę. Zanim jednak zacznie ona zarabiać, trzeba liczyć się z dużymi inwestycjami. Niemałą część budżetu pochłonie wyposażenie firmy w nowoczesny sprzęt.

Jeśli zakładamy jednoosobową działalność gospodarczą, może to nas nic nie kosztować. W przypadku spółek potrzebny będzie jednak kapitał zakładowy co najmniej 5 tys. zł, a do tego dochodzą koszty opłat sądowych. Bez względu jednak na to, jaką formę prowadzenia firmy wybierzemy, nie uciekniemy od niektórych kosztów. Do takich należą niewątpliwie wydatki na sprzęt służbowy.

Samo wyposażenie biura w meble i przygotowanie zaplecza socjalnego to koszt co najmniej 3 tys. zł w przypadku małej siedziby, a duże biuro pochłonie o wiele więcej pieniędzy na start. Do tego nowoczesna firma nie może się obejść bez urządzeń technicznych. Potrzebny będzie sprzęt stacjonarny, jak i taki dla pracowników wykonujących swoje zadania w terenie, jeśli przewidujemy taki model biznesowy. Oczywiście rodzaj i ilość sprzętu zależy od branży oraz specyfiki pracy. Można wyróżnić kilka podstawowych urządzeń, które wręcz muszą się pojawić w firmie. Zacznijmy jednak od kwestii finansowych.

Jak sfinansować zakup sprzętu?

Chcąc wyposażyć nową firmę w niezbędny, a przy tym nowoczesny sprzęt, trzeba się liczyć z wydatkami rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Najlepiej zgromadzić taki kapitał we własnym zakresie. Oszczędności zapewniają największą elastyczność i swobodę w wydatkach. Niestety, nie zawsze dysponujemy kapitałem własnym. Wtedy trzeba szukać finansowania zewnętrznego. W tym momencie wielu początkujących przedsiębiorców spogląda w kierunku banku. Kredyt wydawałby się w tej sytuacji dobrym rozwiązaniem. Problem polega jednak na tym, że banki dość niechętnie pożyczają pieniądze firmom, co przejawia się zaostrzanymi z kwartału na kwartał wymogami wobec kredytobiorców instytucjonalnych. Jeśli już bank zgodzi się pożyczyć pieniądze, najczęściej żąda co najmniej półrocznego stażu na rynku. Taki kredyt jest zatem poza zasięgiem nowej firmy.

– Coraz częściej przedsiębiorcy szukają zewnętrznego finansowania na rynku pozabankowym. W ostatnich latach firmy pożyczkowe znacznie poszerzyły ofertę pożyczek dla biznesu. Pieniądze można tu pozyskać nawet od pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca nie musi tłumaczyć, na jaki cel zaciąga pożyczkę. Tym samym środki może wykorzystać równie dobrze na zakup towaru czy opłacenie składek ZUS, jak i na zakup sprzętu niezbędnego do wyposażenia nowoczesnej firmy – podkreśla ekspert aasadlabiznesu.pl.

Oczywiście wybór pożyczki dla nowych firm powinien być przemyślaną decyzją poprzedzona dokładną analizą oferty pożyczkowej. Warto wybrać taką pożyczkę, która nie wiąże się ze skomplikowanymi formalnościami, koniecznością przygotowania biznesplanu i umożliwia załatwienie formalności online. To pozwala znacznie zaoszczędzić czas. Gdy mamy już pieniądze na zakup sprzętu, trzeba wybrać taki, który jest wręcz niezbędny w początkowej fazie działania firmy.

Laptop nie tylko do biura

Coraz częściej w biurach nowoczesnych firm można zobaczyć, zamiast stacjonarnych komputerów, laptopy biznesowe. Takie urządzenie daje większą swobodę działania. Można go używać zarówno w biurze, jak i poza nim. Przy wyborze laptopa biznesowego warto zadbać o to, by miał wytrzymałą obudowę z wysokiej jakości tworzywa i wodoodporną klawiaturę. Taki model posłuży nam dłużej. Obok odpowiednich parametrów mobilny komputer powinien mieć także niską wagę (łatwość przenoszenia), długi czas pracy na baterii, wszystkie potrzebne złącza. Optymalna przekątna ekranu to 15,6 cala. Cena takich laptopów dobrej jakości rozpoczyna się od 3 tys. zł.

Smartfon dla biznesu

Dobrej klasy smartfon to dziś wręcz obowiązkowe wyposażenie przedsiębiorcy i wielu pracowników mobilnych. Coraz częściej smartfon w biznesie odgrywa większą rolę niż komputer. Trzeba jednak zauważyć, że sam smartfon jest dziś używany jak komputer i wykonuje wiele jego zadań. Dzięki smartfonowi przedsiębiorca ma zawsze biuro pod ręką. Dobry telefon biznesowy powinien być uniwersalny i wszechstronny. Ważne, aby taki smartfon miał pojemną baterię, duży ekran do pracy z dokumentami i bez problemu łączył się z innymi urządzeniami biurowymi. Ceny takich smartfonów zaczynają się od 1,5 tys. zł.

Inteligentna drukarka

Chociaż coraz więcej dokumentów w firmie jest generowanych w formie elektronicznej, to jednak przedsiębiorstwa nie odeszły całkowicie od papierowej dokumentacji. Z tego względu nadal jednym z podstawowych urządzeń w firmie jest drukarka. Warto tutaj postawić na nowoczesny model połączony ze skanerem i kopiarką. Dobra drukarka musi umożliwiać nie tylko błyskawiczne drukowanie przez Wi-Fi z urządzeń mobilnych, być wydajna i tania w eksploatacji, ale także powinna posiadać wbudowane zabezpieczenia chroniące przed cyberatakami. Koszt takiej drukarki to co najmniej 2 tys. zł.

Niszczarki a bezpieczeństwo danych

Generowanie dokumentów papierowych wymaga podjęcia szczególnych kroków w celu ich ochrony. Takich dokumentów powstaje z czasem coraz więcej, a część z nich przestaje być już potrzebna. Nie można jednak takiej dokumentacji wyrzucić po prostu do kosza. Z jednej strony trzeba zapewnić ochronę danych osobowych, a z drugiej – konieczna jest ochrona poufnych danych firmy. Dlatego w biurze warto mieć również niezawodną niszczarkę dokumentów. Najlepiej wybrać model o klasie niszczenia co najmniej P-5, a najlepiej P-7. Im wyższa klasa niszczenia, tym mniejsza powierzchnia ścinek i mniejsze zagrożenie, że ktoś odtworzy dokument. Ceny dobrej klasy niszczarek zaczynają się od 1 tys. zł.

Koszt wyposażenia nowej firmy w funkcjonalny i niezawodny sprzęt nie jest mały. Trudno jednak prowadzić efektywnie biznes bez podstawowych narzędzi. Zatem taki wydatek jest po prostu konieczny i należy go uwzględnić w biznesplanie.