Jak utworzyć optymalny grafik dla pracowników?

Układanie grafiku pracy nigdy nie jest prostą sprawą – niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z małą czy dużą firmą. Należy wziąć pod uwagę wiele czynników, w tym godziny działania sklepu, punktu usługowego bądź biura oraz zapotrzebowanie na pracowników w konkretnych porach dnia. Należy przy tym zachować wytyczne Kodeksu Pracy – w przeciwnym razie czekają nas spadek efektywności zatrudnionych oraz wysoka grzywna.

Jak utworzyć optymalny grafik dla pracowników?

Układanie grafiku pracy nigdy nie jest prostą sprawą – niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z małą czy dużą firmą. Należy wziąć pod uwagę wiele czynników, w tym godziny działania sklepu, punktu usługowego bądź biura oraz zapotrzebowanie na pracowników w konkretnych porach dnia. Należy przy tym zachować wytyczne Kodeksu Pracy – w przeciwnym razie czekają nas spadek efektywności zatrudnionych oraz wysoka grzywna.

Krok 1. Wywiad wśród pracowników

Zanim rozpoczniesz układanie grafiku, zbierz od załogi propozycje dotyczące preferowanych dni i godzin pracy. Nie powinieneś oczekiwać, że wszyscy będą zawsze dyspozycyjni, zwłaszcza jeśli chodzi o studentów. Nie zapominaj, że niemożność pogodzenia pracy z życiem prywatnym to jedna z głównych przyczyn, dla których ludzie rezygnują z zajmowanego stanowiska. Warto więc wziąć takie sugestie pod uwagę, oczywiście w miarę możliwości i w granicach normy. Wywiad należy przeprowadzić z odpowiednim wyprzedzeniem – harmonogram czasu pracy należy ogłosić najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem rozplanowywanego miesiąca.

Krok 2. Planowanie urlopów

Drugi etap tworzenia grafiku polega na planowaniu urlopów. Przy rocznym planie urlopowym sprawa jest prosta – wystarczy nanieść odpowiednie dni do harmonogramu. W przeciwnym razie trzeba dobrze przemyśleć tę kwestię oraz podjąć decyzję, komu (i w jakim wymiarze) udzielić urlopu. Wedle Kodeksu Pracy osoby zatrudnione na umowę o pracę mają prawo do 20 albo 26 dni urlopu rocznie, w tym do 2 tygodni ciągłego odpoczynku. Weź pod uwagę, w jakich okresach potrzebujesz najwięcej rąk do pracy. Jeśli prowadzisz sklep, złym pomysłem będzie udzielanie urlopów w grudniu i w drugiej połowie listopada. Unikaj też sytuacji, w których kilku pracowników bierze wolne w tym samym czasie.

Krok 3. Obsadzanie zmian

Po pierwsze – przemyśl poziom zapotrzebowania na pracowników w czasie. Zastanów się, ile pracy trzeba wykonać w różnych porach dnia, a nawet godzinach, i na tej podstawie określ ilość rąk potrzebnych do pracy. Bazuj przy tym na własnym doświadczeniu i wykorzystuj raporty prowadzone w firmie. Możesz także skorzystać z gotowych narzędzi, które policzą produktywność za ciebie. Przykładowo z programu dostępnego na stronie www.grafikoptymalny.pl korzystają tak renomowane firmy, jak Pyszne.pl czy Flying Tiger Copenhagen.

Po drugie – zwróć uwagę na zazębiające się zmiany – być może nie są one konieczne. Jeśli się da, wyeliminuj je – zwykle wprowadzają one zbędny chaos, a konieczność dzielenia się zadaniami obniża wydajność.

Po trzecie– przestrzegaj wymogów dotyczących odpoczynków. W każdej pracowniczej dobie osoba zatrudniona powinna mieć przynajmniej 11 godzin na odpoczynek. Pracownicy mają również prawo do 35-godzinnej przerwy raz w tygodniu i do przynajmniej co czwartej wolnej niedzieli.

Po czwarte – jeśli to możliwe, unikaj zmian nocnych. Są one dodatkowo płatne (o 20% minimalnej stawki godzinowej). Teoretycznie są to bardzo drobne kwoty (rzędu kilku złotych na godzinę), ale w skali miesiąca wiąże się to z dużym wydatkiem dla firmy.

Trzymając się zaproponowanego wyżej planu będziesz w stanie ułożyć optymalny harmonogram czasu pracy, który będzie korzystny zarówno dla ciebie, jak i dla osób zatrudnionych w twojej firmie. Pamiętaj jednak, że choć 3 omówione kroki wiele wyjaśniają, tworzenie grafików pracy jest odrobinę bardziej skomplikowane. Żeby poznać wszystkie 19 zasad ich opracowywania, pobierz specjalistyczny, darmowy poradnik w PDF: https://www.grafikoptymalny.pl/Pages/Tworz_dobre_grafiki_pracy