Agito.pl: rozwój przez zarządzanie informacją

Sklep internetowy Agito.pl wdrożył system informatyczny NIL BPM, który wspomaga komunikację z klientami i usprawnia zarządzanie sprawami prowadzonymi w firmie. Wdrożone rozwiązanie pozwala zarządzać informacjami wpływającymi do Agito, monitoruje stan załatwiania spraw i zabezpiecza firmę przed utratą informacji, które mają znaczenie dla jakości obsługi klientów. System informatyczny zaprojektowała i wdrożyła spółka Newitech.

NIL BPM wspomaga Agito w zarządzaniu procesami biznesowymi. Wiele z nich uruchamianych jest na wniosek klientów. Do systemu wpływają maile z zapytaniami ofertowymi, zamówieniami, prośbą o serwis, różnego rodzaju sugestiami. Dział obsługi klienta odbierając każdy mail wszczyna sprawę, która od tej pory monitorowana jest przez system. Maile, w zależności od kryteriów, trafiają do osób, które najszybciej potrafią udzielić klientom odpowiedzi, dzięki czemu w Agito udało się zoptymalizować alokację spraw z punktu widzenia kompetencji. Postęp spraw wiąże się z określonymi działaniami, takimi jak np. przygotowanie wysyłki, redakcja odpowiedzi, porada, kontakt telefoniczny. Wraz z kolejnymi czynnościami każda sprawa jest monitorowana przez system, co pomaga optymalizować czas obsługi klienta, podnieść jej jakość, dotrzymać ustalone terminy i lepiej wykorzystać dostępne w firmie zasoby osobowe. Każdego dnia w firmie rozpoczynanych jest ponad dwieście spraw.

Mówi Tomasz Sypuła, Prezes Zarządu Agito.pl: 'Przed wdrożeniem systemu zdarzało się, że niektóre sprawy załatwiane były dłużej lub wręcz ginęły w gąszczu korespondencji. Dla firmy, która działa w Internecie kontakt z klientami, wiarygodność i jakość obsługi to podstawy do działania i dalszego rozwoju, stąd pomysł na wykorzystanie NIL BPM. Obecnie można powiedzieć, że każda informacja wchodząca do firmy, jest równoznacznie traktowana. System zabezpiecza nas przed dezorganizacją, przyspieszył działanie, pomógł w podziale kompetencji i dał wsparcie w postaci narzędzia kontroli postępu prowadzonych spraw. Obecnie wiadomo, co konkretnie każdy z pracowników ma wykonać, by utrzymać wysoki poziom jakości.’

NIL BPM służy również do zarządzania sprawami wewnętrznymi, które rozpoczynane są z inicjatywy personelu. System pełni ważną rolę m.in. w procesach rozwoju oferty, ustalania cen i aktualizacji strony www.agito.pl Obecnie NIL BPM jest narzędziem pracy dla kierownictwa, działu handlowego, biura obsługi klientów, księgowości i informatyków. Docelowo system ma obsługiwać każdy proces biznesowy, w którym zachodzi przepływ informacji.

http://www.agito.pl