Czy można kontrolować korespondencję pracowników?

Sprawa dopuszczalności kontrolowania przez pracodawców prywatnej korespondencji pracowników budzi wiele kontrowersji. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca jest zobowiązany szanować godność i prawa osobiste pracownika, do których należy także tajemnica korespondencji, obejmująca zarówno korespondencję tradycyjną (listową), jak i elektroniczną. Z drugiej strony pracodawca ma prawo do ochrony tajemnicy swego przedsiębiorstwa i swoich słusznych interesów.  Wątpliwości wyjaśnia Piotr Kryczek, radca prawny z Kancelarii Prawnej Chajec, Don-Siemion&Żyto.

Nieporozumienia na tle poufności korespondencji pracowników podczas pełnienia przez nich obowiązku pracy mają często źródło w coraz głębszym przenikaniu się życia prywatnego i zawodowego. W dzisiejszych czasach, przy powszechnej dostępności środków łączności, telefonów komórkowych i internetu, coraz trudniej jest rozgraniczyć sprawy stricte zawodowe od prywatnych.

Trzeba w związku z tym uznać, że zasadniczo pracodawca ma prawo wglądu w korespondencję przychodzącą na adres firmy, sprawdzania zawartości twardych dysków komputerów firmowych oraz do podejmowania innych czynności związanych z kontrolą prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy. Należą mu się również uprawnienia do kontrolowania efektywności pracowników. Powstaje jednak pytanie, jak daleko sięgają granice uprawnionego monitoringu prowadzonego przez pracodawcę, a jakie czynności będą stanowić naruszenie praw pracownika?

Generalnie pracodawca działa w granicach uprawnień, dopóki nie narusza sfery prywatnej swego pracownika. Warto zaznaczyć, że miejsce pracy uznaje się za element prywatności pracownika. Tak więc pracodawca może przeglądać zawartość poczty elektronicznej pod warunkiem, że jej oznaczenie nie wskazuje na przeznaczenie wyłącznie dla danego pracownika. Podobnie wygląda to w przypadku korespondencji tradycyjnej. Jeżeli list został wysłany na adres firmy, lecz jego adresatem jest pracownik, należy najpierw pozwolić mu zapoznać się z treścią listu. Monitorowanie korespondencji pracownika jest dozwolone, gdy pracodawca zachowuje następujące zasady: ustalił zakres wykorzystania sprzętu do celów prywatnych, określił cel monitoringu oraz jego ramy, a pracownik został poinformowany, że jego korespondencja podlega monitorowaniu.

Jeżeli pracodawca nie zastosuje się do tych zasad, musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami. Odczytanie prywatnej korespondencji pracownika może być potraktowane jako naruszenie jego dóbr osobistych i może pociągać za sobą odpowiedzialność cywilną pracodawcy. Gdy pracownik udowodni, że naruszenie prywatności zostało dokonane umyślnie, wówczas poza żądaniem zaprzestania naruszenia i zapłaty zadośćuczynienia może oskarżyć pracodawcę o popełnienie występku naruszenia tajemnicy korespondencji.

Dobrym sposobem na uniknięcie nieporozumień może być określenie reguł prowadzenia prywatnej korespondencji w pracy przez wpisanie ich do regulaminu pracy. Reguły te powinny określać, że pracownik może prowadzić osobistą korespondencję jedynie za pomocą prywatnej skrzynki e-mailowej, pracodawcy zaś przysługuje prawo do wglądu jedynie w korespondencję firmową.