e-FIKS – zarządzanie obiegiem dokumentów

Coraz więcej przedsiębiorstw kładzie nacisk na elektroniczne zarządzanie dokumentami oraz możliwość uzyskania szybkiego dostępu do ich graficznych obrazów. MacroSoft wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom wprowadzając nowe rozwiązanie – moduł e-FIKS wykorzystujący mechanizm workflow. e-FIKS eliminuje problem fizycznego przepływu dokumentacji księgowej a zarazem kosztownego przechowywania ich papierowej kopii oraz zapobiega gubieniu dokumentów. Rozwiązanie sprawdza się doskonale we współpracy z ApplicationSERVERem w wersji 8.10 pakietu SKID.

Zadaniem e-FIKSa jest przyspieszenie przepływu faktur poprzez:
ˇ wyeliminowanie ich papierowego funkcjonowania w wielu kopiach,
ˇ zwiększenia nadzoru nad procesem i czasem ich zatwierdzania
ˇ stworzenie elektronicznego archiwum oryginalnych dokumentów wraz z załącznikami.

Rozwiązanie uporządkowuje faktury i dokumenty z nimi powiązane wpływające do firmy. e-FIKS współpracuje z urządzeniami skanującymi. Po przetworzeniu oryginalnych dokumentów na formę elektroniczną, zeskanowane pliki są przechowywane na odpowiednio przygotowanym serwerze – archiwum.

Proces zarządzana dokumentami w e-FIKSie składa się z kilku wzajemnie powiązanych etapów. Obieg dokumentu rozpoczyna się w momencie pojawienia się faktury w firmie. Po wypłynięciu dokumentu do działu księgowości zostaje ona zarejestrowana w systemie finansowym a na następnie jest skanowana. W kolejnym etapie następuje „łączenie” zeskanowanego obrazu dokumentu z wcześniej zarejestrowaną fakturą. Operator wyznacza osoby akceptujące dokument oraz kolejność tego procesu. Następnie uruchamiany jest scenariusz przepływu pracy. Wszystkie wyznaczone osoby podczas elektronicznego zatwierdzania dokumentu mają dostęp do niego tylko w formie elektronicznej. W zadanej kolejności otrzymują przez e-mail informacje o fakturze do akceptacji wraz z odnośnikiem do serwisu intranetowego. Po podaniu w przeglądarce WWW hasła autoryzującego użytkownika dokonywana jest akceptacja lub odrzucenie dokumentu. Z tego poziomu możliwy jest również dostęp do dokumentu przechowywanego w archiwum optycznym. Po akceptacji faktury system automatycznie wysyła powiadomienie do kolejnego użytkownika a w przypadku odrzucenia powiadamiany jest dział księgowości. Dokumenty zatwierdzone trafiają w końcowym etapie do księgowości, gdzie następuje ich dekretacja.
W trakcie procesu workflow wszyscy użytkownicy dysponują możliwością opatrzenia dokumentów własnym komentarzem. System e-FIKS archiwizuje informacje, które są dostępne po wywołaniu oryginalnego dokumentu. Archiwum jest zabezpieczone przed wprowadzaniem zmian nieautoryzowanych przez dział księgowości. Zmiany w komentarzu po akcetacji dokumentu są możliwe jedynie za zgodą wyznaczonej osoby nadzorującej proces.

e-FIKS nadzoruje proces akceptacji poprzez wewnętrzny mechanizm limitów czasowych. Osoby przekraczające limit maksymalnego czasu procedury są powiadamiane o opóźnieniach a taka informacja rejestrowana jest również przez księgowość.
Archiwum oryginalnych dokumentów jest dostępne dla uprawnionych osób również z innych poziomów systemu finansowego. Dokumenty można przeglądać korzystając z danych zawartych w rejestrach VAT, zapisach księgowych i rozrachunkach.

Dzięki elektronicznej formie dokumentów e-FIKS rozwiązuje problem przekazywania oryginalnych dokumentów wprost do osób potwierdzających zakup, bez względu na lokalizację oddziału firmy. e-FIKS jest stworzony w technologii MacroBASE wykorzystującej skrypty CGI.

http://www.macrosoft.pl