Faktury elektroniczne w 2013 r. – jakie zmiany? [artykuł ekspercki]

Od początku roku pojawiło się sporo zmian w przepisach dotyczących VAT. Poprosiliśmy ekspertów z inFakt.pl o wskazanie najważniejszych oraz o opinię w sprawie faktur wysyłanych w formacie PDF.

Z początkiem 2013 r. pojawiły się korzystne zmiany w przepisach dotyczących faktur elektronicznych. Teraz przedsiębiorcy, którzy chcą wysłać fakturę e-mailem, mogą to zrobić bez pytania klienta o zgodę. Jakie warunki trzeba spełnić, aby taki dokument był zgodny z prawem?

Zasada domniemanej zgody

Do końca 2012 r. przedsiębiorca musiał uzyskać zgodę kontrahenta przed wysłaniem faktury elektronicznej. Akceptację można było uzyskać w formie pisemnej lub drogą e-mailową. Przedsiębiorca musiał dysponować jej potwierdzeniem.

Od stycznia 2013 r. przy wysyłaniu faktur drogą elektroniczną obowiązuje zasada domniemanej zgody – przedsiębiorca nie musi pytać kontrahenta, czy chce otrzymywać faktury drogą elektroniczną. Jeżeli klient reguluje należność wynikającą z faktury, oznacza to, że akceptuje taką formę otrzymywania dokumentów. Trzeba mieć na uwadze, że kontrahent w każdej chwili może zwrócić się z prośbą o wysyłanie papierowych faktur. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi dostosować się do preferencji klienta.

Jakie warunki musi spełniać faktura elektroniczna?

Zasady dotyczące e-faktur zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przepisy mówią, że: „Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.”

Pod pojęciem autentyczności faktury należy rozumieć pewność, że dane klienta są prawdziwe, a dokument został wystawiony przez podmiot do tego uprawniony, np. wykonawcę usługi lub dostawcę towaru. Z kolei integralność treści oznacza, że na fakturze nie zmieniono żadnych danych – faktura elektroniczna powinna zostać zapisana w formacie, który uniemożliwia edycję treści pliku. Chodzi o to, aby nabywca towaru lub usługi po otrzymaniu faktury nie mógł np. zmienić kwoty podatku VAT lub wysokości należności, którą musi uregulować.

Sposoby na zapewnienie fakturom elektronicznym zgodności z prawem

We wspomnianym rozporządzeniu wymieniono przykładowe sposoby, za pomocą których można zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur. Są to:

• podpis elektroniczny;
• elektroniczna wymiana danych (EDI);
• kontrola biznesowa.

Podpis elektroniczny jest traktowany na równi z podpisem własnoręcznym, jednak zakup takiego podpisu to wydatek rzędu kilkuset złotych. Również kosztownym i mało popularnym rozwiązaniem jest EDI (z ang. Electronic Data Interchange), czyli elektroniczny system wymiany danych pomiędzy firmami. Natomiast kontrola biznesowa to nowy sposób na zapewnienie fakturom zgodności z prawem.

Kontrola biznesowa – co to takiego?

Zmienione w 2013 r. przepisy mówią, że kontrole biznesowe „ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Tak zdefiniowana kontrola biznesowa pozostawia przedsiębiorcy pewną dowolność w tym zakresie.

Kontrola biznesowa może opierać się na opracowaniu przez firmę wewnętrznych procedur fakturowania, które są spisane w formie regulaminu. W tym dokumencie przedsiębiorca określa etapy procesu fakturowania, od momentu złożenia zamówienia przez klientów od chwili wystawienia faktury (łącznie z późniejszym jej przechowywaniem i udostępnianiem w formie elektronicznej). Regulamin powinien umożliwiać przedsiębiorcy wykazanie, że dane zamieszczone na e-fakturach są prawdziwe, np. za pomocą odpowiednio opisanych formularzy zamówień, czy dowodów zapłaty.

Wprowadzone zmiany dotyczące e-faktur są związane z dostosowaniem polskiego prawa do Unii Europejskiej. Więcej informacji na temat kontroli biznesowej można znaleźć w wydanym przez Komisję Europejską dokumencie, zawierającym wskazówki interpretacyjne dotyczące pojęć wykorzystywanych w dyrektywie 2010/45/EU. 

Bez zmian, jeśli chodzi o faktury wysyłane w formacie PDF

Nowe przepisy dotyczące faktur elektronicznych nadal nie podają wprost, który konkretnie format plików można uznać za zgodny z prawem (zwłaszcza uniemożliwiający modyfikację). Czy jest nim PDF? Według niektórych interpretacji przepisów podatkowych – tak.

Zgodnie z interpretacją podatkową  IPPP1/443-995/11-2/AP wysyłanie faktur zapisanych w formacie PDF na adres e-mail jest zgodne z prawem. E-faktury w plikach PDF pociągają za sobą takie same skutki podatkowe, jak faktury papierowe. Podobne stanowisko przyjął dyrektor Izby skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej IPPP1-443-1175/10-4/EK. Obie interpretacje pochodzą z 2011 r.

W Polsce e-faktury są wciąż mało popularne

Jak wynika z raportu „E-faktura w Polsce” przygotowanego przez Polską Konfederację Pracodawców Prywatnych Lewiatan, zaledwie 8–11 proc. faktur w Polsce jest przesyłanych elektronicznie. Zdaniem twórców raportu, pod względem popularności faktur elektronicznych znajdujemy się na ostatnim miejscu w Europie. A obrót fakturami wyłącznie w wersjach elektronicznych ma niewątpliwie dużo zalet – począwszy od szybkości dostarczenia klientowi, przez istotną oszczędność czasu i pieniędzy, na ekologii skończywszy. Być może zmiany w przepisach wpłyną pozytywnie na te niekorzystne statystyki.