Monitoring pracowników – co może pracodawca?

Eksperci Deloitte oraz Baker & McKenzie ocenili jakich narzędzi najczęściej używają pracodawcy do kontroli pracowników oraz czy robią to zgodnie z prawem. Podstawowe metody monitorowania pracowników to rejestracja rozmów telefonicznych oraz elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy. Coraz częściej pod szczególnym nadzorem są komputery i poczta elektroniczna. Pracodawca ma prawo kontrolować pracę podwładnych, aby zapobiec ujawnieniu wewnętrznych informacji oraz zapewnić efektywność pracy. Monitoring musi być uzasadniony oraz zgodny z konstytucyjnym prawem jednostki do prywatności oraz gwarancji wolności i ochrony komunikowania się.

„Kontrolowanie pracowników wzmacnia środki ochrony informacji utrudniając manipulowanie informacjami, szpiegostwo przemysłowego czy nieświadome udostępnianie danych osobom trzecim. Monitoring pomaga wykrywać przestępstw popełniane przez pracowników choć może być także wykorzystywany do nadzorowania wykonywania obowiązków służbowych przy narzędzi pracy takich jak telefon komórkowy, laptop czy samochód” – podkreśla Jakub Bojanowski, Partner w Dziale Zarządzania Ryzykiem firmy doradczej Deloitte.

Podstawowymi warunkami dopuszczalnego monitoringu pracowników jest proporcjonalność podjętych środków do osiągnięcia wyznaczonych celów oraz jasne i przejrzyste reguły kontroli. Cele wprowadzenia monitoringu w miejscu pracy muszą być uzasadnione, np. blokowanie dostępu do określonych stron internetowych zawierających treści zakazane przez prawo, wprowadzanie blokad przed wirusami czy spamem. Zasady dotyczące monitorowania zatrudnionych w miejscu pracy powinny obowiązywać w równym stopniu wszystkich pracowników.

„Zasady dotyczące monitoringu mogą zostać wprowadzone w regulaminie firmy albo jako odrębny zapis w umowie o pracę. Prawne ramy nadzoru określa między innymi Konstytucja RP oraz prawo pracy, które gwarantuje obowiązek poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika m.in. tajemnicę korespondencji. Kwestie te reguluje także Europejska Konwencja Praw Człowieka oraz orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka”- mówi Sylwia Puzynowska, Partner w kancelarii prawnej Baker&McKenzie.

Pracodawca ma prawo do kontroli zarówno poczty elektronicznej, jak i tradycyjnej jeśli tylko jest ona służbowa. Prywatna korespondencja pracownika musi pozostać poza nadzorem. Dopuszczalnym rozwiązaniem jest wprowadzenie zakazu używania Internetu do celów prywatnych.

„Środki, które możemy wykorzystać do monitorowania pracowników są praktycznie nieograniczone. Coraz częściej wykorzystywane są moduły GPS umożliwiające lokalizowanie pojazdów czy nawet systemy RFID pozwalające na śledzenie poruszania się zatrudnionych w obrębie monitorowanego terenu. Warto jednak wdrożenie tych technologii poprzedzić analizą ekonomiczną oraz przygotować zestaw zasad określających w jaki sposób mogą one być stosowane. Większość instytucji nie wykorzystuje możliwości urządzeń, które już posiada, albo jeśli je wykorzystuj, to robi to nie zawsze zgodnie z obowiązującym prawem ”- mówi Jakub Bojanowski.

Pracodawca może także badać stan trzeźwości pracowników. Jest to dopuszczalne jednak wyłącznie na wyraźną zgodę pracownika lub na żądanie właściwego organu ścigania. Odmowa przeprowadzenia takiego badania przez pracownika stwarza uzasadnione podejrzenie spożywania przez niego alkoholu. W przypadku braku zgody na przeprowadzenia badania i wątpliwości co do stanu trzeźwości zatrudnionego rekomenduje się spisanie protokołu zdarzenia, zawierającego jego opis i zeznania świadków oraz wezwanie Policji.

„Pracodawca może legalnie monitorować pracowników dostępnymi metodami pod warunkiem, że kontrola i jej zasady są uzasadnione i jawne. Warto by pracodawca uregulował kwestie monitoringu stosownym wpisem do regulaminu i odrębnym zapisem w umowie o pracę, aby uniknąć konsekwencji prawnych związanych z przekroczeniem dopuszczalnych granic kontroli pracowników”- podsumowuje Sylwia Puzynowska.