Tańsze e-faktury

Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. wprowadza na rynek usługę EDDM łączącą funkcje podpisu elektronicznego i systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. Rozwiązanie ma pomóc przedsiębiorcom w obniżeniu kosztów związanych z podpisywaniem oraz archiwizacją faktur a także innych dokumentów elektronicznych.

Odbiorcami EDDM (Electronic Document Delivery and Management) mogą być wszystkie przedsiębiorstwa, które tworzą i przesyłają dokumenty elektroniczne do swoich partnerów handlowych, a także podmiotów administracji państwowej, w tym urzędów skarbowych i ZUS-u.

– Firma, która wystawia faktury w formie elektronicznej musi zadbać o ich przechowywanie przez okres co najmniej 5 lat. Korzystając z EDDM-u można podpisać tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym nawet kilka tysięcy faktur jednocześnie, a następnie automatycznie je zarchiwizować, bez konieczności wdrażania dodatkowego systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów – wyjaśnia Paweł Bartuzi, Główny Specjalista w Dziale Usług Certyfikacyjnych KIR S.A.

Z technicznego punktu widzenia usługa EDDM łączy dwie usługi oferowane przez Izbę: usługi archiwum elektronicznego, z którego korzystają m.in. Electrolux Poland, Skanska, Bank BPH czy Media – Saturn Holding Poland oraz usługi podpisu elektronicznego, których odbiorcami jest obecnie kilka tysięcy firm. Od strony funkcjonalnej wdrożenie EDDM w firmie pozwala na automatyczne umieszczanie w elektronicznym archiwum plików opatrzonych podpisem elektronicznym.

Klienci, którzy zdecydują się na skorzystanie z usługi EDDM, otrzymają kompletny zestaw SZAFIR do składania e-podpisu zawierający: certyfikat, kartę kryptograficzną i czytnik, jak również dostęp do systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów chronionego certyfikatem. Każdy przechowywany dokument można będzie dodatkowo oznakować czasem.

Zestaw SZAFIR można wykorzystać również do podpisywania deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS, podań i wniosków do administracji publicznej a także umów, ofert i innych dokumentów elektronicznych.

Według wyliczeń ekspertów Izby, wprowadzenie usługi EDDM opłacalne jest już w firmie, która wystawia 9 faktur miesięcznie. – Wystawienie i wysyłka jednej papierowej faktury kosztuje średnio ok. 1,65 zł. Do tego dochodzą koszty archiwizacji, wynajmu pomieszczeń i zatrudnienia pracowników. Firma, która generuje 100 dokumentów miesięcznie i skorzysta z usługi EDDM, może zmniejszyć jednostkowy koszt wystawienia faktury nawet do 13 groszy. Dodatkowo czas odnalezienia potrzebnego dokumentu liczy się w sekundach, nie w godzinach.  – przekonuje Przemysław Rawa, Starszy Specjalista w Dziale Usług Certyfikacyjnych KIR S.A.

W elektronicznych archiwach prowadzonych przez KIR S.A. zarchiwizowano dotychczas ponad 110 mln dokumentów w postaci elektronicznej.