E-faktury w AGDMedia.pl

Sklep internetowy AGDMedia wdrożył elektroniczne faktury podpisywane certyfikowanym kluczem cyfrowym. Po wprowadzeniu nowoczesnej technologii zarządzania fakturami okazało się, że był to słuszny krok.
Pomimo istniejących od kilku lat przepisów regulujących zasady stosowania e-faktur, wciąż niewielu przedsiębiorców zdecydowało się na wprowadzenie systemu fakturowania elektronicznego, a część firm, które wysyłają w ten sposób faktury, nie zawsze robi to zgodnie z prawem. Faktura wysłana w postaci pliku PDF lub pobrana z serwera, nie jest bowiem fakturą w świetle obowiązujących przepisów. Dopuszczalne jest jedynie przesyłanie e-faktur podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub korzystanie ze standardu przesyłania danych EDI.

Sklep internetowy AGDMedia jako jeden z nielicznych na rynku e-commerce z powodzeniem wdrożył, i od kliku miesięcy stosuje, elektroniczny system dystrybucji faktur podpisywanych certyfikowanym kluczem cyfrowym. “Wprowadzenie e-faktur było kolejnym udoskonaleniem i ułatwieniem komunikacji pomiędzy sklepem www.AGDMedia.pl, a Klientami – korzystającymi z Internetu, preferującymi zakupy on-line oraz nowoczesne formy transakcji”, mówi Michał Pachlewski, Wiceprezes Zarządu AGDMedia Sp. z o.o.. “Zaawansowane informatycznie rozwiązanie zostało wdrożone w październiku ubiegłego roku. Najtrudniejsze okazało się zintegrowanie oprogramowania z systemem zamówień i finansowo-księgowym. W efekcie powstał profesjonalny system, który działa zgodnie z obowiązującym prawem” dodaje. Obecnie do każdego zrealizowanego zamówienia wystawiana jest faktura VAT, przesyłana następnie do klienta drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty e-mail. Wszystkie faktury opatrzone są kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Niewątpliwe korzyści związane z wprowadzeniem systemu elektronicznych faktur w AGDMedia, to usprawnienie logistyki, oszczędność czasu potrzebnego na drukowanie i wysyłanie wersji papierowej oraz wyeliminowanie kosztów przesyłki. Rozwiązanie to przyniosło także spółce obniżenie kosztów składowania dokumentów i skrócenie czasu potrzebnego na odnalezienie faktury. “Wprowadzenie e-faktur to jednak nie tylko udogodnienia operacyjne, ale przede wszystkim strategiczne. Dzięki systemowi elektronicznych dokumentów, nasi Klienci obsługiwani są według najwyższych standardów, co w oczywisty sposób przełożyło się na ich poziom zadowolenia z naszych usług ”, mówi Michał Pachlewski.

Wprowadzenie systemu e-faktur w AGDMedia było wyzwaniem dla całej firmy. Należało bowiem zmienić postrzeganie faktur jako dokumentów, które do tej pory zawsze były drukowane, podpisywane i pieczętowane. Wbrew oczekiwaniom nie tak trudne okazało się przekonanie do elektronicznych faktur naszych klientów. Kupujący bardzo szybko dostrzegli zalety e-rozwiązań. “Na rynku e-commerce e-faktury podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym wciąż są mało popularne. Wśród sklepów on-line specjalizujących się w sprzedaży sprzętu AGD i RTV byliśmy pierwszymi, którzy zdecydowali się na ten krok. Nie ukrywamy, że na początku towarzyszyły nam pewne obawy, ale teraz śmiało możemy mówić o ogromnym sukcesie i dobrej decyzji. Dzięki elektroniczym fakturom nasza księgowość działa sprawniej, a co najważniejsze zadowoleni są rownież nasi Klienci”, komentuje Michał Pachlewski.