Elektroniczna wymiana danych, jako przejaw nowoczesnego przedsiębiorstwa

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, to system, dzięki któremu możliwa jest wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi partnerów biznesowych.

EDI – historia systemu

Początki EDI, z angielskiego Electronic Data Interchange, datuje się na koniec lat 70. XX wieku. Wtedy to Amerykański Instytut Standaryzacji powołał specjalny komitet, który składał się z przedstawicieli rządu, przemysłu transportowego i producentów komputerów. Ich zadaniem było opracowanie standardów systemu, który umożliwi elektroniczną wymianę danych między przedsiębiorstwami. W latach 80. przyjęta została norma UN/EDIFACT, która z kolei określiła ścisłe reguły i formę przesyłania obiektów. Kolejne lata przyniosły opracowanie specjalistycznych odmian EDI dla różnych branż.

Podstawowym założeniem EDI jest wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi, a nie między ludźmi. Chodzi zatem o pominięcie czynnika ludzkiego, który obecny jest w przypadku wysyłania dokumentów poczty elektronicznej. Dzięki takiej automatyzacji można uniknąć błędów, które powstają podczas ręcznej obsługi dokumentów. Celem elektronicznej wymiany danych jest bowiem przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji.

Korzyści wdrożenia EDI

Wdrożenie w firmie systemu EDI przynosi wiele korzyści. Warto zauważyć, że część z nich ma bardzo wymierny charakter. Oto najważniejsze z nich:

1. Elektroniczna wymiana danych to oszczędność czasu i pieniędzy, a wszystko dzięki wyeliminowaniu czasochłonnego przygotowywania i wysyłania dokumentów. Skrócenie czasu związanego z obsługą faktur wpływa korzystnie także na obieg dokumentów w firmie.
2. Wyeliminowanie błędów w wysyłanych dokumentach, głównie za sprawą oferowanych przez operatorów EDI usług dodatkowych.
3. Zwiększenie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Sprawna transmisja danych pomiędzy firmami i dostarczenie faktury do odbiorcy niemal natychmiast po jej wysłaniu powoduje, że nie sposób tłumaczyć się zwłoką w zapłacie za fakturę na przykład nie otrzymaniem stosownych dokumentów. Co do zasady zatem elektroniczna forma przesyłania dokumentów księgowych przyspiesza otrzymanie zapłaty.
4. Wzrost efektywności wewnętrznych systemów, lepsze zarządzanie zapasami, kontrola zapotrzebowania na wytwarzane produkty – możliwe jest dzięki temu, że wdrożenie systemu EDI obejmować może nie tylko wymianę danych z partnerami biznesowymi, ale także zintegrowanie z wykorzystywanymi systemami magazynowymi, czy spedycyjnymi.
5. Łatwa i bezpieczna archiwizacja dokumentów.
6. Aspekt ekologiczny – mniejsze zużycie papieru bez wątpienia ma pozytywny wpływ na środowisko. Ekoodpowiedzialność w biznesie jest także przejawem nowoczesnej i otwartej na innowacyjne rozwiązania firmy.

Jak wdrożyć EDI w firmie?

Wdrożenie systemu EDI dla wielu firm wydaje się skomplikowanym procesem. W rzeczywistości jednak często wystarczy zmiana nastawienia i nawyków dotychczas stosowanych rozwiązań. Lista korzyści okazuje się zaś o wiele dłuższa, niż ewentualnych trudności.

Warto z pewnością wybrać do tego zaufanego i doświadczonego operatora. Obecnie na rynku znaleźć można wielu operatorów systemu EDI, którzy pomogą opracować spójną strategię integrowania komunikacji z partnerami biznesowymi. Poza wszelkimi kwestiami technicznymi, operator EDI powinien przeprowadzić na początku współpracy analizę potrzeb biznesowych i na tej podstawie zaproponować optymalne rozwiązania.

Wspomnieć należy także, że niektórzy operatorzy EDI oferują swoim klientom szereg dodatkowych udogodnień. Przykładem jest walidacja, która polega na sprawdzeniu dokumentów księgowym pod względem ich poprawności biznesowej oraz rachunkowej. Oferowany matching, który jest uzupełnieniem walidacji, pozwala natomiast automatycznie dopasowywać faktury z innymi dokumentami, na przykład logistycznymi. Warto zatem poszukać wśród ofert tej, która najbardziej dopasowana jest do potrzeb firmy.