Jak samodzielnie poprowadzić księgowość online? [art. ekspercki]

Opublikowano: 12 sierpnia 2013. Kategoria: Rynek. Tagi: , ,

W kolejnym artykule poświęconym księgowości dla freelancerów i niewielkich firm przedstawiamy najważniejsze informacje z zakresu samodzielnego prowadzenia księgowości online. O przygotowanie materiałów poprosiliśmy ekspertów z inFakt.pl.

Prowadzenie firmy to nie tylko wolność na rynku pracy i wpływanie na wysokość zarobków, ale także kilka obowiązków. Jednym z nich jest rozliczanie podatków, z czym wiąże się obowiązek prowadzenia księgowości. Przedsiębiorcy mogą zlecić księgowość lub poprowadzić ją samodzielnie w programie online.

inFakt logotypZlecenie księgowości do biura rachunkowego ma tę zaletę, że przedsiębiorca nie musi znać szczegółów rozliczeń i orientować się w przepisach. Przekazuje księgowym informację o uzyskanych przychodach i kosztach, a w zamian otrzymuje kwoty podatków do zapłaty. Takie rozwiązanie wybierają zapewne przedsiębiorcy prowadzący działalność na większą skalę, stosujący skomplikowane rozliczenia, zatrudniający pracowników na umowy o pracę, itp. Jednak właściciele najmniejszych firm, zwłaszcza freelancerzy i samozatrudnieni, mogą rozważyć prowadzenie księgowości na własną rękę. Przy niewielkiej działalności zajmuje to kilka godzin w miesiącu. Dla osób działających w e-biznesie naturalnym rozwiązaniem jest wówczas księgowość online.

Dla osób, które rozważają rozliczenia na własną rękę przygotowaliśmy 5 prostych kroków, które pozwolą szybko i wygodnie rozpocząć samodzielną księgowość.

Krok 1 – wypowiedz umowę biuru rachunkowemu

Przedsiębiorcy, którzy korzystali wcześniej z usług biura rachunkowego muszą rozwiązać umowę o świadczenie usług księgowych zanim przejdą na samodzielną księgowość. Ten krok nie dotyczy osób, które dopiero rozpoczynają prowadzenie firmy lub zmieniają sposób samodzielnego prowadzenia księgowości na program online.

Umowy o świadczenie usług księgowych zwykle mają długi okres wypowiedzenia (np. 2 miesiące kalendarzowe), dlatego przejście na samodzielną księgowość można rozpocząć od złożenia wypowiedzenia. Pod koniec okresu wypowiedzenia należy umówić się z biurem rachunkowym na odbiór dokumentów. Odbiór powinien odbyć się po zakończeniu rozliczenia danego okresu, np. między 25 a 31 dniem miesiąca.

Wśród dokumentów, które trzeba odebrać z biura rachunkowe muszą znajdować się:

  • dokumenty przekazane przez przedsiębiorcę do biura, w tym faktury i rachunki, potwierdzenia płatności, wyciągi bankowe, umowy, raporty dobowe ze sprzedaży rejestrowanej kasą fiskalną, itp.,
  • księgi podatkowe, zwłaszcza wydruki z KPiR,
  • rejestry VAT (zakupu i sprzedaży),
  • ewidencje faktur, wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS i podatkowe (np. VAT-7),
  • ewidencje przebiegu pojazdów.

Podczas odbierania dokumentów podpisuje się protokół odbioru, którym potwierdza się m.in. że dokumentacja jest kompletna. Warto więc to sprawdzić.

Trzeba również pamiętać o upoważnieniach. Zwykle biuro rachunkowe posiada pełnomocnictwa do składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną (UPL-1). Odwołuje się je składając w urzędzie skarbowym formularz OPL-1. Pozostałe pełnomocnictwa należy odwołać pisemnie, chyba że zawierają zapis o tym, że wygasają wraz z umową o świadczenie usług księgowych.

Krok 2 – zadbaj o właściwy wpis do CEIDG

Przejście  na samodzielną księgowość (lub rozpoczęcie jej wraz ze startem działalności gospodarczej) wymaga zadbania o treść wpisu do CEIDG. Każdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną jest wpisany do CEIDG, w której figurują rozmaite informacje o prowadzonej przez niego działalności, w tym informacja o księgowości.

Przedsiębiorca samodzielnie prowadzący księgowość musi zadbać o to, aby w formularzu CEIDG-1:

  • pole w pkt. 21 pozostało puste („Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy”),
  • w pkt. 22 figurował właściwy adres przechowywania dokumentacji księgowej (zwykle jest to adres prowadzenia działalności gospodarczej).

Przedsiębiorca, który przechodzi z biura rachunkowego na samodzielną księgowość musi w taki sposób zaktualizować wpis do CEIDG w terminie 7 dni od daty, w której umowa z biurem rachunkowym uległa rozwiązaniu. Natomiast nowy przedsiębiorca może od razu uzupełnić CEIDG-1 w powyższy sposób.

Krok 3 – wybierz program online do prowadzenia księgowości 

Kolejny krok to wybór optymalnego programu online. Czym się kierować dokonując wyboru?

Przede wszystkim należy sprawdzić możliwości programu. Program do księgowości powinien pozwalać co najmniej:

  • wystawiać faktury w plikach PDF,
  • szybko i wygodnie dodawać koszty wraz ze skanami,
  • generować KPiR,
  • obliczać zaliczkę na podatek dochodowy,
  • generować deklaracje VAT i rejestry VAT,
  • podawać kwotę VAT do zapłaty,
  • podawać aktualne kwoty składek ZUS do zapłaty.

Wszystkie generowane dokumenty powinny dawać możliwość zapisu do plików PDF. Większość z nich (oprócz KPiR) można przechowywać właśnie w takiej formie, czyli jako pliki elektroniczne.

Na co jeszcze zwrócić uwagę? Program do księgowości online powinien dawać klientowi dostęp do wsparcia merytorycznego ze strony zespołu księgowych. Taki zespół księgowych powinien na bieżąco odpowiadać na pytania dotyczące przepisów, a także działania aplikacji. Długość wsparcia księgowych i możliwość zadawania pytań na różne sposoby to aspekty, które warto wziąć pod uwagę wybierając program do księgowości.

Krok 4 – samodzielna księgowość – stałe obowiązki

Po wybraniu programu online do księgowości, warto przeprowadzić jego test. Darmowe konto zwykle na to pozwala. Testem programu może być wystawienie kilku faktur, dodanie kilku kosztów oraz sprawdzenie w jakiej formie generują się kwoty podatków i niezbędne dokumenty, zwłaszcza KPiR. Na etapie testu można ocenić, czy program jest intuicyjny oraz jak szybko działa.

Jeśli program okaże się satysfakcjonujący, należy odpowiednio go skonfigurować. Ważne jest zwłaszcza, aby ustawić właściwą formę opodatkowania (jeśli firma prowadzi KPiR, zwykle są to zasady ogólne), okres rozliczania podatków (miesięczny lub kwartalny), termin rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, kwoty przychodów i kosztów z ostatniej KPiR, a także kwotę VAT do przeniesienia na następny okres. Te informacje można odnaleźć w dokumentacji odebranej z poprzedniego biura rachunkowego, a w razie wątpliwości po prostu dopytać księgowych. Dopiero po podaniu tych informacji można przystąpić do samodzielnego księgowania.

Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga regularnego wystawiania faktur w wybranym programie. Wówczas jest pewność, że w programie zapisze się każdy przychód, z którego trzeba się rozliczyć przed fiskusem. Następnie, po zakończeniu danego miesiąca lub kwartału, ale przed 20 dniem miesiąca następującego po tym okresie, trzeba przeznaczyć na księgowość kilka godzin w wybranym dniu. W tym dniu należy wykonać następujące czynności:

  1. Sprawdzić, czy w programie zapisane są wszystkie przychody firmy. Jeśli jakiekolwiek faktury były wystawione poza programem, trzeba je wprowadzić do programu.
  2. Dodać w programie wszystkie koszty firmowe, czyli wydatki związane z prowadzoną działalnością. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków trzeba zeskanować i załączyć w programie. Koniecznie trzeba zwrócić uwagę na: właściwe daty poniesienia kosztów, właściwe kwoty oraz zrozumiałe opisy kosztów. Te dane zostaną zapisane w KPiR.
  3. Wygenerować i zapisać w plikach PDF następujące dokumenty: KPiR, rejestr VAT zakupów, rejestr VAT sprzedaży oraz deklarację VAT-7 (rozliczenie miesięczne) lub VAT-7K (rozliczenie kwartalne).
  4. Sprawdzić kwotę zaliczki na podatek dochodowy i zapłacić przed 20 dniem miesiąca następującego po rozliczanym okresie. Podatek dochodowy nie wymaga składania żadnych deklaracji.
  5. Sprawdzić kwotę VAT i zapłacić przed 25 dniem miesiąca następującego po rozliczanym okresie.
  6. Złożyć deklarację VAT-7 lub VAT-7K w urzędzie skarbowym przed 25 dniem miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

Oczywiście, wśród obowiązków osoby samodzielnie prowadzącej księgowość jest także opłacanie składek ZUS do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Potwierdzenia zapłaty także warto załączyć w programie księgowym.

Krok 5 – drukuj i przechowuj dokumenty 

W poprzednim kroku w podpunkcie 3 zostały sporządzone dokumenty w plikach PDF. Większości z nich nie trzeba drukować i tak naprawdę można je przechowywać „w chmurze”, czyli w programie do księgowości. Sugerujemy jednak, aby każdy z tych dokumentów zapisać na dysku twardym, a najlepiej tworzyć dla nich również kopie zapasowe np. na szyfrowanym pendrive’ie. Dzięki temu są pod ręką również wówczas, gdy Internet (lub program do księgowości) nie jest dostępny. A czy któreś z dokumentów trzeba drukować?

Najmniejsi przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników i nie posiadają kasy fiskalnej muszą drukować jedynie KPiR (do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni). Pozostałe dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, w tym także faktury i rachunki.

Wszystkie dokumenty – zarówno te papierowe, jak i elektroniczne – muszą być przechowywane w taki sposób, aby w razie kontroli można je było szybko udostępnić urzędnikom. Dokumentację trzeba przechowywać przez okres co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczy dany dokument.

autor: Sebastian Bobrowski (inFakt)

Z tego cyklu przeczytaj również

Sebastian BobrowskiJak samodzielnie poprowadzić księgowość online? [art. ekspercki]

Podziel się!

O autorze

sebastian.bobrowski