Kiedy należy wystawić fakturę i jakie daty na niej zamieścić? [art. ekspercki]

Ekspertów z inFakt.pl poprosiliśmy o wyjaśnienie znaczenia terminu na wystawionej fakturze. Jest to szczególne istotne przy rozliczaniu wpływów z reklam, gdzie raporty możemy uzyskać z opóźnieniem.

Termin wystawienia faktury jest kluczowy pod względem rozliczenia podatków dotyczących danej transakcji. Polskie przepisy zawierają szereg zasad pozwalających określić, kiedy trzeba wystawić fakturę i jakie daty zamieścić na dokumencie, aby był zgodny z prawem. Późniejsze sporządzenie faktury może oznaczać określone konsekwencje.

W jakich sytuacjach faktura jest niezbędna?

Faktury wystawiają przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT. Dokumentują za ich pomocą następujące transakcje:

• dokonanie dostawy towarów i usług dla innych przedsiębiorców,
• sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale tylko na żądanie nabywcy,
• sprzedaż wysyłkowa na rzecz osób fizycznych za granicę kraju,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
• eksport towarów i usług,
• zaliczki otrzymane na poczet przyszłej sprzedaży towarów i usług.

Co za tym idzie, faktury nie trzeba wystawiać, jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osoby prywatnej, a nabywca nie żąda faktury. W takim wypadku oczywiście może jednak pojawić się konieczność instalacji kasy fiskalnej i wręczania nabywcom paragonów.

Kiedy wystawić fakturę?

Mówi o tym Ustawa o VAT oraz Rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (…) w paragrafie 9. Można wyróżnić m.in. następujące sytuacje:

1. Nie później niż po 7 dniach

Najbardziej znana zasada mówi, że fakturę należy wystawić w terminie do 7 dni od daty wydania towaru lub wykonania usługi. Dlatego na fakturze, której data wystawienia jest inna niż data sprzedaży, należy także umieścić datę sprzedaży. Nie jest to jednak jedyna reguła dotycząca terminów.

W przypadku sprzedaży tzw. ciągłej ustawodawca umożliwia wpisanie na fakturze jedynie miesiąca i roku dokonania sprzedaży. Wówczas jednak nadal obowiązuje zasada 7 dni, przy czym fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży ciągłej.

Co istotne, przepisy nie definiują czym jest sprzedaż ciągła. Zazwyczaj przyjmuje się, że taki charakter mają usługi, dla których trudno określić konkretną datę wykonania, np. dostawy mediów, telekomunikacyjne, pośrednictwo ubezpieczeniowe, finansowe, księgowe, ajencja, najem, dzierżawa.

2. Na koniec miesiąca

Oprócz tego, od początku 2013 roku została wprowadzona możliwość wystawiania faktur zbiorczych. Faktura taka dokumentuje kilka lub wszystkie dostawy towarów lub usług w jednym miesiącu. Faktura zbiorcza:

• jest wystawiana najpóźniej ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy,
• obejmuje transakcje z jednym kontrahentem.

Oczywiście, faktura zbiorcza nie jest obowiązkowa. A zatem można ją wystawić, ale nie trzeba, nawet jeśli pojawia się taka możliwość. Ma na celu zwłaszcza zmniejszenie biurokracji.

3. Nie później niż po 7 dniach od otrzymania płatności (w tym przedpłaty)

Fakturę należy wystawić w przypadku otrzymania całej płatności, przedpłaty lub zaliczki na towar lub usługę. Wówczas termin ten to 7 dni od uzyskania płatności. Taka sytuacja występuje w przypadku niektórych usług, w których nabywca płaci za dany okres rozliczeniowy na jego początku (np. na podstawie proformy).

 4. Po 15 dniach w transakcjach zagranicznych

Przedsiębiorcy mają obowiązek dokumentować fakturami VAT także transakcje z podmiotami zagranicznymi, np. zarobki z sieci reklamowych, czy programów partnerskich. Terminy wystawiania faktur określa wspomniane rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur, w § 9 pkt. 4 i 5. Jest to zmiana, która weszła w życie z początkiem 2013 r.

Przedsiębiorca wystawia fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Ma to zastosowanie w następujących przypadkach:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (tzn. transakcje z zagranicznymi podmiotami mającymi siedzibę na terenie UE),
• eksport i import usług, dla których za miejsce świadczenia przyjmuje się kraj, w którym siedzibę ma nabywca, na którym ciąży obowiązek rozliczenia podatku VAT  (dotyczy tylko transakcji wewnątrz UE).

Zmiana ta jest ułatwieniem dla przedsiębiorców wykonujących usługi dla zagranicznych kontrahentów, ponieważ wydłuża czas na wystawienie faktury. Nie dotyczy jednak wystawiania faktur dla nabywców spoza UE – wówczas obowiązują standardowe zasady wystawiania faktur.

Konsekwencje wystawienia faktury w złym terminie

Przepisy szczegółowo określają terminy wystawienia faktur, jednak nie zabraniają wystawienia faktury wcześniej. Wówczas obowiązek podatkowy powstaje wcześniej i pojawia się konieczność wcześniejszej zapłaty podatku. Trzeba jednak wówczas pamiętać, że w razie nie dojścia transakcji do skutku, jest to faktura, która nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego (tzw. pusta) – odbiorca tej faktury nie ma prawa do odliczenia z niej podatku VAT. Przedsiębiorca natomiast musi skorygować taką transakcję.

Nieco inaczej wygląda sprawa, gdy faktura jest wystawiona później. Konsekwencje są inne dla nabywcy i dla sprzedawcy.

1. Konsekwencje dla nabywcy

Wystawienie faktury później niż przewidują przepisy, nie powoduje utraty prawa nabywcy do odliczenia podatku VAT i rozliczenia jej jako kosztu. Jeśli chodzi o VAT, ma on możliwość odliczenia podatku w dacie otrzymania faktury, a także w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (miesiącach lub kwartałach). Jeżeli uzyska fakturę jeszcze później, także może ją rozliczyć pod względem VAT, ale wymaga to korekty deklaracji VAT. Jeśli zaś chodzi o rozliczenie faktury jako kosztu podatkowego, może tego dokonać w ciągu całego roku podatkowego. A zatem, gdy nabywca uzyska fakturę później rozlicza ją w bieżącym okresie, o ile nie rozliczył jeszcze z fiskusem danego roku podatkowego. W przeciwnym razie również niezbędna jest korekta.

2. Konsekwencje dla sprzedawcy

Dla sprzedawcy najistotniejsze jest zakwalifikowanie danej kwoty sprzedaży do rozliczenia właściwego okresu. Co za tym idzie, największe konsekwencje spotkają go, jeżeli wystawi fakturę później, niż mówią przepisy i w związku z tym ujmie ją w innym okresie niż powinien. W takim przypadku przedsiębiorca narażony jest na obowiązek sporządzania korekt, zapłatę odsetek z tytułu nieterminowo zapłaconego podatku (zarówno VAT-u, jak i podatku dochodowego), mandat karny, a nawet sprawę w sądzie, w przypadku dużych kwot.