Wysyłasz newsletter? Prawnik przypomina o 3 ważnych zasadach

Dużo mówi się o tym, jak sprawić, aby newsletter był skuteczny marketingowo. Co jednak należy zrobić, aby newsletter był… legalny?

Newsletter na stale wpisał się w kanon działań marketingowych. Dobrze użyty umożliwia w łatwy i precyzyjny sposób dotarcie do konkretnej grupy docelowej, zwiększa sprzedaż, angażuje i buduje świadomość marki. Z marketingowego punktu widzenia newsletter powinien się wyróżniać graficznie, zawierać spersonalizowany temat oraz preheader, być wysyłany dość regularnie z tego samego adresu e-mail, zawierać tzw. „treści premium”, przycisk CTA itd. To są ważne wskazówki dla wysokiego wskaźnika otwarć. Co jednak należy zrobić, aby newsletter był… legalny? Poniżej 3 podstawowe zasady, o których powinien pamiętać każdy, kto planuje wysłać newsletter.

1. Pamiętaj o pozyskaniu zgody marketingowej na przetwarzanie danych osobowych

Prawidłowe i zgodne z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych wysyłanie newslettera wymaga przede wszystkim pozyskania zgody. Zgoda według RODO oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego.

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na wysyłanie newslettera zbierane są najczęściej w ten sposób, że przedsiębiorca przygotowuje treść takiego oświadczenia, a odbiorca newslettera, tylko podpisuje owe oświadczenie lub zaznacza okienko wyboru na stronie internetowej (przycisk wyboru, tzw. check box).

Zazwyczaj na stronach internetowych zamieszcza się dwa check boksy. Pierwszy umożliwiający wyrażenie zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną drogi zaś w celu zaakceptowania postanowień polityki prywatności. Powyższa praktyka jest całkowicie zgodna z RODO, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą prawo telekomunikacyjne. W przypadku tej ostatniej ustawy, warto pamiętać by wprowadzić metodę „double opt-in”. Powszechnym staje się bowiem (w celu wykazania, że klient/odbiorca wyraził zgodę na newsletter) wysyłanie, jeszcze przed uruchomieniem newslettera automatycznej wiadomości mailowej z linkiem aktywacyjnym, potwierdzającym zapis na newsletter. dzięki uruchomieniu powyższej metody jesteśmy wstanie wykazać, że subskrybent wyraził zgodę na otrzymywanie newslettera, jak również pozwoli to wyeliminować ryzyko przetwarzania danych osobowych niepoprawnych lub nienależących do osoby, która wypełniła formularz zapisu na newslettera.

Zgoda może również przybrać formę wyraźnego działania potwierdzającego, a nie tylko formalnego oświadczenia i np. Ministerstwo Cyfryzacji dopuszcza podanie przez odbiorcę adresu e-mail w polu formularza internetowego opisanego słowami: „podaj swój adres e-mail, jeżeli chcesz otrzymywać od nas informacje o …”.

Za niezgodną z RODO uznaje się praktykę polegającą na wysyłaniu newslettera do osób, których adres znalazło się na ich stronie internetowej lub portalu społecznościowym lub wysłanie maila z prośbą o wyrażenie zgody na wysłanie informacji handlowych.

2. Pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego

Jeśli decydujemy się na komunikację marketingową w formie newslettera, RODO nakłada na nas, jako na administratora danych osobowych, obowiązek poinformowania subskrybentów m.in., o tym kto jest administratorem ich danych osobowych, w jakim celu i zakresie przetwarzane są te dane i przez jaki okres, jakie przysługują odbiorcy newstettera prawa w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych. Zakres klauzuli informacyjnej jest dość szeroki i został szczegółowo określony w art. 13 RODO.

Powszechnym staje się umieszczenie obowiązku informacyjnego w polityce prywatności. Odbiorca newslettera zaznacza wówczas oprócz check boksa dotyczącego wyrażenia zgody na jego wysyłkę również okienko o zapoznaniu się z polityką prywatności (a tym samym również z klauzulą informacyjną). Obowiązek informacyjny można również spełnić w mailu potwierdzającym zapis na newsletter.

Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność w formie spółki prawa handlowego, powinien w korespondencji kierowanej do subskrybenta poinformować go dodatkowo o:

• firmie spółki, jej siedzibie i adresie;
• oznaczeniu sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
• numerze identyfikacji podatkowej (NIP);
• wysokości kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione (powyższe nie dotyczy spółek osobowych).

3. Jedna zgoda – jeden cel

RODO wprost wskazuje, żejeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele. Dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Jeżeli zatem przedsiębiorca pozyskał zgodę subskrybenta tylko i wyłącznie na wysyłkę newslettera, nie powinien wysłać mu informacji handlowych zaprzyjaźnionej firmy, jeśli nie uzyskał uprzednio od niego zgody na powyższe. Analogicznie w sytuacji, gdyby przedsiębiorca planował udostępnić pozyskane dane innym administratorom, aby mogli je wykorzystywać do własnych celów. W takim przypadku także powinien pozyskać odrębną zgodę.

Podsumowując, podstawą przetwarzania danych osobowych w celu wysyłki newslettera jest dobrowolna zgoda klienta, którą przedsiębiorca (administrator) powinien być wstanie wykazać. Innymi słowy to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek udowodnienia, że subskrybent zgodził się udostępnić mu swoje dane na ich przetwarzanie w tym konkretnym celu.

Autorka tekstu: Ilona Świderska-Ćwik, radca prawny, Kolmers Legal