Zagraniczne usługi elektroniczne kupione przez polską firmę. Jak rozliczyć? [art. ekspercki]]

Opublikowano: 30 grudnia 2013. Kategoria: Rynek. Tagi: ,

Rozliczanie zakupionych usług za granicą może być kłopotliwe dla wielu firm – w jaki sposób prawidłowo rozliczyć zakup hostingu, usługi telekomunikacyjnej czy kursów online podpowiada Sebastian Bobrowski z inFakt.pl.

inFakt logotypKatalog zagranicznych usług elektronicznych, z których korzystają właściciele polskich firm jest bardzo szeroki, ponieważ zwykle nie ma znaczenia z jakiego kraju pochodzi dane rozwiązanie. Przedsiębiorcy chętnie kupują usługi utrzymania domen i hostingu, wspomagające zarządzanie projektami, marketing internetowy, itp. O ile zakup takiej zagranicznej usługi jest najczęściej prosty, o tyle rozliczenia podatkowe transakcji mogą rodzić problemy.

Rozliczenie zakupu należy zacząć od zastanowienia się, czy chodzi o usługę elektroniczną, czy też nie. Przepisy definiują usługę elektroniczną jako świadczenie realizowane za pomocą sieci internetowej, mające charakter zautomatyzowany i niewymagające większego udziału człowieka. Na szczęście przepisy nie tylko definiują pojęcie usługi elektronicznej, ale także dokładnie precyzują, która usługa mieści się w definicji, a która nie.

W przepisach unijnych znalazł się katalog usług elektronicznych, który zawiera m.in. wszelkie oprogramowanie w formie cyfrowej, hosting stron www, dostęp do płatnych stron internetowych, zdalne zarządzanie systemami, aplikacje internetowe, sterowniki do pobrania np. umożliwiające instalowanie dodatkowych urządzeń (drukarek, skanerów itp.), uzyskiwanie dostępu i pobieranie filmów, książek i publikacji elektronicznych, itp.

Warto jednak wiedzieć, że przepisy także wykluczają niektóre transakcje. Z katalogu usług elektronicznych wykluczone zostały m.in. następujące świadczenia:

  • usługi dostępu do internetu i stron www,
  • sprzedaż przez internet płyt CD i DVD,
  • usługi telekomunikacyjne,
  • usługi edukacyjne m.in. kursy przeprowadzane za pośrednictwem poczty elektronicznej,
  • usługi doradcze m.in. porady prawników czy księgowych przekazywane drogą mailową.

Przykład:

Oprogramowanie komputerowe kupione przez polskiego przedsiębiorcę od firmy z siedzibą w USA jest usługą elektroniczną, gdy program: 1) można ściągnąć ze strony sprzedawcy po uiszczeniu stosownej opłaty; 2) jest dostępny online przez przeglądarkę. Natomiast jeżeli program został zamówiony przez internet, a następnie  przedsiębiorca otrzymał go pocztą lub kurierem na nośniku fizycznym (np. płyta DVD) nie mamy do czynienia z usługą elektroniczną.

Usługi elektroniczne zakupione od zagranicznej firmy

Dla przedsiębiorcy kupującego usługę internetową od polskiego sprzedawcy nie ma  znaczenia czy mieści się ona w definicji usługi elektronicznej czy też nie. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda gdy usługa zostaje zakupiona od zagranicznej firmy, gdyż jest to bardzo istotne z punktu widzenia podatku dochodowego i VAT-u. Dlatego kupując oprogramowanie czy inną usługę przez Internet, przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić w jakim kraju działa dostawca. Uzyskanie faktury nie zawsze jest łatwe lub możliwe. Wielkie koncerny jak Google, Facebook czy Amazon mają liczne filie i oddziały, które obsługują sprzedaż (i wystawiają faktury) na danym terytorium, ale nie ma takiej pewności. Trzeba to sprawdzić.

Zagraniczne usługi elektroniczne a VAT

Aby prawidłowo rozliczyć VAT z transakcji zakupu usługi elektronicznej od zagranicznego podmiotu przedsiębiorca musi przejść następujące etapy:

1)    Sprawdzić, czy zakupiona usługa faktycznie jest usługą elektroniczną w rozumieniu przepisów prawnych i podatkowych (definicję i przykłady usług podano powyżej).

2)    Jeżeli jest to usługa elektroniczna, sprawdzić w jakim kraju wystawiono fakturę lub inny dokument sprzedażowy, a gdy takiego dokumentu nie ma (co jest jak najbardziej możliwe) – w którym kraju firma ma siedzibę lub wykonuje działalność.

3)    W przypadku gdy sprzedającym jest firma mieszcząca się na terenie UE przedsiębiorca musi złożyć do urzędu skarbowego formularz VAT-R, aby zarejestrować się do VAT-UE (o ile jeszcze tego nie zrobił). Na jego podstawie uzyskuje on numer NIP-UE niezbędny w przypadku transakcji unijnych, który powinien znaleźć się na fakturze wystawionej przez sprzedawcę z siedzibą na terenie UE (np. Google Ireland). Jeżeli sprzedawca działa poza Unią uzyskanie europejskiego NIP-u nie jest konieczne.

4)    W przypadku zagranicznych usług elektronicznych to przedsiębiorca kupujący usługę (a nie jak zazwyczaj sprzedawca) musi rozliczyć VAT. Dzieje się tak dlatego, że zgodnie z przepisami, miejscem świadczenia usługi elektronicznej i co za tym idzie miejscem rozliczenia VAT jest siedziba firmy nabywcy usługi (w tym przypadku polskiej firmy).

5)    VAT należy rozliczyć w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli w chwili wykonania usługi (np. przesłania linka do zakupionego e-booka na e-mail przedsiębiorcy) lub w chwili zapłaty za usługę, jeżeli nastąpiła ona wcześniej. W przypadku świadczeń okresowych (np. zakupu licencji na używanie programu, którą trzeba opłacać raz w miesiącu) VAT rozlicza się na koniec każdego okresu rozliczeniowego.

6)    Po określeniu momentu, w którym należy rozliczyć VAT, konieczne jest:

  • przeliczenie wartości usługi z obcej waluty na złotówki (stosując kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego);
  • doliczenie VAT według polskiej stawki przewidzianej dla tego rodzaju usług, czyli 23%;
  • zaksięgowanie transakcji zarówno w rejestrze VAT sprzedaży jak i rejestrze zakupów (przedsiębiorca nie jest więc obciążony dodatkową kwotą VAT do zapłaty);
  • wykazanie transakcji w deklaracji rozliczeniowej VAT-7 (VAT-7K) zarówno w polach przewidzianych dla sprzedaży jak i nabycia. Nie jest konieczne złożenie deklaracji VAT-UE.

Oczywiście, przedsiębiorca, który korzysta z usług biura rachunkowego po prostu przekazuje księgowym informację o nabyciu wraz z dokumentem poświadczającym sprzedaż. Doliczenie VAT-u według powyższego mechanizmu odbywa się poza jego wiedzą. W przypadku VAT-owców ten mechanizm jest neutralny podatkowo (transakcja jest zarazem sprzedażą, jak i zakupem, więc doliczony VAT „znosi się”). Natomiast kwestia firm zwolnionych z VAT jest opisana poniżej.

Uwaga:

Aby prawidłowo wykazać transakcję zakupu usługi elektronicznej od zagranicznego sprzedawcy wielu przedsiębiorców wystawia tzw. fakturę wewnętrzną. Pełni ona funkcję dokumentacyjną i pozwala na zachowanie porządku w rozliczeniach księgowych. Od początku 2013 r. wystawianie faktur wewnętrznych nie jest jednak obowiązkowe, a z dniem 1 stycznia 2014 r. mają one zostać całkowicie zlikwidowane. Likwidacja faktur wewnętrznych nie jest oczywiście równoznaczna ze zniesieniem obowiązku rozliczania transakcji elektronicznych w obrocie międzynarodowym.

Gdy przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem VAT

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie jest zwolniony z konieczności rozliczenia  VAT-u z tytułu nabycia zagranicznej usługi elektronicznej. Musi on złożyć w urzędzie skarbowym formularz rejestracyjny VAT-R (przed dokonaniem transakcji), aby zarejestrować się do VAT-UE. Nie oznacza to jednak utraty zwolnienia dla sprzedaży w Polsce – rejestracja dotyczy tylko zakupów spoza Polski na terenie UE. Dokonaną transakcję przedsiębiorca musi rozliczyć w deklaracji VAT-9M i zapłacić wykazany podatek. „Nie-vatowiec” nie ma możliwości odliczenia VAT, może natomiast zapłacony podatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Zagraniczne usługi elektroniczne a podatek dochodowy

Wydatki poniesione z tytułu nabycia zagranicznej usługi elektronicznej stanowią koszt uzyskania przychodu, jeżeli oczywiście zakup jest związany z działalnością firmy i odpowiednio udokumentowany. Problem może pojawić się, gdy zagraniczny sprzedawca nie prześle faktury lub przesłany dokument nie zawiera odpowiednich danych – wówczas w razie kontroli istnieje niebezpieczeństwo, że urząd skarbowy zakwestionuje taki koszt. Dzieje się tak z uwagi na to, że przepisy dotyczące prowadzenia KPiR ściśle określają co może być podstawą do zaliczenia wydatku do kosztów. Jeśli dokument nie spełnia wytycznych, może to być powodem do jego odrzucenia. Sam dowód zapłaty w przypadku zagranicznej usługi elektronicznej może okazać się niewystarczający.

Istnieje jednak duża szansa na uzyskanie od sprzedawcy dokumentu zawierającego dane wymagane na fakturze przez polskie przepisy. Dzieje się tak dlatego, że nazwa „Faktura” na dokumencie nie jest wymagana, a także nie są wymagane ani forma papierowa, ani podpisy stron transakcji. Jeśli na dokumencie znajdują się m.in. kwota, opis przedmiotu transakcji, data wystawienia dokumentu, a także dane obu stron transakcji, jest wielce prawdopodobne, że urzędnicy takiego dokumentu nie odrzucą.

Uwaga na podatek u źródła

W niektórych przypadkach – na szczęście rzadkich – przedsiębiorca, który zakupił zagraniczną usługę elektroniczną może spotkać się z koniecznością zapłaty tzw. podatku u źródła (w wysokości nawet do 20% wartości transakcji). Podatek ten może wystąpić np., gdy polski przedsiębiorca kupuje usługę elektroniczną od zagranicznego dostawcy. Powinien on wówczas pomniejszyć wypłatę o wartość podatku u źródła. Podatek u źródła dotyczy tylko transakcji z określonych grup, do których należą m.in. sprzedaż praw autorskich, sprzedaży know-how, usług doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, czy usług reklamowych.

Co za tym idzie, najczęściej nabywane przez przedsiębiorców usługi elektroniczne takie jak hosting, strony www czy aplikacje internetowe nie wiążą się jednak z obowiązkiem zapłaty tego podatku. Mogą się jednak wiązać z nim np. zlecenia dla zagranicznych freelancerów (np. wykonanie logo, kod strony www, aplikacja mobilna, obsługa kampanii reklamowej, działania SEO, itp.). Wówczas trzeba zadbać o uzyskanie od zagranicznego kontrahenta certyfikatu rezydencji podatkowej. Jest to dokument, który potwierdza, że dana osoba lub firma mieszka lub posiada siedzibę w danym kraju i tam opłaca podatki.

autor: Sebastian Bobrowski (inFakt)
Sylwester KozakZagraniczne usługi elektroniczne kupione przez polską firmę. Jak rozliczyć? [art. ekspercki]]

Podziel się!

O autorze

Sylwester Kozak

Facebook Twitter Google+

Specjalista w zakresie marketingu opartego o promocję wiedzy i doświadczenia. Aktywnie prowadzi własne jak i zlecone serwisy internetowe. Przygotowuje koncepcje biznesowe i analizy rynkowe nowych projektów. Ma praktyczne doświadczenie z zakresu promocji, eCommerce, e-PR, SEO, SEM i prowadzenia projektów internetowych.