5 Najczęstszych błędów popełnianych podczas wystawiania faktur

Błędnie wystawione faktury przysparzają pracy i mogą generować dodatkowe koszty. Jakie są najczęstsze błędy podczas wystawiania faktur oraz jak ich uniknąć? Piszemy o tym!

Niespójna numeracja

Jeden z najczęstszych błędów polega na niewłaściwej numeracji faktur, np. chronologicznie piąta ma numer niższy niż ta wystawiona wcześniej. Przepisy jasno określają, że każdy sporządzony dokument sprzedażowy musi mieć numer wyższy od poprzedniego. Żaden nie narzuca jednak obowiązku rozpoczynania od cyfry 1. Oznacza to, że na pierwszej fakturze może widnieć „ 15” a na kolejnej „30”. Ważne jednak, aby zachować logiczny i rosnący porządek numeracji oraz stosować przejrzysty system, najlepiej ze stałą lub podobną liczbą znaków.

Błędne/niepełne dane Kontrahenta

Wprowadzenie nieprawdziwych czy niepełnych danych kontrahenta to kolejny błąd, który występuje podczas wystawiania faktur. Adresy, numery kont i telefonów mogą się zmieniać –  na przestrzeni wieloletnich kontaktów biznesowych nawet kilkakrotnie. Dlatego zawsze w czasie tworzenia faktur warto sprawdzać poprawność i aktualność danych, najlepiej porównując je z informacjami dostępnymi w głównej bazie GUS.

Za małe lub za duże kwoty

Najczęstszym powodem tego błędu jest podanie na fakturze niewłaściwej ceny produktu lub ilości towaru, który nie odzwierciedla realnej sprzedaży. Czasami wynika z zastosowania błędnej stawki rabatu przy danej transakcji, np. upustu 10% zamiast 5% . Aby tego uniknąć, należy sprawdzać każdą informację, którą wpisujemy na fakturze oraz zadbać o regularną aktualizację cen produktów.

Warto podkreślić, że niewłaściwe kwoty stanowią kategorię błędów merytorycznych  – ich poprawa wymaga wystawienia noty korygującej.

Brak obowiązkowych elementów

Podanie złego numeru telefonu czy błędnego adresu klienta sprawia, że faktura jest nierzetelna. Z kolei pominięcie regulowanych przepisami elementów, np. metody kasowej oznacza sporządzenie faktury wadliwej, czyli niezgodnej z obowiązującym prawem. Częstym błędem tego typu jest również wystawienie dokumentu po terminie. Czyli po upływie 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano usługę lub doręczono produkt. 

Warto więc trzymać rękę na pulsie i zawsze upewniać się, że dokument zawiera wszystkie wymagane informacje i został wystawiony w wyznaczonym czasie. 

Nieprawidłowy format faktury

Choć nie określa tego żaden przepis, to stosowanie niektórych cyfrowych formatów wpływa niekorzystnie na integralność dokumentów (np. rozjechane rubryki). Nie zaleca się więc wysyłania faktur w formie plików doc. czy RTF. Również ze względu na to, że oba rozszerzenia pozwalają na edycję, a ta opcja powinna być zablokowana – zwłaszcza w gotowych dokumentach prawnych.

Jak uniknąć błędów podczas wystawiania faktur ?

Podsumowując, wystawiając faktury, należy pamiętać o wielu kwestiach formalnych, merytorycznych i estetycznych. Fachowe wsparcie może zapewniać zespół kompetentnych specjalistów z odpowiednim wykształceniem w dziedzinie finansów. Warto jednak pamiętać, że przepisy często się zmieniają. Dlatego zatrudniona kadra powinna rozszerzać zakres wiedzy i umiejętności, uczestnicząc w szkoleniach – często kosztownych

Mniej obciążająca finansowo jest inwestycja w program do fakturowania, który automatyzuje szereg czynności, zapewniając dokładną i zgodną z przepisami obsługę dokumentów sprzedażowych. Nowoczesne narzędzia tej klasy redukują ilość ręcznej pracy, wspierając użytkowników w poprawnym sporządzaniu faktur.

Streamsoft Firmino  – program, który wspiera poprawne fakturowanie

Polecanym programem do faktur jest Streamsoft Firmino. To intuicyjne w obsłudze narzędzie, które zapewnia m.in:

• Integracja z bazą GUS

Aby wprowadzić kontrahenta do bazy programu, wystarczy podać numer NIP.  Pozostałe informacje, takie jak: adresy czy numery telefonów program automatycznie ściąga z centrali GUS. Gwarantuje to łatwy dostęp do zawsze aktualnych i kompletnych danych klienta.  

• Pełna zgodność z przepisami

Pełną zgodność z przepisami zapewniają aktualizacje programu, które producent udostępnia zawsze po wprowadzeniu nowych regulacji dotyczących tworzenia faktur. Efekt? Minimalizacja pomyłek i tym samym mniejsza ilość wadliwych dokumentów sprzedażowych.

• Przeliczanie walut obcych

Program automatycznie przelicza obcą walutę, uwzględniając aktualne stawki NBP. Dzięki temu kwoty na fakturach z klientami  z zagranicy są zgodne ze stanem faktycznym.

• Personalizowane szablony faktur

Program oferuje kilka personalizowanych szablonów faktur i pozwala wybrać preferowany kolor. Dodatkowo do każdej fakturą można podpiąć dowolny załącznik (np. instrukcja, umowa itp.) Efekt? Przejrzyste i czytelne dokumenty utrzymane w estetyce zgodnej z kodem wizualnym firmy. 

• Automatyczna wysyłka faktur cyklicznych

Co miesiąc, kwartał lub rok. Program automatycznie wysyła kontrahentom faktury za powtarzalne usługi (np. opłata abonamentowa) w ustalonym terminie. Co oszczędza czas i pozwala skupić się na innych kluczowych czynnościach związanych z obsługą dokumentów sprzedażowych dla nowych kontrahentów.

• Statusy dla każdej faktury

Dzięki Streamsoft Firmino każdej fakturze nadasz odpowiedni status, który określa bieżący poziom jej procesowania: wystawiony, zapłacony, częściowo zapłacony, wydrukowany, anulowany. Statusy pomagają monitorować obecny stan firmowych transakcji i utrzymać porządek w fakturach.

Przetestuj za darmo !

Producent Streamsoft Firmino udostępnia próbną wersję programu, którą można testować przez 30 dni za darmo. Pozwoli to zapoznać się ze wszystkimi funkcjonalnościami rozwiązania i sprawdzić w praktyce, jak program wpływają na redukcję błędów podczas wystawiania faktur.