Jak dobrać system kadrowo-płacowy do potrzeb firmy?

Głównymi odbiorcami rozwiązań informatycznych HR, wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi przedsiębiorstw, są średnie i duże firmy. Najczęściej przedsiębiorstwa podejmują decyzje o zakupie aplikacji w ostatnim kwartale roku. Eksperci DST, firmy specjalizującej się wyłącznie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań HR, opracowali listę cech, które powinny charakteryzować profesjonalną aplikację kadrowo-płacową.

– Oprogramowanie HR jest przeznaczone do obsługi fundamentalnego zasobu każdego przedsiębiorstwa, czyli pracujących tam ludzi. Podstawowym kryterium doboru właściwego oprogramowania jest dostosowanie narzędzi do potrzeb przedsiębiorstwa – profilu firmy, jej wielkości, branży oraz ambicji i wymagań kadry zarządzającej – mówi Krzysztof Sromek, prezes DST. – Jednak trudno wyznaczyć „uśredniony” model firmy. Podczas gdy dla firmy produkcyjnej zatrudniającej 20 tys. osób najważniejszym kryterium będzie szybkie obliczanie płac, to w przypadku kilkudziesięcioosobowego zespołu pracowników szybkość liczenia będzie sprawą marginalną.

Specjaliści DST na bazie swojego doświadczenia opracowali zestawienie najważniejszych kryteriów, jakimi powinny się kierować firmy dobierające system komputerowy do obsługi zagadnień personalnych:

1. WYDAJNOŚĆ – właściwość systemu pozwalająca jednej osobie – pracownikowi działu personalnego – na w pełni kompetentne prowadzenie wszystkich spraw jak największej liczby pracowników. Przy ocenie tego kryterium -100 proc. otrzyma system, w którym jeden pracownik działu personalnego wykorzystując aplikację kadrowo-płacową obsłuży jednego pracownika firmy, zaś +100 proc. system, za pomocą którego jeden pracownik działu personalnego obsłuży całą załogę firmy;

2. SKALOWALNOŚĆ – pozwala, po analizie potrzeb klienta, na dopasowanie narzędzia do zakresu prac jakie będą wykonywane. Dla przykładu, gdy w ewidencji kadrowej zakres danych opisujących pracownika w małej firmie jest ograniczony, a system pozwala gromadzić dużą ilość takich danych, (np. jest kilka formularzy: dane podstawowe, zdjęcie, dane o rodzinie, dane o urlopach, dane o poprzednim zatrudnieniu, itp.) to skalowalność powinna pozwalać na takie skonfigurowanie systemu, aby żądał tylko wymaganych przez firmę danych.

3. KOMPATYBILNOŚĆ – możliwość działania systemu w otoczeniu sprzętowym
i programowym, jakie posiada albo będzie posiadał klient. Dobrze dobrany system HR to taki, który nie wymaga od użytkownika zakupu dodatkowego sprzętu i oprogramowania;

4. MODULARNOŚĆ – taka konstrukcja systemu, gdzie poszczególne jego moduły, np. ewidencja kadrowa, moduł płacowy, moduł podatkowy, moduł rozliczenia czasu pracy, moduł naboru, itp. są elementami odłączalnymi. Dzięki temu klient może wybierać te części systemu, które chce aktualnie wykorzystać. Cecha ta implikuje także możliwość łatwej rozbudowy aplikacji, wraz z rozwojem firmy;

5. PRZENOSZALNOŚĆ – właściwość systemu HR, pozwalająca na przeniesienie – reinstalację systemu na nowym sprzęcie komputerowym lub nowym, innym oprogramowaniu bazowym (np. systemie operacyjnym), po wdrożeniu w trakcie eksploatacji systemu HR. Jeżeli klient pracuje już od pewnego czasu z systemem HR-owym to dane jakie odkładają się dzień po dniu w czasie pracy, gromadzone są i pamiętane w jego strukturze. Gdy firma podejmuje decyzję o zmianie np. oprogramowania bazowego, (np. zmienia system operacyjny z Windows na Unix), system HR-owy powinien sprawnie działać na wybranej, nowej platformie. System nie może również wymagać dodatkowych, specjalistycznych zabiegów, aby przenieść zgromadzone dane osobowe.

– Ocena powyższych cech, choć zdefiniowanych ogólnie, powinna stanowić impuls lub jego brak do rozpoczęcia zaawansowanych rozmów z dostawcą rozwiązania. Nie bez znaczenia dla przedstawicieli firmy zainteresowanej rozwiązaniem kadrowo-płacowym powinno być doświadczenie firmy w zakresie obsługi klientów o potrzebach podobnych do potrzeb zleceniodawcy – dodaje Krzysztof Sromek.