Jak polskie firmy archiwizują pocztę elektroniczną ?

Opublikowano: 13 marca 2008. Kategoria: Rynek. Tagi: , , ,

Firmy dostrzegają potrzebę zabezpieczenia komunikacji za pośrednictwem e-maili, ale nie stosują jednej metody archiwizacji i nie dokonują inwestycji w bardziej zaawansowane rozwiązania – wynika z badań Pentora na temat archiwizacji poczty elektronicznej przeprowadzonego na zlecenie Veracomp w lutym 2008 r.
Badanie miało na celu zdiagnozowanie rynku szeroko rozumianych rozwiązań do archiwizacji poczty elektronicznej, podejścia firm do kwestii archiwizacji oraz świadomości zagrożeń związanych z brakiem odpowiednich procedur zabezpieczenia e-maili. Respondentami były osoby decyzyjne i informatycy z dużych i średnich firm o obrotach powyżej 50 mln na terenie województwa mazowieckiego, wielkopolskiego oraz śląskiego. Jako technikę badawczą zastosowano IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione) uzupełnione przez Brand Sight (zestaw wystandaryzowanych pomocy wizualnych, które służą do poznania złożonych zestawów reakcji, uczuć oraz wrażeń, trudnych do wyrażenia w sposób werbalny).

Diagnozując aktualną sytuację badani stwierdzili, że komunikacja za pomocą e-maili jest powszechnie stosowana przez pracowników na wszystkich szczeblach i to w dużych ilościach. Na pytanie o przeznaczenie poczty elektronicznej większość badanych wskazało komunikację wewnątrz i na zewnątrz firmy, w tym jako najczęstsze narzędzie kontaktu z klientami (negocjacje, umowy, faktury). Ponadto respondenci zadeklarowali, że za pomocą maili przekazują konkretne (np. dokumenty), jak i mniej formalne informacje, wypełniają ankiety, wysyłają i odbierają faksy oraz organizują sobie pracę.

Badani podkreślali korzyści z systematycznej archiwizacji poczty. Wymienili wśród nich zabezpieczenie przed utratą wartościowych dla firmy lub pracownika danych, posiadanie dowodu na dokonane zlecenia i ustalenia oraz uzyskanie łatwiejszego dostępu do często istotnych danych. Mimo uświadomienia przez respondentów potrzeby archiwizacji, firmy podchodzą do tego problemu w sposób bardzo zróżnicowany. Do najczęstszych metod archiwizacji badani zaliczyli zgrywanie danych na płyty CD samodzielnie przez pracowników, automatyczną archiwizację wybranych katalogów bądź kont pocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działu finansowego), centralną archiwizację dla całej firmy oraz zaawansowany sposób archiwizacji w systemie CRM.

Rozmówcy różnie oceniali skuteczność zastosowanych metod archiwizacji. W sytuacji gdy w firmie brakuje serwera pocztowego i regularnego backupu, najczęstszym sposobem na archiwizację jest zgrywanie danych przez pracowników we własnym zakresie lub okresowo przez informatyków. Skutkiem tego prowizorycznego rozwiązania są przepełnione skrzynki i duże prawdopodobieństwo utraty danych.

Jeżeli firma posiadała serwer, koszty jego utrzymania, duże obciążenie i spowolnienie pracy przez programy do archiwizacji, obniżały efektywność systemu. Na negatywną ocenę tego rozwiązania wpływała także konieczność ciągłej kontroli, monitoringu, administracji, przypadki utraty danych podczas kompresji oraz potrzeba zabezpieczenia serwera przed próbami włamań. Z kolei korzystanie z serwera zewnętrznego (na zasadzie outsourcingu), choć usprawnia działanie, niesie z sobą zagrożenia w postaci ograniczonego zaufania, braku poczucia bezpieczeństwa i utraty pozostających poza firmą ważnych danych. Co więcej, stosowanie zaawansowanego szyfrowania aby przeciwdziałać tym niebezpieczeństwom, znacznie zwiększa koszty.

„Najnowsze rozwiązania do archiwizacji poczty eliminują te przeszkody. Na rynku dostępne są już bowiem urządzenia dedykowane do archiwizowania wiadomości e-mail i dokumentów przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej,” – komentuje wyniki badań Mirosław Chełmecki, dyrektor działu serwerów i pamięci masowych w Veracomp – zleceniodawcy badania. „Choć badanie wykazało, że problem archiwizacji poczty jest w Polsce uznawany za mniej istotny, spodziewamy się diametralnej zmiany po wprowadzeniu już obowiązujących w Unii Europejskich regulacji prawnych dotyczących prywatności i tajemnicy korespondencji”.

Zdaniem badanych najważniejsze w archiwizacji poczty elektronicznej jest niezawodność, bezpieczeństwo, systematyczność oraz szybkość procesu archiwizacji i odzyskiwania danych. Wysoko została oceniona możliwość dostępu do poczty oraz archiwum drogą on-line z każdego miejsca na świecie (ze względu na wygodę i zaoszczędzanie dużej ilości czasu). Respondenci oczekiwaliby również od rozwiązań zabezpieczających komunikację e-mail wygodniejszego interfejsu w języku polskim, prostoty obsługi, większej ilości przydatnych opcji (jak np. informacji o dokonywanej archiwizacji) i możliwości konfiguracji (decydowania o metodzie kompresji, czasu archiwizacji, wielkości archiwum). Dla badanych istotne znaczenie miała także kompatybilność z różnymi plikami i systemami, niewielkie obciążenie systemu, dostępność aktualizacji, zabezpieczenie przed wirusami oraz wsparcie techniczne.

W badaniu Pentor zapytał także o procedury inwestycji w nowe, skuteczniejsze rozwiązania do archiwizacji poczty oraz źródła decyzji zakupowych. Respondenci podkreślali, że w pierwszej kolejności zapotrzebowanie i rekomendację na nowe oprogramowanie lub sprzęt zgłasza dział IT, a w następnej, decyzje dotyczące zakupu podejmowane są przez kierownictwo lub zarząd. Z badania wynikało, że największy wpływ na nie ma opinia znajomych z branży oraz Internet. Ważne są również informacje z for internetowych (testy, opinie użytkowników), oficjalne strony producentów, czasopisma informatyczne oraz prezentacje podczas bezpośrednich spotkań.

„Zastosowane w badaniu wywiady indywidualne były naszym zdaniem najbardziej właściwą techniką zdobycia wartościowych informacji o rynku archiwizacji poczty elektronicznej. W czasie rozmów z respondentami wykorzystano narzędzia pozwalające im na skupienie się i wyrażenie emocji, ocen i skojarzeń, które nie zawsze są w pełni uświadamiane. W tym przypadku techniki jakościowe pozwoliły zdobyć wiedzę o poglądach osób decyzyjnych na temat archiwizacji poczty i dotychczasowej praktyki, zajrzeć głębiej i dalej niż w przypadku standardowych badaniach kwestionariuszowych,” – powiedziała kierująca projektem Marzena Jakubowska, Research Executive z Pentor Research International S.A. Oddział w Katowicach.
Pentor Research International przeprowadził badanie na temat archiwizacji poczty elektronicznej w lutym 2008 roku.

Hanna LaskowskaJak polskie firmy archiwizują pocztę elektroniczną ?

Podziel się!

O autorze

hania