Obieg dokumentów – nowy moduł w systemie Impuls BPSC

BPSC S.A., producent systemu wspomagającego zarządzanie Impuls BPSC, rozszerzył możliwości swojego rozwiązania o nowy moduł do zarządzania obiegiem dokumentów. Pierwsze wdrożenie systemu BPSC przeprowadzono… w BPSC.

System wdrożono we wszystkich działach firmy BPSC. Wdrożenie nowej aplikacji trwa również w produkującej umundurowanie firmie KAMA.
Celem systemu jest sterowanie przepływem pracy i informacji w przedsiębiorstwie. Znacznie skraca on czas potrzebny na wykonanie zadań: przyspiesza wyszukiwanie dokumentów i identyfikację osób zajmujących się daną sprawą, eliminuje potrzebę powielania i rozprowadzania dokumentów, ogranicza pomyłki. Pracownicy mogą skupić się na meritum wykonywanego zadania, a łatwy dostęp do informacji na temat stanu realizowanej sprawy ułatwia podejmowanie szybkich i trafnych decyzji.

System pozwala maksymalnie ograniczyć obieg tradycyjnych, papierowych dokumentów i uporządkować proces przekazywania informacji. Dokumentami określane są wszelkie informacje, które powinny być przekazywane w uporządkowany, sformalizowany sposób. Każda sprawa realizowana jest w oparciu o ustalone procedury. Można określić etapy realizacji, kto i w jaki sposób uczestniczy w tych etapach, co decyduje o zamknięciu etapu. Osoba rejestrująca korespondencję nie musi znać schematu przepływu dokumentu związanego ze daną sprawą. System sam zadba o jego obieg zgodnie z obowiązującym standardem. Przez cały czas możliwe jest kontrolowanie aktualnego stanu dokumentu. Można sprawdzić u kogo znajduje, co i przez kogo zostało już wykonane.

Każdemu dokumentowi można przyporządkować załączniki – pliki dowolnego formatu. Dużą zaletą systemu jest możliwość ich zapisywania bezpośrednio w bazie Oracle. Nie ma potrzeby przechowywania archiwalnych plików na stacjach roboczych użytkowników. Wszystkie są zawsze dostępne dla pracowników z odpowiednimi uprawnieniami – niezależnie od tego czy włączony jest komputer ich właściciela. System eliminuje także zagrożenie korzystania z nieaktualnej wersji dokumentu.

http://www.bpsc.com.pl